INVOIC (Rechnung)

Diese Nachricht wird vom Lieferanten an den Abnehmer als Zahlungsaufforderung für Waren oder Dienstleistungen versendet. Sie kann aber auch als Proformarechnung, Schuldschein oder Gutschrift dienen. Der Verkäufer kann eine oder mehrere Transaktionen (anhand von einer oder mehreren Bestellungen) in Rechnung stellen. Die Rechnungen können Angaben zu den Zahlungsbedingungen, Einzelheiten zum Transport und bei Sendungen ins Ausland weitere Zusatzinformationen für Zoll- oder Statistikzwecke beinhalten.

Die mit einer gültigen elektronischen Signatur und einem Zeitstempel versehene EDI-Rechnung erfüllt alle Formalitäten eines Original-Steuerbelegs nach den geltenden Rechtsvorschriften. Wenn ein Lieferant nur mit elektronischen Belegen arbeitet, spart er Zeit durch die automatische Verarbeitung, aber vor allem Kosten für Druck, Porto und Archivierung.

Der größte Vorteil jedoch ist die sehr schnelle Rückmeldung, über die der Lieferant erfährt, welchen Status die Rechnung aufweist bzw. ob und wann er mit ihrer Begleichung rechnen kann. Eine erhebliche Kostenersparnis für den Abnehmer bedeutet die automatische Rechnungsbuchung, bei der die Rechnungen maschinell mit weiteren Belegen im gesamten Lieferanten-Abnehmer-Prozess abgeglichen werden und nur im Falle von Unstimmigkeiten oder formalen Fehlern eine manuelle Verarbeitung erfordern.