Alles Wichtige zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland: Fristen, EN 16931, XRechnung, Peppol, ERP-Integration und wie GRiT Sie compliant hält.
Deutschland führt schrittweise die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für inländische B2B-Transaktionen ein. Jedes in Deutschland tätige Unternehmen sollte die rechtlichen Anforderungen, den Umsetzungszeitplan und die unterstützten Rechnungsformate kennen.
GRiT unterstützt Unternehmen dabei, formkonforme elektronische Rechnungen zu empfangen, zu validieren, auszutauschen und zu archivieren — bei gleichzeitiger Integration in bestehende ERP-Systeme.
Elektronische Rechnungsstellung in Deutschland bedeutet den Austausch von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das Buchhaltungssoftware die automatische Verarbeitung ermöglicht. Anders als ein PDF enthält eine formkonforme deutsche E-Rechnung XML-Daten auf Basis der europäischen Norm EN 16931.
Schnellere Rechnungsverarbeitung
Geringere Verwaltungskosten
Automatisierte Buchhaltung
Bessere Umsatzsteuer-Compliance
Weniger Betrug
Schnellere Zahlungen
Die deutschen E-Rechnungs-Regeln gelten für Unternehmen mit inländischen B2B-Transaktionen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen bereits formkonforme elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Ausstellungspflicht wird schrittweise bis 2028 eingeführt.
Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen EN-16931-E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Übergangsphase: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben 2025–2026 mit Zustimmung des Empfängers gültig.
Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin Papier, PDF und nicht-EN-16931-konforme EDI-Formate nutzen.
Schneller bezahlt werden dank eines optimierten Order-to-Cash-Prozesses.
Die deutsche Gesetzgebung ist Teil des Programms „VAT in the Digital Age" (ViDA) der Europäischen Kommission. Ab dem 1. Juli 2030 werden E-Rechnung und digitale Umsatzsteuer-Meldung für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU verpflichtend. Um sich auf diese künftigen Anforderungen vorzubereiten, sollten Unternehmen schon heute EN-16931-konforme Rechnungslösungen einsetzen.
das offizielle XML-Rechnungsformat Deutschlands.
hybrides Format aus PDF + XML.
europäisches Netzwerk für den sicheren Dokumentenaustausch.
die europäische semantische Norm für elektronische Rechnungen. XRechnung und ZUGFeRD sind die Formate, die diese Norm umsetzen.
GRiT bietet eine vollständige E-Rechnungs-Plattform im Einklang mit deutscher und europäischer Gesetzgebung. Unsere Lösung ermöglicht Ihnen:
Statt Ihr ERP zu ersetzen, verbindet sich GRiT damit. Die Anbindung an Ihr ERP wird als Drittanbieter-Leistung durch die Integrationspartner von GRiT erbracht — Ihr bestehendes System bleibt damit Ihr führendes System. Unterstützte Plattformen sind unter anderem:
Ob Sie WebEDI einführen oder mehrere ERP-Systeme integrieren — GRiT hilft Ihnen, die deutschen E-Rechnungs-Vorgaben schnell und sicher zu erfüllen.
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Was ist eine elektronische Rechnung?
Ein strukturiertes digitales Dokument, das Software automatisch verarbeiten kann. Ein reines PDF gilt nach den neuen deutschen Regeln in der Regel nicht als formgültige E-Rechnung.
Muss ich heute bereits etwas tun?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen — unabhängig von der Größe — strukturierte E-Rechnungen empfangen und speichern können. Diese Pflicht ist bereits in Kraft.
Reicht der Versand einer PDF-Rechnung aus?
Nur während der Übergangsphase und nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen; ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen.
Gilt das für jedes Unternehmen?
Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen unabhängig von der Größe. Die Ausstellungspflicht wird gestaffelt eingeführt (2027 für größere Unternehmen, 2028 für die übrigen), mit einer besonderen Ausnahme für Kleinunternehmer (siehe unten).
Ich stelle nur wenige Rechnungen im Monat aus. Betrifft mich das?
Ja. Maßgeblich ist die Art der Transaktion, nicht die Anzahl der Rechnungen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits heute.
Ich nutze kein ERP-System. Kann ich trotzdem compliant sein?
Ja. GRiT bietet schlanke WebEDI-Lösungen, die formkonforme E-Rechnungen ohne vollständige ERP-Einführung ermöglichen.
Ich bin als Kleinunternehmer registriert. Gelten diese Regeln für mich?
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen E-Rechnungen aber wie alle anderen empfangen können. Da die Umstände im Einzelfall variieren, empfehlen wir die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater oder den Blick in die offizielle BMF-Information.
Wir stellen Kunden außerhalb Deutschlands Rechnungen. Sind wir betroffen?
Die aktuelle deutsche Gesetzgebung erfasst inländische B2B-Transaktionen. Der grenzüberschreitende Bereich wird über ViDA harmonisiert — mit verpflichtender E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab 1. Juli 2030.
Unser Hauptsitz liegt außerhalb Deutschlands, wir stellen aber deutschen Kunden Rechnungen.
Ihre Pflichten hängen von Ihrer umsatzsteuerlichen Registrierung, der Art der Transaktion und dem Leistungsort ab. GRiT hilft, Ihre konkrete Situation zu bewerten.
Welche Formate werden unterstützt?
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol und EN-16931-konformes XML.
Prüft GRiT den Rechnungsinhalt?
Ja. Alle Rechnungen können vor der Übermittlung validiert werden, um die Compliance sicherzustellen.
Wie lange dauert die Implementierung?
Von wenigen Tagen für WebEDI-Bereitstellungen bis zu mehreren Wochen für Enterprise-Integrationen — abhängig von der Anzahl der ERP-Systeme, Handelspartner und Prozesse.
Besuchen Sie uns auf der GITEX AI Europe – 30. Juni bis 1. Juli 2026, Messe Berlin.