Früher mussten Bestellungen bei eD system erfasst und Preise ergänzt werden. Mittlerweile wurden die Geschäftsprozesse digitalisiert

Wir haben Michal Pavlorek, den E-Commerce Director von eD system befragt, wie man in seinem Unternehmen mit der Digitalisierung vorankomme. Das größte Übel ihm zufolge sei es, wenn Geschäftspartner sich Bestellungen oder Rechnungen per E-Mail zuschicken. ‍

Noch vor ein paar Jahren war Digitalisierung für den bedeutenden Vertreiber von Fernsehern, Spielkonsolen, Computern oder PC-Komponenten kein großes Thema. „Wenn wir zum Beispiel eine Bestellung per E-Mail bekommen haben, wurde diese von uns manuell erfasst und die Verkaufspreise darin wurden ergänzt“, beschreibt Pavlorek den Aufwand, den sein Unternehmen früher betreiben musste.

Auch deshalb habe man bei eD system beschlossen, die Situation zu ändern und auf Digitalisierung zu setzen. Zuerst kam der Produktkatalog mit allen Begleitinformationen wie etwa Preis, Verfügbarkeit oder  Versandbedingungen an die Reihe. Diesen können die Geschäftspartner nun jederzeit einsehen und in realer Zeit die erforderlichen Informationen einholen. eD system bleiben somit Hunderte von Telefonaten und E-Mails mit immer den gleichen Fragen erspart.

Keine Routinearbeiten mehr dank Digitalisierung

Gleich im Anschluss habe das Unternehmen Transaktionsdokumente – also Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen – digitalisiert. Seither ist die Geschäftskommunikation von eD system maximal automatisiert. Wenn zum Beispiel eine Eingangsrechnung mit dem Lieferschein und der Bestellung übereinstimmt, wird sie per EDI automatisch freigegeben und im betrieblichen Informationssystem verbucht – das System sendet lediglich eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter, der anschließend die Begleichung veranlasst.

Gerade die Automatisierung von Routineprozessen ist Pavlorek zufolge der größte Vorteil der Digitalisierung. Er sehe es sehr ungern, wenn Unternehmen einander heutzutage Bestellungen oder Rechnungen per E-Mail oder mit der Post zusenden, da dies unnötige manuelle Arbeit auf beiden Seiten bedeute, die in Summe viel Zeit koste und einfach nur lästig sei.

eD system ist zugleich der Beweis, dass eine Digitalisierung nicht zwingend bedeutet, dass alle Prozesse in einem Unternehmen komplett umgestellt und Investitionen in Millionenhöhe getätigt werden müssen. Es reicht schon, in kleinen Schritten anzufangen– etwa mit den genannten Transaktionsdokumenten. Eine Investition in einer Größenordnung von Zehntausenden Kronen kann einem Unternehmen im Monat eine Ersparnis von etlichen Arbeitsstunden bringen, die Fehlerquote senken und den Mitarbeitern Zeit für Arbeiten mit einem höheren Mehrwert als der Übertragung von Dokumenten ins betriebliche Informationssystem verschaffen.