Wie Sie in einer unerwarteten Krise für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sorgen

Während der weltweiten Pandemie sind sich zahlreiche Firmen bewusst geworden, wie Prozesse, die der Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro bedürfen, den reibungslosen Ablauf des gesamten Unternehmens lähmen können. Wir können nicht abschätzen, ob eine weitere Pandemiewelle oder eine andere unerwartet Situation eintreten wird – wichtig ist, dafür gerüstet zu sein.

Einer Umfrage von Level Re-search zufolge geben 86 % der kleinen und mittleren Unternehmen ihre Daten nach wie vor manuell ins System ein. Große Organisationen hingegen investieren in die Automatisierung und sind besser gegen eine Krise gewappnet. Die Automatisierung führt bei ihnen nicht nur zu einer Kostensenkung, sondern ermöglicht es, von einem Tag auf den anderen vollständig ins Homeoffice zu wechseln. Die Nachteile der manuellen Datenverarbeitung wirken sich jedoch auch unter normalen Bedingungen auf die Abläufe in einem Unternehmen aus. Durch die manuelle Erfassung von Rechnungen steigt beispielsweise die Fehlerquote. Auch wenn der Mitarbeiter ein wahrer Perfektionist ist, wird seine Fehlerquote im Vergleich zu einem automatisierten Tool stets größer sein. Zudem wird er kaum in der Lage sein, dieser Arbeit mehrere Stunden am Stück nachzugehen. Darüber hinaus ist dieser Ablauf kosten- und zeitaufwendig.

Automatisierung für jedermann

Tools zur Automatisierung von Firmenprozessen sind heutzutage nicht nur eine Domäne internationaler Konzerne. Einfache Cloudlösungen können sich durchaus auch kleine und mittlere Unternehmen leisten. Ihre Implementierung erfordert keinen großen Aufwand, Cloudlösungen sind skalierbar und erfordern keine großen Einstiegskosten, da sie in Form regelmäßiger monatlicher Gebühren bezahlt werden. Ein Beispiel für ein solches Tool ist iNVOiCE FLOW von tschechischen Entwicklern der Firma GRiT, das die Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Gemeinkostenbestellungen automatisiert. Das Tool liest die Daten aus Rechnungen, die per E-Mail eingesendet wurden, aus und bearbeitet diese automatisch. Anschließend leitet es die Rechnungen an die Freigabeberechtigten weiter, die diese direkt im Programm freigeben können. Somit müssen Buchhalterinnen oder Rechnungssachbearbeiterinnen nicht in der Firma umherlaufen, um festzustellen, bei wem die Rechnung gerade zur Freigabe liegt, wenn sich ein unzufriedener Lieferant meldet. Im nächsten Schritt werden die Rechnungen ins Buchhaltungssystem importiert und zugleich sicher in einem rechtskonformen elektronischen Archiv abgelegt. Die Nutzer können darüber hinaus jederzeit einen aktuellen Verbindlichkeitsreport abrufen. All diese Funktionen entsprechen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Schnitt einer Zeitersparnis von 80 %.  

Weniger Kosten und ortsunabhängiges Arbeiten

Mit iNVOiCE FLOW und weiteren Cloud-Tools haben Rechnungssachbearbeiter und sonstige Mitarbeiter mehr Zeit für qualifizierte Aufgaben, können mehr Rechnungen bearbeiten und zugleich problemlos von zu Hause aus arbeiten. Von diesem System profitieren nicht zuletzt auch die Manager, auf deren Schreibtisch sich nicht mehr Rechnungen zur Freigabe stapeln ...

Der gesamte Artikel ist in der Zeitschrift CFO World erschienen und kann hier nachgelesen werden.