Wie man eine ausufernde Verwaltung bei einer steigenden Zahl von Bestellungen und Rechnungen in den Griff bekommt

Jedes wachsende Unternehmen kommt irgendwann an einen Wendepunkt, an dem ihm Verwaltung oder Routinearbeiten wie etwa die Bearbeitung von Bestellungen und Dokumenten über den Kopf wachsen und es Zehn- oder gar Hunderttausende Kronen im Monat kosten. Viele Unternehmen beginnen das Problem erst dann anzugehen, wenn eine solche Situation eintritt, was aber oft zu spät ist. Lesen Sie Geschichten von Unternehmen, die etwas Ähnliches bereits erlebt haben, damit Sie womöglich nicht die gleichen Fehler machen.

Sie beschäftigen Leute, die nur für Rechnungen und weitere Dokumente zuständig sind

Wenn ein(e) Rechnungsbearbeiter/in oder ein(e) Buchhalter/in einen Großteil der Arbeitszeit nur damit verbringt, dass er oder sie Rechnungen scannt und freigibt oder Angaben aus Dokumenten ins betriebliche Informationssystem überträgt, ist das herausgeworfenes Geld für Routinearbeiten mit einem sehr geringen Mehrwert. Und bei einem Wachstum des Unternehmens wird das Problem noch größer.

Im Unternehmen INPAP PLUS zum Beispiel, das Verpackungsmaterial oder auch Bürobedarf und Hygieneartikel verkauft, musste die Buchhalterin jede Eingangsrechnung ausdrucken, sie genehmigen lassen und dann von Hand im Buchführungsprogramm erfassen. Nach der Implementierung der Software iNVOiCE FLOW sank der Aufwand bei der Bearbeitung einer Rechnung auf die Hälfte, sodass das das Unternehmen in den ersten paar Monaten 30 000 CZK sparte.

In einer anderen Größenordnung bewegt sich der Onlineshop MALL.CZ, der im Jahr Hunderttausende Dokumente (Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen) mit seinen Lieferanten austauscht. Früher wurden alle Dokumente von Hand bearbeitet, was das Unternehmen viel Geld kostete. Daher führte MALL im Jahr 2014 ein System für einen elektronischen Datenaustausch (EDI) ein und bezifferte im Jahr 2020 dank dessen Einsparungen von mehr als 4 Millionen Kronen.

Die Freigabe von Bestellungen oder Rechnungen dauert zu lange

Die Rechnungen liegen zur Genehmigung tagelang beim Chef, werden mehrmals angemahnt und dann schafft man es gerade noch, sie rechtzeitig zu bezahlen. Ähnliches gilt für die Freigabe von Bestellungen, sodass man Gefahr läuft, nicht genug Ware für die Produktion oder den Verkauf vorrätig zu haben. Ein typisches Problem von Unternehmen, bei denen sich die Dokumente zu stapeln beginnen und die Mitarbeiter mit der Bearbeitung nicht mehr hinterherkommen.

Die Parfümerie Douglas stand vor einem ähnlichen Problem. Wenn eine Mahnung für eine nicht bezahlte Rechnung kam, ließ sich nur schwer feststellen, welchen Status die Verbindlichkeit hat oder wer dafür zuständig ist. Mit dem Nachspüren und der damit zusammenhängenden Kommunikation waren knapp 40 Leute beschäftigt – von Filialleitern, Managern bis hin zu Mitarbeitern in der Verwaltung und Buchhaltung.

Die Lösung für dieses Problem ist auch hier eine OCR-Software, die Rechnungen automatisch in Empfang nimmt, sie zur Freigabe weiterleitet und anschließend im Informationssystem erfasst. Der/die Buchhalter(in) oder Rechnungsbearbeiter(in) sind eher dazu da, den Prozess zu kontrollieren und greifen nur dann ein, wenn es nötig ist. Mit diesem elektronischen Workflow konnte die Parfümerie Douglas die Zahl an Anfragen zu Dokumenten um das Zehnfache reduzieren. Und die Anzahl an Rechnungen, die vom Unternehmen erst nach Fälligkeit beglichen werden, ist um 75 % zurückgegangen.

Ärgern Sie sich über das langwierige Anlernen und die hohe Fehlerquote Ihrer Mitarbeiter im Lager?

Dieses Problem hatte PEVI. Das Unternehmen ist ein Lieferant von Arbeitskleidung und Schutzausrüstung, die sich oft nur in Details unterscheiden. Bis ein neu angestellter Lagermitarbeiter gelernt hatte, die feinen Unterschiede im Sortiment auseinanderzuhalten, dauerte es im Schnitt 6 Monate, verlangsamte die Arbeit und verursachte eine hohe Fehlerquote beim Versand – die Kunden bekamen andere Waren geliefert, als sie bestellt hatten.

Nach der Implementierung des Lagerverwaltungssystems WMS konnte die Auslagerung um 40 % beschleunigt werden und die Fehlerquote sank um 98 %. Das System leitet die Mitarbeiter nun anhand der Bestellung automatisch zum richtigen Warenstück und macht es ihm praktisch unmöglich, einen Fehler zu machen – selbst wenn er zum Beispiel gar nicht weiß, wie die Ware aussieht. Allein im ersten Monat ab der Inbetriebnahme des WMS sparte das Unternehmen PEVI mehr als 100 000 Kronen.

Fehlt Ihnen der nötige Überblick über Ihre Bestände?

Ein häufiges Problem, wenn Lager nur auf dem Papier oder in Excel geführt werden. Ein Onlineshop mit Kosmetik und Bioprodukten beispielsweise kümmerte sich beim Ein- und Auslagern nicht groß um das Ablaufdatum – alles wurde dem Zufall oder der Intuition der Lagermitarbeiter überlassen. Als man später wegen eines enormen Anstiegs der Bestellungen in der Firma das Lagerverwaltungssystem WMS einführte, musste man feststellen, dass ein Drittel der Lagerbestände ein abgelaufenes Mindesthaltbarkeitsdatum hatte und entsorgt werden musste. Der Verlust ging in die Hunderttausende.

Noch ein Beispiel: Ein Onlineshop, der Handel mit Metallprodukten betreibt. Das Sortiment der Firma setzt sich aus einer großen Menge von Kleinstartikeln zusammen, über die man den Überblick behalten muss. Manchmal wurde erst nach Eingang der Bestellung festgestellt, dass die Ware nicht vorrätig ist. Also musste man nachbestellen, wodurch die Lieferfrist in die Länge gezogen wurde. In der Firma Bonus Bona, die Zahnbürsten verkauft, hatte man den Kunden sogar zugesagt, dass man das jeweilige Produkt auf Lager habe – um dann beim Auslagern festzustellen, dass dies nicht zutrifft.

Alle diese Szenarios können mit der Einführung eines WMS vermieden werden. Dieses wird mit dem hauseigenen Buchführungssystem verbunden, sodass man stets den Überblick über den tatsächlichen Warenbestand nebst Lagerpositionen behält. Man kann darin auch Einlagerungs- und Auslagerungsstrategien festlegen, in die beispielsweise das Ablaufdatum als Kriterium einbezogen wird. Das System überwacht, dass Waren mit dem ältesten Mindesthaltbarkeitsdatum das Lager als erste verlassen und leitet die Mitarbeiter im Lager bei der Bestellabwicklung bevorzugt dorthin.

Fehlt Ihnen Personal im Lager oder in der Verwaltung?

Vielleicht ist es gar nicht nötig, nach neuen Mitarbeitern zu suchen – mithilfe einer geeigneten Software kann die gleiche Anzahl von Leuten viel mehr Arbeit erledigen.

In der bereits erwähnten Firma Bonus Bona wird dank des Lagerverwaltungssystem WMS binnen zwei Stunden dieselbe Menge an Arbeit erledigt, für die man vorher 12 Stunden benötigt hat. Das Software-Unternehmen Morosystems spart seit der Einführung einer OCR-Software 60 Stunden Arbeit einer Rechnungsbearbeiterin im Monat.

Sie expandieren ins Ausland?

Im Ausland ist es ganz normal, dass Handelsunternehmen Dokumente (besonders Bestellungen, Lieferschein und Rechnungen) mittels EDI austauschen. Ein international anerkannter Standard für elektronische Kommunikation, mit dem ein Großteil an Routinearbeiten automatisiert wird.

Die Online-Apotheke Pilulka zum Beispiel kann sich ein Leben ohne EDI gar nicht mehr vorstellen. „Wir können nicht bei jeder Expansion in ein neues Land immer mehr Mitarbeiter zur Bearbeitung der Bestellungen, Dokumente und Rechnungen beschäftigen. Dank EDI können wir wachsen und proportional dazu den Gewinn steigern, ohne dass die Verwaltungskosten steigen“, so Michal Hanáček, COO von Pilulka .

Stehen Sie vor einem der genannten Wendepunkte und denken, dass Ihnen eine OCR-Software, EDI oder WMS helfen könnte? Sagen Sie uns Bescheid und wir schauen uns Ihre Situation gerne an.