Kosten und Zeitersparnis dank Dokumentenaustausch und -archivierung auf elektronischem Weg
Amortisation des gesamten Projekts in 7 Monaten
Mehr als 70 % der Lieferanten angebunden
Ausgangssituation und Problem
Die Handelskette OBI war sich der Mängel in der Verwaltung bewusst, die mit der Steuerung der Lieferkette zusammenhing. Allein der Empfang einer Rechnung nahm einer internen Untersuchung zufolge 5 Minuten Arbeit eines Verwaltungsmitarbeiters in Anspruch.
Also führte OBI mithilfe der Lösung ORiON den elektronischen Austausch von Dokumenten (EDI) ein, und zwar nicht nur von Rechnungen (INVOIC), sondern auch von elektronischen Bestellungen (ORDERS) und Lieferavis (DESADV). Die Lieferanten können auch die neue Nachricht REMADV nutzen, mit der über bevorstehende Zahlungen informiert wird.
Wie alles ablief
Analyse und Verarbeitung von Nachrichten
Eingehende Nachrichten unterliegen einer mehrfachen Kontrolle vor der eigentlichen Verarbeitung. Ist die Nachricht verschlüsselt, wird die Richtigkeit und Gültigkeit des Schlüssels überprüft. Es folgen die Entschlüsselung und anschließend die Überprüfung der elektronischen Signatur. Das Original der Nachricht wird gespeichert und die entschlüsselte Nachricht (nun bereits ohne Signatur) zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet. Die Lösung unterstützt eine breite Skala aller bei EDI-Nachrichten gängigen Signaturschemas und -varianten.
Überführung der Nachrichten
Ein Teil der Dienstleistung ist die Überführung der Nachrichten zwischen beliebigen strukturierten Formaten, aber auch Dateiformaten mit Trennzeichen (CSV, PDK u. ä.) und XML-basierten Dateien. Die Datenbeschreibung der Nachrichten gründet standardgemäß auf den Definitionen der EANCOM (einer Untermenge von UN/EDIFACT). Zur Überführung gehört auch eine Kontrolle der Formalitäten, die ein Steuerbeleg erfüllen muss. Im Falle von Mängeln wird der Ersteller der Nachricht automatisch in Form einer EDI-Nachricht und per E-Mail auf die formellen Fehler in der Rechnung hingewiesen.
Eingangsrechnungsjournal
Der Handelskette OBI stehen die Eingangsrechnungen in ihrem betrieblichen Informationssystem und zugleich im Eingangsrechnungsjournal zur Verfügung, das über eine Smart App abgerufen werden kann. Neben den gängigen Informationen zu einem Steuerbeleg enthält das Journal auch Informationen über den Bearbeitungsstatus der Eingangsrechnung, die ursprüngliche Datendatei, eine lesbare Form des Steuerbelegs sowie eine Liste aller Meldungen und Bestätigungen in Bezug auf den Steuerbeleg.
Folgende Änderungen sind eingetreten
300 angebundene Lieferanten in äußerst kurzer Zeit. Das Ziel, 70 % der Lieferanten anzubinden, wurde binnen 11 Monaten erfüllt.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit durch Sachbearbeiter wurde von 5 Minuten bei Papierbelegen auf 10 Sekunden bei Belegen im EDI-Format verkürzt.
die vollständige Fallstudie herunterladenBegeistert hat uns die Komplexität der Lösung, die einfache Integration in die Firmeninfrastruktur und dass alles reibungslos nach Zeitplan abgelaufen ist. Und dann ist da natürlich noch die enorme Kosteneinsparung. Die gesamte Investition hat sich in etwa sieben Monaten amortisiert.
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