Elektronische Freigabe von Bestellungen
Warten Sie nicht erst die Rechnungen ab, geben Sie bereits die Bestellungen frei. Wir helfen Ihnen dabei, ein für alle Mal Ordnung in den Firmeneinkäufen zu schaffen. Die elektronische Freigabe von Bestellungen vereinfacht den gesamten Prozess, erleichtert Ihnen den Überblick über die erstellten Bestellungen und Finanzen und ermöglicht die Einführung eines Workflows zur Freigabe von Bestellungen.
Und wenn Sie ihn mit iNVOiCE FLOW kombinieren, erhalten Sie die Möglichkeit, Bestellungen eingehenden Rechnungen zuzuordnen, automatisch Differenzen aufzudecken und somit Zeit bei der Freigabe zu sparen.
„Die für Genehmigungen zuständigen Mitarbeiter mussten bisweilen feststellen, dass ihre Kollegen zu unnötig hohen Preisen eingekauft hatten. Doch da war es bereits zu spät. Die in Rechnung gestellte Dienstleistung hatten wir in Anspruch genommen und mussten bezahlen. Um überteuerten Einkäufen vorzubeugen, bestand die Notwendigkeit, dass bereits die Bestellungen freigegeben werden.“
Controlling & Reporting Manager, Douglas
Wie funktioniert dies in der Praxis?
Die Bestellung wird direkt im System erstellt. Jede Bestellung ist mit einer bestimmten Kostenstelle verknüpft, die je nach Bedarf für verschiedene Kategorien/Zentren/Abteilungen festgelegt werden kann. So haben Sie einen sofortigen Überblick, welches Finanzvolumen Ihnen bleibt und die Bestellungen sind alle an einem Ort.
Die Bestellung durchläuft einen elektronischen Freigabeworkflow, den Sie selbst einrichten.
Sobald die Bestätigung der Bestellung erfolgt ist, geht sie automatisch an den Lieferanten.
Der Lieferant erbringt die bestellte Leistung und schickt eine Rechnung. Diese landet automatisch im iNVOiCE FLOW.
iNVOiCE FLOW liest die Rechnung automatisch aus und ordnet sie nach einer Datenvalidierung der Originalbestellung zu.
Wenn die Beträge übereinstimmen oder im Rahmen der festgelegten Toleranz liegen, wird die Rechnung genehmigt und gebucht und muss nicht erneut den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen.
Diese Lösung eignet sich für Unternehmen, die Folgendes wollen:
Alle Bestellungen sind übersichtlich an einem Ort, und müssen nicht in den E-Mails herausgesucht werden.
Jede Bestellung ist mit einer bestimmten Kostenstelle verknüpft, dessen Status und Ausschöpfung ganz einfach kontrolliert werden kann.
Die Bestellungen durchlaufen einen Freigabeworkflow, den Sie selbst nach Ihrem Bedarf festlegen.
Sie vermeiden unnötige oder zu teure Gemeinkosteneinkäufe.
Nachdem die Bestellung erstellt worden ist, wird automatisch eine PDF-Vorlage generiert.
Sobald Sie die Bestellung freigegeben haben, geht sie augenblicklich an den jeweiligen Lieferanten.
Wenn die Eingangsrechnung mit der gesendeten Bestellung übereinstimmt, muss sie nicht erneut den Freigabeworkflow durchlaufen und wird automatisch freigegeben.
Dank der Zuordnung der Rechnungen zu den Originalbestellungen stärken Sie den Audit Trail Ihrer Dokumente
Hinterlassen Sie uns Ihren Kontakt und wir überlegen gemeinsam, wie man die Sache angehen könnte.
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