JABLOTRON fragte bei mehreren Dienstleistern an. Am Ende überzeugte unsere Lösung iNVOiCE FLOW, die elegant, intuitiv, vor allem aber in der Cloud ist, auf die man von jedem beliebigen Ort zugreifen kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter Rechnungen von ihrem Handy aus freigeben können, sodass der ganze Prozess nicht wegen Dienstreisen, Homeoffice oder Urlaub in die Länge gezogen wird.

Zuerst wurde für jede Firma ein eigenes Postfach in iNVOiCE FLOW angelegt. Dies erwies sich jedoch als unpraktisch, da man sich bei jedem Postfach gesondert anmelden musste. Unser Lösungsvorschlag war, jedes neu gegründete Schwesterunternehmen als untergeordnetes Postfach von JABLOTRON ALARMS zu erstellen. Die Buchhalterin muss somit nicht mehrere Logins und Dokumente für mehrere Firmen auf einmal an einem Ort horten.

Bei JABLOTRON kann ein Dokument von bis zu 4 Personen freigegeben werden. Die Menge der freigabeberechtigten Mitarbeiter richtet sich beispielsweise nach dem Dokumententyp oder der Gesamtsumme. Wenn eine Rechnung einen bestimmten Betrag übersteigt, muss sie von mehreren Personen freigegeben werden, manchmal sogar vom Direktor. Auf diese Prozesse gründend wurden in iNVOiCE FLOW Einstellungen für eine mehrstufige Freigabe nach vordefinierten Regeln vorgenommen. Darüber hinaus nutzt man ein Modul, mit dem die aus Rechnungen ausgelesenen Daten für die Buchung im ERP-System aufgearbeitet werden, sowie ein Bestellmodul, in dem Bestellungen erstellt, freigegeben und anschließend an die Lieferanten verschickt werden.

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