Effektivere Prozesse, geringere Fehlerquote und weniger Kosten mit EDI

Die Kosten für die Inbetriebnahme des Systems hängen von den Änderungen ab, die im ERP vorgenommen werden müssen. Der anschließende Betrieb ist nicht sehr kostenintensiv. Für die Effektivität von EDI spricht, dass keine Firma, die auf den elektronischen Datenaustausch umgestellt hat, zur Papierform oder zu PFD zurückgekehrt ist. Früher war der elektronische Datenaustausch in erster Linie ein Privileg großer Unternehmen. Die Coronakrise hat jedoch gezeigt, dass er auch für kleine Player von Vorteil sein kann.

Der elektronische Datenaustausch (EDI, Electronic Data Interchange) ist eine moderne Kommunikationsform zwischen zwei unabhängigen Subjekten, die Geschäftsdokumente als strukturierte Daten in elektronischer Form austauschen. Die Vorteile liegen in der Automatisierung der Prozesse, der Senkung der Fehlerquote bei der Übergabe und Übernahme von Informationen und im Vergleich zur manuellen Bearbeitung von Dokumenten in der enormen Zeitersparnis.

Keine manuellen Arbeiten mehr

Im Einzelhandel ist EDI mittlerweile zu einer unverzichtbaren Technologie geworden. Selbst ein kleinerer Lieferant, der erst einmal nur mit einem Geschäftspartner bei EDI einsteigt, profitiert mittelfristig gesehen von Einsparungen und Vorteilen. Für den Lieferanten ist es dann einfacher, weitere Geschäftspartner anzubinden oder EDI um weitere Nachrichtentypen zu erweitern, die Teil eines vollständigen Geschäfts- und Logistikflusses sind. „Der häufigste Grund für einen Einzelhändler, auf EDI umzusteigen, ist die enorme Einsparung an manueller Arbeit, die der Computer dem jeweiligen Mitarbeiter abnimmt. Das Erfassen von eingehenden Rechnungen im firmeneigenen ERP-System oder von Lieferscheinen beim Wareneingang gehören der Vergangenheit an. All dies ist auch weniger fehleranfällig, da selbst dem sorgfältigsten Mitarbeiter beim Erfassen Fehler unterlaufen können“, ergänzt David Reichel, Business Development Manager von GRiT. Vor allem die Geschäftsleitung zieht großen Nutzen aus der Vereinheitlichung des Prozesses für ihre Lieferkette. Die Regeln sind klar vorgegeben und dank der schnellen und genauen Übertragung strukturierter Daten leicht zu kontrollieren. Und auf etwaige Fehler bei den Lieferungen kann rasch reagiert werden.

Prozesse werden automatisiert

Ähnlich wie bei anderen technologischen Tools hat die Pandemie den Aufschwung von EDI vorangetrieben. Personalmangel wegen Kinderbetreuung, Krankheit oder allein die Abwesenheit von Mitarbeitern im Büro hat Unternehmen gezwungen, sich neu zu organisieren und zahlreiche Prozesse, die vorher manuell abgewickelt wurden, effektiver zu gestalten. „Während der Coronapandemie sind viele Unternehmen auf Homeoffice umgestiegen, sodass sich die Mitarbeiter nicht mehr persönlich im Büro begegnen. Seither erlebt die Digitalisierung der Prozesse einen Aufstieg. Denn mit EDI können die Prozesse in den Bereichen Bestellungen, Lieferungen und Warenrechnungen voll automatisiert werden“, bestätigt David Reichel. Dank automatischer Exporte und Importe von Dokumenten (wie Bestellungen oder Rechnungen) kann man sich voll auf deren Abbildung im IS/ERP verlassen und sie per Fernzugriff von zu Hause aus weiter bearbeiten. Die Coronakrise hat daher Firmen dazu veranlasst, EDI-Prozesse zu erweitern und im täglichen Geschäft einzusetzen.

Nachrichten setzen Schlüssel ein

Die EDI-Nachrichten verwenden in der Regel GS1-Identifikationsschlüssel wie etwa GLN zur Identifizierung der Partner oder auch GTIN zur Identifizierung von Waren. In strukturierten Standardnachrichten hat jede Position ihren festen Platz. „Das muss man sich wie den Unterschied zwischen einem Brief und einem Formular vorstellen. In einem Brief ist nicht vorab festgelegt, wo das Datum, die Unterschrift oder die Anrede zu stehen haben. Es handelt sich also um eine vom Standard abweichende Nachricht. Ein Formular hingegen sagt uns, in welche Spalte der Name, das Geburtsdatum oder die Nummer des Personalausweises einzutragen sind. Jede Position im Formular hat ihren festen Platz. Und beim Ausfüllen erzeugen wir im Grunde genommen einen einfachen Standard“, erklärt Hana Strhalová, EDI-Managerin bei GS1. Sehr praktisch ist die Verknüpfung der einzelnen Nachrichten, die durch Kontrollnachrichten ergänzt werden. Doch auch die Möglichkeit der Datenübertragung vom Transportetikett (primär SSCC) direkt in den elektronischen Lieferschein erleichtert den Partnern einer Lieferkette die Arbeit.

Je mehr Volumen, umso mehr Effektivität

Das entscheidende Kriterium für eine Umstellung auf EDI ist nicht der Umsatz eines Unternehmens. Viel wichtiger bei der Wahl der richtigen Lösung ist die Zahl an Dokumenten (wie Bestellungen oder Rechnungen), die der potenzielle Nutzer mit seinen Partner austauschen möchte, sowie der damit zusammenhängende Integrationsgrad seines IS/ ERP. Bei einer sehr geringen Anzahl kann mit einer einfachen webEDI angefangen werden, die keine Integration erfordert. In Zukunft kann die Lösung auf eine vollautomatische Lösung in den Modellen SW oder SaaS aufgestockt werden. „Mit einem wachsenden Volumen an ausgetauschten elektronischen Dokumenten nimmt die Effektivität des EDI exponentiell zu“, so David Reichel. Die Antriebskraft zur Einführung dieses Systems laut Reichel sei sehr oft eine Effektivitätssteigerung der Prozesse in den Abteilungen Logistik, Einkauf oder auch im Rechnungswesen, wobei jede davon andere Leistungskennzahlen für die Amortisation des Projekts hat. Im Rechnungswesen gehe es in der Regel um Einsparungen im Bereich HR, die sich relativ leicht anhand der Zahl der bearbeiteten Belege und deren Größe errechnen ließen. Bei der Logistik wiederum stehe die prozentuelle Beschleunigung des Wareneingangs im Vordergrund.

Für die Basisversion genügt ein Webbrowser

Angenommen, ein Händler oder Lieferant beschließt oder spielt mit dem Gedanken, auf EDI umzusteigen. Welche Ausstattung benötigt er für die Implementierung und was muss er beachten? „Das kommt auf den Leistungsumfang an. In der Regel bieten wir jedoch Cloudlösungen, für die keine besondere Hardware oder Software erforderlich sind. Was man jedoch braucht, ist ein Webbrowser. Die Prozessänderungen wirken sich jedoch häufig auf das ERP aus, das entsprechend angepasst werden muss. Die Lösung ORiON EDI für den elektronischen Datenaustausch wird mithilfe einer einfachen Anwendung an das angepasste ERP angebunden. In Tschechien und der Slowakei sind die meisten ERP-Systeme bereits für die Lieferantenseite des EDI bereit, sodass keine komplizierten Modifizierungen vorgenommen werden müssen“, erklärt David Reichel.

Was Sie alles benötigen

Im Falle der einfachsten EDI-Lösung in Form von Web-EDI benötigt der Nutzer lediglich eine gängige PC-Büroausstattung, Zugang zum Internet und einen Webbrowser. Bei Interesse an einer Integration der EDI-Lösung ins IS/ ERP des Nutzers ist heute meist SaaS gefragt. Bei dieser Dienstleistung wird ein einfaches Kommunikationsmodul in die Infrastruktur des Kunden (Server oder PC mit Internetzugang) installiert. Dieses sorgt für die beidseitige Datenübertragung – um alles andere kümmert sich der EDI-Dienstleister. Eine eigenständige Variante ist die Implementierung der SW in Form eines EDI-Konverters direkt auf Kundenseite. Diese Lösung bietet sich vor allem bei hohen Datenvolumen, besonderen Anforderungen an die Datenkonvertierungsregeln und bei Bedarf einer engen Integration mit einem oder mehreren ERP/IS mit den Datenbanksystemen des Kunden an. Für eine solche Lösung muss ein vernünftiger Server (oder PC) mit einer MS SQL Datenbank und einem stabilen Internetzugang gewählt werden.

Kostengünstiger Betrieb

Die Bedienung der Basislösung WebEDI erfolgt intuitiv und ist nicht schwer. Bei umfangreicheren Lösungen wie EDI im SaaS-Modell oder in Form einer in die Infrastruktur des Kunden implementierten SW sind entsprechende Schulungen des Personals praktisch immer automatisch im Lieferumfang inbegriffen. Auf alle Fälle sollte man sich zunächst die wichtigsten EDI-Begriffe wie etwa die Bezeichnung der einzelnen Nachrichtentypen (ORDERS, INVOIC), aber auch GLN, GTIN usw. aneignen. So findet sich der Nutzer in der EDI-Umgebung leichter zurecht und behält den Überblick über den Nachrichtenfluss der einzelnen Geschäftsfälle. „Wenn EDI ins ERP-System integriert wird, bleibt für den Nutzer im Grunde genommen alles beim Alten. Die Bearbeitung der Dokumente erfolgt wie gewohnt direkt im ERP“, ergänzt David Reichel. Was die Kosten betrifft, können keine allgemeinen Angaben gemacht werden. Die Kosten hängen von den Änderungen ab, die das Projekt in dem jeweiligen Unternehmen mit sich bringt. Man muss mit einmaligen Kosten für die Modifizierung des ERP-Systems und die Anbindung an den EDI-Provider rechnen. Für die Übertragung, Konvertierung und Archivierung der Daten ist eine monatliche Gebühr zu entrichten, etwa wie bei einem Mobilfunkanbieter. Bei der einfachsten webEDI-Lösung belaufen sich die Kosten auf einige Tausend Kronen für die Inbetriebnahme und anschließend auf einen monatlichen dreistelligen Betrag für den Betrieb.

Amortisation binnen einem Jahr

Die Amortisation der Investition für die EDI-Implementierung lässt sich auf alle Fälle berechnen, hängt aber von der Beurteilung des Nutzens ab. Einen Vergleich zwischen den Kosten für eine einzelne EDI-Nachricht und den Portogebühren oder dem Versenden eines PDF-Dokuments per E-Mail zu ziehen, ist wenig aussagekräftig. Man betrachtet vielmehr den Nutzen, den die Beschleunigung des Prozesses und die automatisierte Bearbeitung von Dokumenten, die direkt zwischen den Systemen erfolgt, mit sich bringen und die damit zusammenhängende Ersparnis an Arbeitsaufwand. Des Weiteren sind die Qualität und die Daten- und Prozessreinheit zu bewerten, die EDI sicherlich zur Folge hat, und nicht zuletzt die Reduzierung der Fehlerquote. Ein weiterer Faktor ist die Verbesserung der Beziehung zwischen Lieferant und Abnehmer. „Wenn man all dies in Betracht zieht, beträgt die Amortisationszeit der Implementierung von EDI im Allgemeinen etwa ein Jahr“, fasst David Reichel zusammen.