Sechsfache Amortisation des EDI-Projekts im ersten Jahr

Einsparung in zwei Jahren: über eine halbe Million

Einsparung von über 350 Tagen Dokumentenarbeit

Ausgangssituation und Problem

In Sachen Technologien und Prozesse gehört BOHEMIA SEKT zur europäischen Spitze. Die Anfänge der Automatisierung im Bereich Dokumentenübertragung reichen bis ins Jahr 1991 zurück, als der einstige Staatsbetrieb Vinařské závody u. a. begann, auf die Weltmärkte zu exportieren, was den Ausschlag für den Einstieg ins internationale System des Identifikationsstandards EAN gab. Das GS1-Länderpräfix tragen die Produkte der Marke Bohemia Sekt bis heute. Zu finden ist es auf rund 300 Produkten.

Die Prozessautomatisierung und die wirtschaftliche Notwendigkeit, Einsparungen vorzunehmen, führte das Unternehmen BOHEMIA SEKT auch zur Entscheidung, in seinen Lieferanten-Abnehmer-Beziehungen EDI, also einen elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (zunächst von Rechnungen – INVOIC und Bestellungen – ORDERS) einzusetzen.

Wie alles ablief

Wegen der Komplexität des Bereichs EDI (Electronic Data Interchange) beschloss das Unternehmen BOHEMIA SEKT, für die Verwaltung seiner strukturierten elektronischen Kommunikation die Dienstleistungen eines auf EDI spezialisierten Providers in Anspruch zu nehmen. Ein weiterer Grund für das professionelle Outsourcing des Bereichs EDI war die komplizierte Struktur des Informationssystems SAP, das auf den Servern der Muttergesellschaft Henkell & Co. in Deutschland läuft und von Bohemia Sekt in Form einer Dienstleistung genutzt wird. Die Implementierung von EDI musste so erfolgen, dass kein Datenverlust eintritt und der Standardbetrieb (Dokumentenmanagement) im Unternehmen keinerlei Einschränkungen unterliegt.

Dem Dienstleister, der anfangs die Einführung von EDI vornehmen sollte, ist es zwar gelungen, den Prozess der elektronischen Kommunikation zu starten, er sah sich aber nicht mehr in der Lage, für einen reibungslosen Betrieb zu sorgen. Sämtliche Korrekturen, Aktualisierungen und Ausbesserungen mussten über die deutsche Muttergesellschaft erfolgen, was neben der erforderlichen Verwaltung und dem Monitoring der Kommunikationssoftware viele Sorgen und zusätzlichen Aufwand mit sich brachte. Daher entschied sich BOHEMIA SEKT im Jahr 2008, den EDI-Dienstleister zu wechseln.

Als perfekte Lösung erwies sich die Dienstleistung ORiON EDI von GRiT (vormals CCV Informační systémy), die weder eine spezielle Hardware noch Software erfordert. Das Einzige, was der Nutzer für seine Arbeit benötigt, ist der Zugriff auf einen gängigen Webbrowser.

Folgende Änderungen sind eingetreten

Durch die Zusammenarbeit mit der Zentrale in Deutschland und GRiT erforderte die Anbindung keine Eingriffe ins System und verlief ohne die geringsten Komplikationen. Zum vollen Einsatz gelangte ORiON EDI in nur 14 Tagen ab der Unterzeichnung des Vertrags. Dank dem intuitiven Webinterface wurde die Dienstleistung auch sofort von den direkten Nutzern im Unternehmen (Buchhaltung) angenommen.

Die Amortisation des Projekts im ersten Jahr betrug 5,43 (im zweiten Jahr bereits 14,14).

die vollständige Fallstudie herunterladen

ORiON EDI ist eine professionelle Dienstleistung, die uns keine Sorgen bereitet. Die Lösung ist sehr benutzerfreundlich: Die Key-User können ganz einfach auf die EDI-Nachrichten zugreifen, auch über eine Webanwendung, und das an jedem Ort. Die EDI-Kommunikation in Zusammenhang mit Weinmarken, die zu den Produkten der Gruppe Bohemia Sekt gehören, wird über ORiON EDI ins gemeinsame SAP-System geladen, das wir im Rahmen der gesamten Gruppe nutzen. Dies ist für uns von unschätzbarem Wert.

Jan Regnar, IT-Manager
Bohemia Sekt
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