Analyse und Bearbeitung von Nachrichten

Bevor die eingehenden Nachrichten bearbeitet werden, werden sie einer mehrstufigen Kontrolle unterzogen. Ist die Nachricht verschlüsselt, wird die Richtigkeit und Gültigkeit des Schlüssels überprüft. Die Nachricht wird entschlüsselt, die elektronische Signatur überprüft. Das Original der Nachricht wird ablegt und die entschlüsselte Nachricht (bereits ohne Signatur) zur weiteren Bearbeitung übergeben. Die Lösung unterstützt eine breite Skala aller gängigen Vorlagen und Varianten an Signaturen von EDI-Nachrichten. Darüber hinaus sind bei vielen Parametern individuelle Einstellung  möglich (z. B. Padding), wodurch sie sich auch an Implementationen elektronischer Signaturen bei anderen Lösungen anpassen kann, die vom Standard abweichen.

Konvertierung von Nachrichten

Zur Dienstleistung gehört auch die Konvertierung von Nachrichten zwischen beliebigen strukturieren Formaten, Dateiformaten mit Trennzeichen (CSV, PDK etc.) sowie XML-basierten Dateien. Die standardmäßige Datenbeschreibung der Nachrichten basiert auf den Definitionen des EANCOM Nachrichtenstandards (einer Untermenge von UN/EDIFACT). Zur Konvertierung gehört auch eine Überprüfung, ob der Steuerbeleg alle Pflichtangaben enthält. Bei Mängeln wird der Absender der Nachricht automatisch in Form einer EDI-Nachricht und eines Avis per E-Mail auf Formfehler in der Rechnung hingewiesen.  Die Lieferanten erhalten standardmäßig eine Rückmeldung zur Empfangsbestätigung der signierten Rechnungen. Die gesendeten Dokumente sind auch in lesbarer Form verfügbar, die sich beispielsweise für die Arbeit mit einem Webinterface, einer E-Mail oder einem Fax in lesbarer Form eignet (HTML, PDF …).

Rechnungseingangsbuch

Die Eingangsrechnungen stehen OBI im betrieblichen Informationssystem sowie im Rechnungseingangsbuch zur Verfügung, das über eine smarte Webanwendung (https) abrufbar ist. Neben den gängigen Informationen zum Steuerbeleg enthält das Rechnungseingangsbuch auch Informationen zum Bearbeitungsstand der Eingangsrechnungen, die Ursprungsdatei, eine lesbare Form des Steuerbelegs sowie eine Liste mit Benachrichtigungen und Bestätigungen im Anhang. Die Eintragungen lassen sich auf einfache Weise filtern und auswerten. Auch das Versenden von Nachrichten und eine Archivierung sind möglich.