Bei den zuständigen Mitarbeitern stapelten sich auf den Schreibtischen die Papiere, und wenn eine Mahnung zu einer unbeglichenen Rechnung eintraf, war es oft sehr mühsam, den Status der Verbindlichkeit herauszufinden. Der Ermittlungsprozess, ob die Rechnung beglichen werden kann und die damit einhergehende Kommunikation quer durch alle Abteilungen der Firma und mit dem Lieferanten, zog alles in die Länge und beschäftigte rund vierzig Mitarbeiter – von Filialleitern, Managern bis hin zu Sachbearbeitern in der Verwaltung und der Buchhaltung.

Die Genehmigung von Dokumenten in Papierform erschwerte die Suche danach, wo und in welchem Status sich die Rechnung befindet. Dies führte zu unnötigen Problemen mit der Fälligkeit von Verbindlichkeiten und Spannungen in den Lieferantenbeziehungen. Der Finanzabteilung mangelte es zudem an Informationen, wie groß die Summe an Verbindlichkeiten im Genehmigungsprozess ist.

Die Implementierung der Lösung iNVOiCE FLOW bei Douglas dauerte einschließlich Testbetrieb (Learning) zwei Monate. In diesem Zeitraum „lernt“ die in der Lösung enthaltene Künstliche Intelligenz, die richtigen Daten aus den Rechnungen – ob nun PDF-Anlagen in E-Mails oder eingescannte Rechnungen in Papierform aus der Post – herauszusuchen. Der automatische Empfang der Dokumente in einer strukturierten Form (EDI, ISDOC, IDOC u. ä.) ist eine Selbstverständlichkeit. Dank dessen muss der Sachbearbeiter mittlerweile nur noch eine von Hundert Eingangsrechnungen manuell bearbeiten und kann sich in der eingesparten Zeit einer anderen Arbeit widmen.