Digitalisierung der Buchführung: Wie Unternehmen die Genehmigung von Rechnungen beschleunigen und sich ihrer Aktenordner entledigen
Die Buchführung kommt bei der Digitalisierung oft als Letzte an die Reihe. Dabei lässt sich gerade hier die meiste Zeit einsparen. Das manuelle Übertragen von Rechnungen, Genehmigungen in Papierform und die unendliche Suche nach Dokumenten ist in vielen Firmen nach wie vor Realität. Dabei gibt es einen einfacheren Weg, wie diese Routine automatisiert werden kann. Im folgenden Artikel wollen wir zeigen, wie die Digitalisierung der Buchführung in der Praxis abläuft und warum Firmen wie JABLOTRON ALARMS sich nicht mehr mit Papier herumschlagen müssen.
Rechnungen im Papierformat, manuelles Abschreiben, Genehmigungen per E-Mail … In vielen Firmen immer noch gängige Realität. Während die logistischen und kaufmännischen Bereiche voll digitalisiert sind, bleibt die Buchführung oft außen vor.
Das liegt nicht an mangelnder Bereitschaft, etwas zu ändern. Meist steckt einfach Mangel an Zeit, Furcht vor Kontrollverlust oder schlechte Erfahrungen mit alten Tools dahinter. Das Ergebnis ist, dass selbst in Firmen, in denen die Produktion oder das Lager bereits digitalisiert sich, die Buchhalter immer noch Rechnungen ins ERP übertragen und von Hand genehmigen müssen. Und das ist schade. Denn gerade in der Buchführung steckt ein enormes Potenzial zur Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeit.
Die Digitalisierung der Buchführung ist nämlich nicht nur eine Frage des Komforts. Es geht um einen schnelleren Überblick über den Cashflow, genauere Vorhersagen und die Eliminierung von Auditrisiken. Das sind Benefits, die in Zeiten des Drucks auf die Effektivität jeder Finanzdirektor und Firmeninhaber zu schätzen weiß.
Wie viel Zeit geht in den Buchführungsabteilungen real verloren?
Eine durchschnittliche Firma in Tschechien bearbeitet rund 300–500 eingegangene Rechnungen im Monat. Bei größeren Firmen bis zu 1000 und mehr. Die manuelle Übertragung einer Rechnung dauert 5–10 Minuten. Mit der Freigabe per E-Mail und dem Anmahnen per Telefon kommen weitere Minuten hinzu.
Im Realen verbringt ein Buchhalter somit:
- 2 Stunden täglich allein mit dem Abschreiben von Rechnungen,
- weitere 2–3 Stunden wöchentlich mit der Genehmigung der Rechnungen,
- und jede Menge Zeit mit der Suche nach Dokumenten für Kontrollen oder Audits.
Wie sieht die Digitalisierung der Buchführung in der Praxis aus
Bei der Digitalisierung geht es nicht nur darum, Papier loszuwerden. Vielmehr ist darunter eine Änderung der Arbeitsweise zu verstehen. Eine Rechnung trifft ein, das System liest sie automatisch ein, extrahiert die Daten und teilt sie den Regeln nach der zuständigen Person zu. Die Genehmigung erfolgt online, im Rahmen eines vorher definierten Workflows. Der Buchhalter muss nichts mehr übertragen, nichts mehr weiterleiten, nichts mehr suchen. Er widmet sich der Buchführung, ungewöhnlichen Fällen und Kostenanalysen.
- Vorher: Rechnung → E-Mail → Ausdrucken → Abschreiben → Weiterleiten → Genehmigen → Archivieren
- Nachher: Rechnung → automatischer Import → automatische Zuordnung → Online-Genehmigung → Archivierung
JABLOTRON: Genehmigungen, die vorher eine Woche dauern, werden auf ein paar Stunden verkürzt
Ein typisches Beispiel? JABLOTRON ALARMS. Früher nahm die Genehmigung einer komplizierteren Rechnung bis zu einer Woche in Anspruch. Das Dokument wanderte durch die Hände von 5–7 Personen, wo es eine Runde vom Einkauf, über die Produktion, Finanzen und bis zum Management durchlief. Jeder wartete, bis er an die Reihe kam. Heute dauert ein und derselbe Prozess Stunden, nicht Tage. Dadurch verbringen Buchhalter um 60 % weniger Zeit mit dem Übertragen und Genehmigen von Rechnungen.
„Am spürbarsten ist die Zeitersparnis bei Rechnungen von Kurierdiensten wie GLS. Diese Rechnungen sind in der Regel sehr aufgegliedert, die verschiedenen Positionen müssen von den verschiedenen Abteilungen genehmigt werden. In iNVOiCE FLOW werden die Rechnungen einfach aufgeschlüsselt und an die einzelnen freigabeberechtigten Mitarbeiter versendet“, so Špringl, CIO bei JABLOTRON ALARMS.
Dadurch behält man bei JABLOTRON ALARMS im Blick, wo sich die Rechnung gerade befindet, wer dafür zuständig ist und welchen Status sie hat. Die gesamte Fallstudie können Sie hier nachlesen.
Für wen ist die Digitalisierung der Buchführung entscheidend?
Firmen, die Dutzende, Hunderte, ja bis zu Tausende Rechnungen im Monat bearbeiten müssen, wissen genau, welch ein Durcheinander in Rechnungen entstehen kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um eine Fertigungshalle, ein Hotel oder eine Kfz-Werkstatt geht.
Jede Firma, die mit einer größeren Menge an Dokumenten arbeitet und Klarheit darin braucht, wer was wann genehmigt hat, wird die Übersichtlichkeit und Geschwindigkeit zu schätzen wissen, die eine Automatisierung mit sich bringt.
Besonders dort, wo Kosten an konkrete Aufträge, Zweigstellen oder Kunden gebunden sind, helfen Systeme wie iNVOiCE FLOW dabei, das Chaos zu beseitigen. Alles läuft nach festen Regeln ab, ohne Improvisation und „Absprachen zwischen den Abteilungen“.
Wie lässt sich die Sache einfach und praktisch angehen?
Warten Sie nicht länger! Beginnen Sie dort, wo es die größte Auswirkung haben wird: im Rechnungseingang. Sie werden von den ersten Ergebnissen überrascht sein. Wollen Sie ausprobieren, wie es bei Ihnen aussehen könnte?
