Lieferanten unter Kontrolle: Wie EDI zu einem effektiven Lieferantenmanagement beiträgt

Einunterschriebener Vertrag bedeutet noch nicht, dass die Lieferung auchrechtzeitig eintrifft. In der Lieferkette genügt es heutzutage nicht, aufVereinbarungen und Tabellen zu vertrauen. Firmen brauchen harte Daten, um dieLeistung ihrer Partner verfolgen, schneller die Fertigung planen und besser mitdem Cashflow arbeiten zu können. Und genau hier kommt EDI ins Spiel – ein Tool,bei dem es schon lange nicht mehr nur um Dokumentenaustausch geht, sondern auchdarum, die Kontrolle über alles zu gewinnen, was in Ihrer Lieferkette wirklichpassiert.

Die häufigstenProbleme in Lieferanten-Abnehmer-Ketten

Die derzeitigeRealität in Lieferanten-Abnehmer-Ketten sieht in immer mehr Firmen so aus:

• unsichere unsichere Lieferungen,  
• überlastete Logistik,  
• häufige Ausfälle,
• eine hohe Fehlerquote,
• und Druck auf Senkung der Kosten.

Die Planung der Fertigung und der Bestände erinnert wegen dieser Komplikationen oft an eine Blindfahrt, und jeder Fehler in der Kette vervielfacht sich – von Überschüssen im Lager bis hin zu einer unnötigen Blockierung von Kapital.

Zugleich wächst die Abhängigkeit von Schlüssellieferanten. Die Fertigung hängt oft von einigen entscheidenden Partnern ab, ohne die der ganze Prozess zum Stillstand kommen würde. Es genügt, dass einer von ihnen nicht mehr hinterherkommt, ein Materialproblem hat oder eine Bestellung falsch bearbeitet, und der Ausfall überträgt sich augenblicklich auf Sie. Keine Alternative oder wenigstens eine zuverlässige Übersicht über die Leistung der Lieferanten zu haben, bedeutet ein Risiko auf sich zu nehmen, das das ganze Business gefährden kann – von Terminen, die nicht gehalten werden können, bis hin zum Verlust von Schlüsselkunden.

Ein wichtiger Schritt zur Lösung dieser Probleme sind hochwertige Daten. Ohne sie werden viele Entscheidungen in der Lieferkette intuitiv oder erst im Nachhinein gefällt. Die Leistung der Lieferanten wird nicht systematisch bewertet, Analysen der OTIF (on-time in-full) fehlen oder sind nicht aktuell, und mit Fehlerquoten beschäftigt man sich erst dann, wenn das Problem bereits aufgetreten ist. Ohne Daten kann man weder steuern noch etwas optimieren und erst recht keine Vorhersagen machen.

Von Tabellen zu Echtzeit-Übersichten: Wie EDI das Lieferantenmanagement ändert

Den Elektronischen Datenaustausch (EDI) betrachten viele Firmen lediglich als Dienstleistung zur Übertragung von Bestellungen, Rechnungen und weiteren Dokumenten in einem strukturierten Format. Wenn EDI aber richtig eingerichtet wird, wird daraus ein vollwertiges Tool für das Management der Lieferanten-Abnehmer-Kette.

Die Kommunikation mit den Lieferanten erfolgt mit EDI folgendermaßen:

• die Bestellung wird wie eine EDI-Nachricht direkt ans Informationssystem des Lieferanten gesendet,
• dessen System generiert automatisch eine Empfangsbestätigung der Bestellung, ein Lieferavis oder eine Rechnung – all diese Dokumente werden sofort in Ihr System übertragen,
• die aus dieser Kommunikation erhaltenen Daten können augenblicklich von Ihnen genutzt werden.

Mit EDI können Sie Daten in Echtzeit bearbeiten und in konkrete Entscheidungen umsetzen. Sie haben nicht nur „hat geliefert/hat nicht geliefert“ im Blick, sondern auch warum, wann und für wie viel. Mithilfe der EDI-Daten können Sie die Leistung ihrer Lieferanten messen:

• Sie haben im Blick, wie oft diese rechtzeitig und vollständig liefern (OTIF),
• wie schnell sie reagieren
• und wie viele Fehler in den Bestellungen auftauchen.

Dank dessen können Sie Maßnahmen für effektivere Prozesse ergreifen, z. B.:  

• Prämien für Lieferanten für Zuverlässigkeit,  
• Strafen für Lieferanten für Fehler,
• Austausch unzuverlässiger oder zu langsamer Lieferanten,
• aber auch genauere Vorhersagen für die Fertigung und den Einkauf.

Die Lieferanten wissen dank EDI genau, was und wann sie liefern sollen, und Sie haben Sicherheit, dass Ihre Bestellung bei ihnen nicht untergegangen ist. Statt dem Versenden von E-Mails und Telefonaten stützen Sie sich auf einen einheitlichen und transparenten Datenfluss. Darüber hinaus erhalten Sie eine Datenbasis für Reporting, Prognosen und Entscheidungen. EDI wird so zum Gehirn der gesamten Lieferkette.

EDI als Schutzwall gegen das Chaos: 3 Schlüsselströmungen, die die Kette in Bewegung halten

Wie bereits erwähnt automatisiert EDI den Dokumentenaustausch und hilft beim Lieferantenmanagement. Zugleich sorgt EDI für einen reibungslosen Gang der gesamten Lieferanten-Abnehmer-Kette.

Diese funktioniert nur, wenn drei „Schlüsselströmungen“ aufeinander abgestimmt sind. Sobald eine ins Stocken gerät, kann die ganze Kette reißen. Mit EDI kann man diesen Unterbrechungen vorbeugen, noch bevor sie eintreten:

1. Waren – Damit die Lager nicht überlastet werden und Lieferungen nicht ausfallen, muss der Waren- und Materialfluss gut geplant und kontinuierlich gesteuert werden. EDI automatisiert die Übertragung von Bestellungen, Lieferscheinen und Bestätigungen des Warenempfangs, sodass Sie stets einen aktuellen Überblick darüber haben, was wo ist und wann die nächste Sendung eintrifft.
2. Informationen – Es geht nicht nur darum, den Überblick über die eigene Firma zu behalten. Sie sollten auch wissen, was bei Ihren Lieferanten und deren Zulieferern los ist. EDI verknüpft alle Glieder der Kette und ermöglicht einen Datenaustausch in Echtzeit. Statt manuellen Übertragungen oder Warten auf E-Mails haben Sie augenblicklich Zugang zu exakten, standardisierten Informationen.
3. Geld – die rasche und genaue Bearbeitung von Rechnungen und weiteren Dokumenten ist für das Cashflow entscheidend. EDI verhindert Fehler, die bei manuellen Eingaben auftreten, und sorgt dafür, dass Dokumente rechtzeitig und im erforderlichen Format eintreffen. Dadurch beschleunigen Sie die Genehmigung, können Verbindlichkeiten und Forderungen besser verfolgen und haben Ihre Finanzen unter Kontrolle. Ideal ist diesem Fall eine Kombination aus EDI und die Finanzierung des Versorgungsnetzes..

Und das ist noch nicht alles: Bei so einem Überblick und einer solchen Kontrolle werden auch Managerentscheidungen ruhiger und strategischer. Letzten Endes geht es nämlich darum, dass Ihre Firma nicht nur schnell ist, sondern auch vorhersehbar, stabil und widerstandsfähig.

Gewinnen Sie einen klaren Überblick über die Leistung Ihrer Lieferanten. Melden Sie sich bei uns und wir finden heraus, wie EDI auch für Sie arbeiten kann.