Halten Sie EDI für teuer oder unnötig? Rechnen Sie einfach nach, ob es sich für Sie rentiert

Auch wenn es den elektronischen Datenaustausch (EDI) schon seit Jahren auf dem Markt gibt, haben manche Firmen immer noch Bedenken gegen dieses System. Wenn sie es aber erst einmal implementiert haben und genügend Geschäftspartner mit einbinden, sparen sie durch den elektronischen Austausch von Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen und weiteren Belegen in strukturierter From erheblich Zeit und steigern die Effektivität. Wollen Sie einen Beweis dafür? Dann berechnen Sie die Amortisation von EDI mithilfe von Leistungskennzahlen.

Wenn Lieferant und Abnehmer Belege über EDI austauschen, dann

• sparen Sie im Vergleich zur papiergebundenen Kommunikation die Kosten für Druck und Porto auf Seiten des Austellers des Belegs
• und gegenüber der Kommunikation per E-Mail bedeutet dies weniger Arbeitsaufwand auf Seiten des Empfängers sowie mehr Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Zustellung der Dokumente .

Wenn Ihnen diese Hauptargumente nicht reichen, können Sie vorab berechnen, ob sich EDI wirklich für Sie auszahlt. Beachten Sie dabei besonders folgende Leistungskennzahlen (KPI).

1) Zur Bearbeitung einer Rechnung erforderliche Zeit

Wenn Sie (ob nun auf dem Postweg oder per E-Mail) eine Rechnung erhalten, muss diese von der zuständigen Sachbearbeiterin in Empfang genommen und auf Formfehler und Inhalt kontrolliert werden. Die Mitarbeiterin muss überprüfen, ob die Rechnung dem Wareneingangsschein/der Bestellung entspricht, sie in manchen Fällen vom Vorgesetzten freigeben lassen, ins betriebliche Informationssystem eingeben und verbuchen. Wenn etwas in der Rechnung nicht stimmt, muss die Mitarbeiterin der Sache mit anderen Mitarbeitern oder mit dem Lieferanten nachgehen, wodurch die Bearbeitung des Belegs noch mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Berechnen Sie, wie viel Zeit Sie die Bearbeitung einer Rechnung im Schnitt kostet. Wenn die Sachbearbeiterin den ganzen Tag über den Rechnungen sitzt, teilen Sie einfach 480 Minuten durch die Anzahl bearbeiteter Rechnungen. Wenn die Sachbearbeiterin nicht den ganzen Tag damit beschäftigt ist, soll sie angeben, wie viel Zeit sie mit Rechnungsarbeit verbracht und wie viele Rechnungen sie geschafft hat.

Nach den Erfahrungen unserer Kunden nimmt die Bearbeitung einer Rechnung mehrere Minuten in Anspruch und ist einer Umfrage von Billentis zufolge mit einer Fehlerquote von rund 10 % belastet. Nach der Umstellung auf EDI werden die meisten Warenrechnungen vollkommen automatisch bearbeitet, ohne menschliches Zutun. Die zuständigen Mitarbeiter kümmern sich nur um Sonderfälle, wenn etwa die Rechnung nicht mit dem Beleg übereinstimmt und sie von Hand freigegeben oder kontrolliert werden muss. Die eingesparte Zeit können sie dann anderen, sinnvolleren Tätigkeiten widmen.

2) Gesamtkosten zur Bearbeitung einer Rechnung

Die zur Bearbeitung einer Rechnung erforderliche Zeit übertragen Sie einfach auch auf Geld.

Zum entsprechenden Anteil des Bruttolohns Ihrer für Rechnungen zuständigen Mitarbeiterin addieren Sie die Kosten zur Lagerung der Dokumente (zum Beispiel für die Miete eines Archivs), die Kosten zur Aktenvernichtung oder aber die Zeit, die man mit dem Heraussuchen von Rechnungen im Archiv wegen einer internen Kontrolle oder einer Kontrolle des Finanzamts verbringt.

Mit dieser Leistungskennzahl werden Sie sich voll bewusst, wie viele Finanzquellen Sie in Routineprozessen binden, die heutzutage komplett von Technologien übernommen werden können.

Praktisches Beispiel

• Die zur manuellen Bearbeitung einer Rechnung erforderliche Zeit (in der Regel 5–10 Minuten) wird mit dem entsprechenden Anteil des Bruttolohns des Verwaltungsmitarbeiters multipliziert.
• monatlicher Bruttolohn ​​​​​​​​​​​​​​40 000 CZK => 2000 CZK/Tag => 4,2 CZK/Minute
• 5 x 4,2 = 21 CZK/Rechnung
• Wenn der Steuerbeleg komplizierter ist oder Fehler enthält (bei Alza zum Beispiel traf dies in 11 % der Fälle zu) und man mit 10 Minuten manueller Arbeit pro Rechnung rechnet, sind die Kosten pro Beleg bereits doppelt so hoch.
• Anm.: zzgl. Kosten für die Archivierung

3) Ausnahmen und Rechnungskorrekturen

Jede fehlerhafte, unberechtigte oder vom Standard abweichende Rechnung bereitet der zuständigen Mitarbeiterin auf Seiten des Abnehmers zusätzliche Arbeit. Sie muss überprüfen, an welche Bestellung die Rechnung gebunden ist, sie vom Vorgesetzten freigeben lassen oder mit dem Lieferanten das Thema Rechnungskorrektur klären, wenn die Rechnung buchhalterisch auf null gesetzt oder der Rechnungsbetrag herabgesetzt werden muss.

Mehr Ausnahmen führen zu höheren Gemeinkosten und geringe Chancen auf pünktliche Zahlungen, wodurch die Stabilität des Lieferantenportfolios gefährdet wird oder einem die Möglichkeit für Skontos bei pünktlichen Zahlungen der Rechnungen oder Vorkasse nimmt.

Durch die Einführung von EDI wird die Anzahl an unberechtigten oder vom Standard abweichenden Rechnungen auf ein Minimum reduziert. Schon bei der Implementierung erfolgt eine Analyse und Standardisierung der Prozesse bei der Rechnungsbearbeitung. Die Grundlage von EDI sind dann Bestellungen anhand eines standardisierten und geteilten Warenverzeichnisses (das zumeist über einen EAN Code definiert ist), die Freigabe der Bestellung auf Seiten des Abnehmers, rechtzeitige Lieferavis oder auch die Zusammenstellung der Ware und Ausstellung der Rechnung erst nach Freigabe der vorausgehenden Dokumente.  

Einfach gesagt – EDI führt im gesamten Prozess zu mehr Transparenz, sämtliche Nachrichten sind strukturiert und werden verfolgt und können automatisch kontrolliert werden. Etwaige Fehler in den Dokumenten treten somit viel früher und rechtzeitig zu Tage.

4) Erst nach Fälligkeit beglichene Rechnungen

Erst nach Fälligkeit beglichene Rechnungen gefährden das Cashflow des Lieferanten, schädigen den Ruf des Abnehmers und beeinträchtigen ganz allgemein die Lieferanten-Abnehmer-Beziehung.

Die Ursachen für eine späte Begleichung der Rechnung sind dabei häufig

• unberechtigte Rechnungen,
• nicht zugestellte Rechnungen,
• fehlende oder falsche Ware in einer Lieferung
• oder auch formelle oder inhaltliche Fehler in einer Rechnung.

Mit der Einführung von EDI wird diesen Ursachen vorgebeugt. Der Lieferant stellt die Ware und die Belege anhand der vorliegenden und freigegebenen Bestellung zusammen, schickt rechtzeitig ein Lieferavis, stellt die Rechnung erst anhand des Wareneingangsscheins des Abnehmers aus usw. EDI garantiert darüber hinaus eine 100%ige Zustellbarkeit aller Belege. Somit steigen die Chancen für eine pünktliche Bezahlung der Rechnungen, was sich mithilfe von Dienstleistungen wie Roger noch beschleunigen lässt.

Multiplizieren Sie die Leistungskennzahl mit der Anzahl an Belegen pro Monat

Während Sie die Kosten für Rechnungskorrekturen oder erst nach Fälligkeit beglichene Rechnungen eher nach Gefühl beziffern müssen, können Zeit und Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung exakt berechnet werden, indem Sie KPI mit der Anzahl an Belegen, die bei Ihnen pro Monat bearbeitet werden, multiplizieren.

Für eine objektive Abbildung etwaiger Einsparungen von Zeit und Finanzen sollten Sie auch abschätzen, wie viel Prozent an Belegen bei Ihnen über EDI laufen werden. Ihr Ziel nach der Umstellung auf EDI muss eine Anbindung Ihrer Partner mit den meisten Belegen sein, um den Nutzen des elektronischen Datenaustauschs zu maximieren.

Die Verfolgung der genannten Leistungskennzahlen hilft Ihnen dabei, die Pluspunkte von EDI zu beziffern und eventuell auch, Manager überzeugen, die für gewöhnlich auf Zahlen hören. Mit der Einführung von EDI geben Sie zudem den Startschuss für eine Optimierung und Automatisierung von Prozessen oder bauen Routinearbeiten ab, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, sinnvolleren Aufgaben mit einem höheren Mehrwert nachzugehen.