Neben den gesparten Kosten begrüßt man auch, dass die Buchhalter dank EDI keine Routinearbeiten – wie etwa das Eintragen von Daten ins betriebliche Informationssystem – mehr verrichten müssen, sondern sich strategischeren Tätigkeiten mit einem höheren Mehrwert widmen können. Als Partner bei der Optimierung der Verwaltungsprozesse hat MALL.CZ den Dienstleister GRiT und dessen Lösung ORiON EDI gewählt. Im Zuge der Integration hat dieser ORiON an das betriebliche Informationssystem SAP angebunden und die Einstellung vorgenommen, dass folgende Dokumente durch EDI fließen sollen:

• Bestellungen,
• Bestellbestätigungen,
• Lieferscheine
• und eingehende Rechnungen.

„GRiT hat uns nicht nur dabei geholfen, das ganze System einzurichten, sondern sich auch an unsere Lieferanten gewendet und einen zuverlässigen Kundensupport geboten“, zählt Jakub Chalupecký, Finanzdirektor von MALL.CZ, auf.

Wenn ein Lieferant kein EDI nutzt, werden seine Rechnungen mithilfe eines Tools zum automatischen Auslesen von Daten abgewickelt. Meist senden die Lieferanten ihre Rechnungen per E-Mail als Anlage in verschiedenen Formaten (JPG, PDF, TIFF etc.). iNVOiCE FLOW liest aus den Rechnungen die wichtigsten Daten aus, damit der Buchhalter sie nicht manuell ins betriebliche Informationssystem eintragen muss.

Damit MALL.CZ seine Lieferanten zum Umstieg auf EDI motivieren bzw. sie zumindest von elektronischen Rechnungen überzeugen kann, bietet er kooperierenden Lieferanten die Dienstleistung MALL Invoice Financing. Lieferanten, die MALL Invoice Financing nutzen, erhalten ihr Geld bereits in drei Tragen ab Ausstellung der Rechnung. Somit müssen sie nicht mehr wochenlang warten, bis die Rechnung fällig ist. Die Gebühr für diese Dienstleistung ist dabei in der Regel geringer als die Zinssätze der Banken.