Henkel startet Rechnungsstellung per EDI mit der Friseurkette Klier

Das Unternehmen Henkel, weltweit führender Lieferant von Verbrauchsgütern und zugleich Innovator im Bereich elektronischer Austausch von Geschäftsunterlagen, hat dessen Verwendung hierzulande auch auf den Bereich Beauty Care Professional – Schwarzkopf Professional ausgeweitet. Die tschechische Niederlassung ist zugleich die erste in Europa, die angefangen hat, EDI für den Bereich professioneller Haarpflege zu nutzen. Ein Pilotprojekt für den Austausch elektronischer Rechnungen in den strukturierten Formaten UN/EDIFACT und ISDOC wurde mit der Friseurkette Klier gestartet.

Der Bereich Beauty Care Professional – Schwarzkopf Professional des Unternehmens Henkel Tschechien, der Produkte für die professionelle Haarpflege der Marke Schwarzkopf Professional herstellt und vertreibt, ist ein weitere Sparte von Henkel Tschechien, mit der Geschäftspartner Dokumente in einem strukturierten Format austauschen können. Der erste Empfänger von automatisiert bearbeitbaren Rechnungen ist hierzulande die Friseursalonkette Klier.

Die tschechische Henkel-Niederlassung wurde nach dem Segment Retail, Klebstoffe und Bautechnik zum Vorreiter in der Einführung von EDI in einem weiteren Unternehmensbereich: der professionellen Haarpflege. „Schon jetzt tauschen wir mit unseren Partnern rund zwei Drittel der Dokumente auf elektronischem Wege aus und unser Ziel ist es, diese Zahl kontinuierlich zu steigern“, so Eva Malíková, EDI Project Manager von Henkel Tschechien, und fügt hinzu: „Neben elektronischen Rechnungen arbeiten wir mit weiteren, mehr als 10 Arten von Geschäfts und Logistikdokumenten in elektronischer Form, einschließlich elektronischer Lieferscheine mit einer Warenidentifizierung mittels SSCC-Codes, die unser Unternehmen hierzulande als erstes in Betrieb genommen hat.“

Anbindung elektronischer Formate

Für die Kommunikation mit Klier bedient sich Henkel Tschechien des internationalen EDI-Formats UN/EDIFACT. In diesem Format werden elektronische Rechnungen aus dem Betriebssystem SAP ans Clearingcenter ORION EDI von CCV Informační systémy gesendet. Hier werden die Rechnungen in verschiedene ISDOC-Formatversionen umgewandelt, die von einigen inländischen ERP-Systemen zur elektronischen Rechnungsstellung verwendet werden.

Zum Versenden zur automatisierten Bearbeitung im ERP-System Pohoda, das vom Abnehmer Klier genutzt wird, dient das Format ISDOC Version 5.2.3. Sämtliche Dokumente werden zur Authentifizierung und anschließenden vertrauenswürdigen Archivierung mit einer elektronischen Signatur versehen.

„Die Kombination aus einem traditionellen EDI bei einem internationalen Subjekt und einem proprietären tschechischen ISDOC-Format für elektronische Rechnungen, das von einem inländischen Dienstleister ins ERP implementiert wurde, ist ein Paradebeispiel für die Einfachheit und Effektivität der elektronischen Kommunikation der Gegenwart“, so David Reichel, Architekt der Lösung ORION EDI und Direktor des Bereichs eBusiness bei CCV Informační systémy.

„Aktuell tauschen wir im Rahmen unseres Unternehmensbereichs Beauty Care Professional – Schwarzkopf Professional mit Klier rund 500 elektronische Rechnungen im Jahr aus, was für deutlich mehr finanzielle Effektivität auf unserer Seite sorgt, aber auch für Einsparungen von Zeit und Personal bei unserem Kunden“, so Jana Holá, Customer Service Manager von Henkel, die für den Kundenservice im Bereich Schwarzkopf Professional zuständig ist, und fügt hinzu: „Ich bin daher davon überzeugt, dass wir den elektronischen Datenaustausch auch auf weitere Vertreter professioneller Haarpflege ausweiten werden.“

Die Konvertierung von EDI-Rechnungen ins ISDOC-Format kann auch außerhalb des kommerziellen Sektors verwendet werden. Laut Regierungserklärung dürfen auch Organisationen der Staatsverwaltung im öffentlichen Auftragswesen ISDOC ab der Version 6.0 zur elektronischen Rechnungsstellung einsetzen. Dies ist eine Reaktion auf die Richtlinie 2014/55/EU, nach der spätestens im November 2018 alle öffentlichen Auftraggeber in Europa dazu verpflichtet sind, ihren Auftragnehmern die Ausstellung einer elektronischen Rechnung zu ermöglichen.