Die größten Bedenken von Buchhaltern (in Büros) gegen Digitalisierung und Automatisierung

Obwohl es auf dem Markt Softwarelösungen für eine komplette Digitalisierung und eine teilweise Automatisierung des Rechnungseingangs oder der gesamten Geschäftskommunikation gibt, arbeiten viele Buchhalter und Rechnungsbearbeiter immer noch lieber mit Papier und übertragen Angaben aus Dokumenten von Hand in die Buchhaltungssysteme. Warum ist das so und wie kann man das ändern?

Ein Unternehmen, das digitalisieren und die Geschäftskommunikation zum Teil automatisieren will, hat mehrere Möglichkeiten. OCR (Optical character recognition) oder das Format für E-Rechnungen ISDOC sind heute eher überholt, Buchhaltern und Buchhaltungsbüros stehen jedoch fortschrittliche Texterkennungssoftware (zum Beispiel iNVOiCE FLOW) oder der internationale Standard für elektronische Kommunikation EDI zur Verfügung.

Diese Lösungen automatisieren zum Großteil den Eingang, die Freigabe und Bearbeitung von Rechnungen; und EDI digitalisiert sogar den Bestell- oder Lieferscheinfluss. Mit einer Automatisierung dieser Art sparen Unternehmen im Monat Dutzende (bis Hunderte) Stunden Arbeit im Bereich Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung. Warum gehen Unternehmen diesen Tools trotzdem aus dem Weg?

Angst vor etwas Neuem

Viele Buchhalter und Rechnungsbearbeiter arbeiten seit Jahren nach dem Schema F – sie drucken jede per E-Mail erhaltene Rechnung aus, kontrollieren sie, legen sie ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vor, zahlen sie aus und übertragen sie manuell ins Buchhaltungssystem. Diese altbewährte Praxis wollen sie nicht aufgeben und haben Angst vor etwaigen Veränderungen.

Obwohl diese Ängste verständlich sind, üben die Buchhalter in diesem Fall eine Routinearbeit aus, die keine besondere Qualifikation erfordert und heute um ein Vielfaches schneller und mit einer geringeren Fehlerquote von einer Software erledigt werden kann. Ein umso brennenderes Problem bei expandierenden Unternehmen, die mit einer steigenden Anzahl von Bestellungen immer mehr Dokumente abarbeiten müssen und deren Verwaltungsaufwand ausufert. Dann wiederum gibt es Unternehmen, die Aushilfskräfte rein zur Abarbeitung von Rechnungen beschäftigen.

Dabei hat sich in der Praxis gezeigt, dass sich Buchhalter und Rechnungsbearbeiter sehr schnell an die Software gewöhnen und mit der Zeit Gefallen daran finden. Die Bedienung der Software erfordert keinerlei IT-Kenntnisse, und die Mitarbeiter der Lohnbüros können sich anspruchsvolleren und kreativeren Tätigkeiten widmen. Es ist Aufgabe der Manager und Eigentümer von Unternehmern, eine sinnvollere Verwendung für sie zu finden und die veränderten Arbeitsinhalte mit ihnen zu diskutieren.

Angst vor Arbeitsverlust

Wenn ein Teil der Arbeit eines Rechnungsbearbeiters durch eine Software ersetzt wird, schürt dies bei den Leuten verständlicherweise die Angst, ihren Job zu verlieren.

Auch diese Furcht ist legitim, bestätigt sich aber in der Praxis nicht. Nach den Erfahrungen der Firma GRiT etwa, die OCR-Software oder EDI in Hunderten von Unternehmen implementiert hat, hat dies keine Entlassungen zur Folge. „Es kam ein paar Mal vor, dass diese oder jene Firma zum Beispiel während saisonaler Spitzen keine Aushilfskräfte mehr beschäftigt hat, von der Stammbelegschaft wurde aber niemandem die Kündigung eingereicht“, so Pavel Janyška, Geschäftsberater bei GRiT.

Kein Vertrauen in Software

Sehr oft gibt es Bedenken, dass die OCR-Software Daten aus den Rechnungen nicht genau ausliest oder dass Dokumente verloren gehen. Die Buchhalter wollen den gesamten Prozess unter Kontrolle haben.

Beim Auslesen von Rechnungen ist eine nachträgliche Kontrolle wirklich angebracht, die nichtsdestoweniger nur einen Bruchteil der Zeit in Anspruch nimmt als die Abschrift der gesamten Rechnung. Fortgeschrittene OCR-Software lernt darüber hinaus selbst dazu und arbeitet immer genauer, sodass die manuelle Kontrolle mit der Zeit eher zu einer Formsache wird.

Der Verlust oder das "Übersehen" eines Dokuments sind praktisch unmöglich, der Buchhalter kann bei jedem Dokument die gesamte Historie (die sog. Audit Trail) einsehen und hat einen größeren Überblick, als wenn er die Dokumente ausdruckt oder per E-Mail versendet. Die Systeme bieten darüber hinaus oft automatische Benachrichtigungen an, wenn ein Dokument zum Beispiel lange "liegen bleibt", ohne weiter bearbeitet zu werden.

Das Bedürfnis, alles auf Papier zu haben

In der Tschechischen Republik ist die Vorstellung, dass Dokumente in Papierform archiviert werden müssen, immer noch fest verankert. In Wahrheit sind papiergebundene und elektronische Dokumente gleichgestellt, wenn Unternehmen die Authentizität, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Dokumente im gesamten Lebenszyklus gewährleisten.

Bei EDI erfolgt dies beispielsweise durch die Chiffrierung der Dokumente und die Erfassung der gesamten Audit Trail, bei OCR-Software wiederum wird häufig die ursprüngliche E-Mail mit dem Dokument in genau jener Form aufbewahrt, in der man es erhalten hat. Für die Sicherheit der Aufzeichnung sorgen dann die Audit Trail und eine Log-Datei aller Eingriffe in die Datei.

Mit dem elektronischen Archiv benötigt man keine Lagerräume mehr, darüber hinaus kann viel schneller etwas heraussuchen – jedes Dokument im elektronischen Archiv wird binnen Sekunden wiederaufgefunden.

Lieferanten oder Kunden wollen Rechnungen in Papierform senden

Die Digitalisierung wird manchmal auch von Kunden oder Geschäftspartner ausgebremst, die ihre Rechnung in Papierform auf dem Postweg zu versenden pflegen. Doch auch für solche Fälle gibt es eine Lösung: OCR-Software weiß sich beispielsweise mit per Smartphone gescannten Rechnungen im JPG-Format zu helfen. Ihre Geschäftspartner können ihre Rechnungen also einfach nur als Foto senden, oder aber Sie fotografieren die Rechnung selber ab und pflegen das Foto selbst ins System ein.

Beim elektronischen Datenaustausch (EDI) liegt eine andere Situation vor, da dieser von beiden Seiten genutzt werden muss. Für kleinere Lieferanten gibt es jedoch die äußerst günstige Lösung webEDI, die rein zum Empfang von Bestellungen oder Ausstellen von Rechnungen dient und keine Integration mit dem Informationssystem erfordert.

Selbst wenn es nicht gelingt, alle Geschäftspartner von der elektronischen Kommunikation zu überzeugen, ist es für ein Unternehmen oft von Vorteil, die Geschäftskommunikation zumindest mit einigen Geschäftspartnern zu digitalisieren und zu versuchen, deren Zahl mit der Zeit zu steigern.

Publiziert auf www.du.cz