Schluss mit Zweifeln: Umfrage zeigt, wie Digitalisierung Arbeit leichter macht

Das Ziel der Umfrage, die im März durchgeführt wurde, war eine Analyse der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung in tschechischen Unternehmen. Als größten Vorteil betrachten die Unternehmen die Beschleunigung und Vereinfachung der Arbeit (49 %). Eine einfachere Kommunikation mit den Lieferanten wird von 27 % der Befragten genannt und auch deutliche Fortschritte bei der Übersicht über die Dokumente finden Erwähnung. Die Manager von 485 tschechischen Unternehmen bestätigen so den Rückgang von Routinearbeiten, besonders in der Buchführung oder Verwaltung.

„Bei der Bearbeitung von Rechnungen in einer nicht digitalen Firma etwa müssen der Rechnungsbearbeiter oder die Rechnungsbearbeiterin die Dokumente physisch an den Vorgesetzten weiterreichen bzw. diese einscannen, per E-Mail senden und anschließend zur Post bringen und ins Rechnungsbüro schicken. Das ist zeitaufwendig und darüber hinaus sind die Mitarbeiter vielen Personenkontakten ausgesetzt. Mit der Digitalisierung gehört all dies der Vergangenheit an. Von einigen Unternehmen wissen wir, dass sie sich die manuelle Arbeit mit Papierdokumenten in der Pandemie und im Homeoffice schon gar nicht mehr vorstellen können“, so Zuzana Lazarová, Marketingdirektorin der Firma GRiT, die Software für die Automatisierung von Dokumentenflüssen entwickelt.

Voll des Lobes sind die befragten Unternehmen nach der Inbetriebnahme der Digitalisierungs- oder Automatisierungstool für die Beschleunigung und Vereinfachung der Arbeit. Bei der Umfrage von GRiT von 485 Unternehmen in Tschechien betrachten das 49 % der Befragten als den größten Vorteil.

„Eines der typischen ‚Opfer‘ der Digitalisierung und Automatisierung in Unternehmen ist die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. In analog arbeitenden Unternehmen müssen Rechnungssachbearbeiter jede einzelne Rechnung in die Hand nehmen, kontrollieren, freigeben lassen und ins betriebliche Informationssystem eintragen. In einem digitalisierten Unternehmen hingegen wird ein Großteil dieser Aufgaben von einem Roboter erledigt. Der Mitarbeiter am Monitor führt nur stichprobenweise Kontrollen durch“, erklärt Zuzana Lazarová.

Die Automatisierung in Unternehmen ist in den letzten Jahren dank der immer besser werdenden Technologien zu einem Trend geworden. Diese sind heutzutage beispielsweise in der Lage, Rechnungen komplett automatisch auszulesen – der Mensch kontrolliert nur, ob alles richtig ist. Nach den Erfahrungen von GRiT nahm die manuelle Bearbeitung einer Rechnung bei den Kunden im Schnitt 15 Minuten in Anspruch. Nach Inbetriebnahme des Tools zur automatischen Rechnungsbearbeitung ist ein- und dieselbe Tätigkeit in etwa 5 Minuten erledigt.

Digitalisierung vereinfacht die Kommunikation mit den Lieferanten

Mehr als ein Viertel (27 %) der Teilnehmer an der Umfrage gibt an, dass durch die Digitalisierung auch die Kommunikation mit den Abnehmern und Lieferanten vereinfacht und beschleunigt wird. Die Digitalisierung verschaffe ihnen einen größeren Überblick über den Bestellstatus oder über Liefertermine für Waren.

„Dank ORiON EDI sind wir Routinetätigkeiten los und benötigen weniger Zeit zur Abwicklung von Geschäftsfällen“, so Luboš Haspekl, IT Manager der Firma GECO, einer der Teilnehmer an der Umfrage.

Ebenfalls wichtig: der bessere Überblick

Der größte Vorteil der Digitalisierung und Automatisierung für knapp ein Fünftel (18 %) der Befragten ist der größere Überblick über die Arbeit. In einem digitalen Unternehmen läuft die meiste Arbeit in Cloud-Tools ab, in die sich berechtigte Nutzer überall anmelden können. Und die Daten werden in Echtzeit aktualisiert.

Es kann also nicht passieren, dass Mitarbeiter aus Versehen mit verschiedenen Versionen ein- und desselben Dokuments arbeiten oder dass in einem Unternehmen wichtige Informationen verloren gehen. In einer Cloud arbeiten heutzutage fortgeschrittene betriebliche Informationssysteme, aber Kunden- und Lagersysteme.