Umfrage: Wo Firmen bei der Dokumentenbearbeitung sparen können

Einer der Firmenbereiche, der sich am besten zur Automatisierung eignet, ist die Dokumentenbearbeitung. Firmen, die Hunderte, Tausende Dokumente im Monat "von Hand" bearbeiten, kostet dieser Aufwand viel Zeit. Wegen des menschlichen Faktors können sich die Firmen auch im Hinblick auf die Datengenauigkeit nie ganz sicher sein. Einer Umfrage nach, die wir mit 86 Unternehmen durchgeführt haben, nimmt allein der Prozess zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen bisweilen bis zu zwei Wochen in Anspruch und bindet Dutzende von Mitarbeitern. Wo sehen die Unternehmen Engpässe in dem gesamten Prozess und wo können Technologie Abhilfe schaffen?

Tool mit künstlicher Intelligenz

Ein Beispiel für eine Technologie, mit der man heute Hunderte Stunden an Routinearbeit einsparen kann, ist eine Software zur automatischen Bearbeitung von Rechnungen. "Das System nimmt die Rechnungen in Empfang und liest daraus die Basisdaten aus: den Rechnungsaussteller, seine IdNr., den Verwendungszweck oder auch den Geldbetrag. Der zuständige Mitarbeiter muss die Angaben nicht mehr erfassen, sondern lediglich kontrollieren, ob sie vom System korrekt abgeschrieben wurden", erklärt Kateřina Líbalová, Produktmanagerin von iNVOiCE FLOW, einem Tool zur automatischen Bearbeitung von Rechnungen.

"Das Tool arbeitet auf Basis künstlicher Intelligenz und lernt mit jeder Rechnung dazu. Nach einer gewissen Zeit muss sich der zuständige Mitarbeiter nur noch um Fälle kümmern, die vom Standard abweichen", fährt Líbalová fort. Sie fügt hinzu, dass die gelesenen Rechnungen im System verbucht und zur Freigabe an mehrere Kollegen verschickt werden können, sodass die Freigabe des Belegs erfolgt, noch ehe er von der Mitarbeiterin mit einem Klick ins betriebliche Informationssystem importiert wird. "Kein Hin und Her bei der Begleichung von Rechnungen. Was im ERP ist, darf vom zuständigen Mitarbeiter beglichen werden. Er kann sich sicher sein, dass die Rechnung freigegeben wurde", so Líbalová. Von Vorteil sei auch, dass die Systeme zum Auslesen von Rechnungen in die meisten ERP-Systeme (beispielsweise Pohoda, Money, SAP etc.) integriert werden können und auch in der Lage sind, Rechnungen in Fremdsprachen zu lesen.

Grafik: Was Unternehmen bei der Bearbeitung von Eingangsbelegen am meisten stört