Albert motiviert seine Lieferanten dazu, Dokumente elektronisch zu versenden
Die größte Einzelhandelskette Tschechiens Albert konnte dank eines neuen Portals, das einen elektronischen Datenaustausch ermöglicht, seine Kosten für die Buchführung deutlich senken. Hinter all dem steckt das Unternehmen GRiT, das eine Webanwendung für Albert entwickelt hat und es heute nahezu allen Lieferanten von Albert ermöglicht, papierlos zu kommunizieren. Der Vorteil für die Lieferanten ist der leichtere Einstieg in die Einzelhandelskette. Ein Bonus für die Endverbraucher sind regionale Produkte im Angebot und ein breiteres Sortiment.
„Durch unsere Buchführung laufen im Jahr Millionen von Buchungsbelegen – allein mit den Bäckern tauschen wir an die Hunderttausend im Monat aus. Bei diesem Volumen steigt extrem das Risiko menschlicher Fehler bei der Bearbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen. Mit den größten Lieferanten tauschen wir schon seit 2002 Buchungsbelege über EDI aus, einer Lösung für eine papierlose Kommunikation im Bereich Buchführung. Wir weiten den EDI Standard Schritt für Schritt aus und binden alle Lieferanten darin ein, die Interesse an dieser Lösung haben – selbst die kleinsten, mit denen wir nur wenige Dokumente im Monat austauschen. Gemeinsam mit GRiT haben wir das Albert Portal entwickelt, eine kostenlose EDI Lösung, die gerade auf kleine Lieferanten abzielt. Das Einzige, was diese für eine EDI-Kommunikation mit uns benötigen, ist ein Internetzugang. Sämtliche Betriebskosten tragen wir“, so Petr Beran, Manager bei Albert.
Eine einfache Lösung, für Lieferanten kostenlos
Das Albert Portal wird praktisch von allen Lieferanten genutzt, die im Monat Mai 1300 Rechnungen mit der Einzelhandelskette ausgetauscht haben. Auch wenn es sich nur um eine Bruchteil der Gesamtzahl an Buchungsbelegen handelt, verdankt Albert dem Portal eine erhebliche Senkung der Buchführungskosten.
In der Praxis funktioniert das so: Sobald Albert mit einem Lieferanten eine Zusammenarbeit vereinbart, wird zugleich auch die Frage des Datenaustauschs geklärt. Wenn der Lieferant bislang kein EDI nutzt und Interesse daran hat, zahlt er entweder für einen eigenen Anbieter oder nutzt kostenlos das Albert Portal.
„Das Portal hat uns im Prinzip die Türen zu den Albert Supermärkten geöffnet. Es ist ein einfaches und übersichtliches System, mit dem wir uns die Anschaffungskosten für eine eigene Lösung für den elektronischen Austausch von Buchungsbelegen gespart haben. Bisher beliefern wir acht Supermärkte in Südmähren und in der Region Zlín. Im Vergleich zum Großhandel generieren wir weniger Rechnungen, und eine EDI-Standardlösung wäre zu teuer für uns. Unserer Ansicht nach ist das eine erfreuliche Erweiterung der Zugangsmöglichkeiten zu Albert“, so Michal Tomek, Vertriebsmanager von Czech Craft Beers, die Albert mit Bieren aus den Brauereien Moravia und Lucky Bastard beliefern.
Der Vorteil von EDI ist die schnelle und automatische Kommunikation sowie der genaue Überblick über alle Bestellungen, Rechnungen und andere Belege samt Chronik auf beiden Seiten. Die einzige Einschränkung des Albert Portals ist, dass kleine Lieferanten über dieses Portal nicht mit anderen Abnehmern kommunizieren können – wenn sie andere Einzelhandelsketten beliefern möchten, müssen sie für den Datenaustausch mit diesen eine andere Lösungen finden.
„Albert Portal ist eine maßgeschneiderte Lösung für kleine Lieferanten, die nur mit Albert papierlos Buchungsbelege austauschen wollen. Das Portal ist ein einfaches Webinterface, das sich mit E-Mails vergleichen lässt. Die Lieferanten können das Portal in einem Webbrowser öffnen, sich anmelden und Rechnungen oder Bestellungen bearbeiten. Sie müssen nichts installieren, brauchen keine Software oder Dienstleistung. Außerdem müssen sie nichts bezahlen – Albert trägt sämtliche Kosten“, erläutert David Reichel, Business Development Manager von GRiT die Funktionsweise des Albert Portals.
Im Einzelhandel mit Lebensmitteln ist EDI bei den meisten Einzelhandelsketten Standard. Wenn also kleine Lieferanten mit der Zeit beschließen, vom Albert Portal auf eine kostenpflichtige EDI-Lösung umzusteigen, öffnet sich ihnen so der Weg zu anderen Geschäften. Dank der Lösung ORiON können sie EDI direkt in ihr betriebliches Informationssystem integrieren und den Datenaustausch weiter automatisieren. Der Umstieg vom Albert Portal ist dabei einfach, das Webinterface ist praktisch gleich und alle Dokumente, die der Lieferant bisher mit der Einzelhandelskette ausgetauscht hat, bleiben darin enthalten.
