Können Buchhalter durch Künstliche Intelligenz ersetzt werden?

Künstliche Intelligenz kann einer Studie des McKinsey Global Institute zufolge in den kommenden zehn Jahren bis zu 800 Millionen Arbeitsplätze ersetzen. Eine der „gefährdeten“ Stellen sind Rechnungssachbearbeiter und Buchhalter. Von einer Automatisierung der Buchführung ist in letzter Zeit immer häufiger die Rede. Doch was ist an der Sache dran – und müssen Buchhalter wirklich fürchten, im Büro durch Robotern ersetzt zu werden?

Systeme übernehmen Routinearbeiten

Während Buchhalter und Rechnungssachbearbeiter in Firmen noch vor zehn Jahren nicht zu ersetzen waren, haben ihre Stühle mittlerweile angefangen zu wackeln. Ein Großteil ihrer Arbeit lässt sich nämlich automatisieren – einer Studie zufolge kann Künstliche Intelligenz bis zu 40 % der Arbeit übernehmen, die für gewöhnlich in der Buchhaltung geleistet wird. In der Fachsprache spricht man von Robotergestützter Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA).

Ein typisches Beispiel für eine Arbeit, die eine Technologie anstelle des Sachbearbeiters erledigen kann, ist die Übertragung von Angaben aus Belegen ins betriebliche Informationssystem. Ganz zu schweigen von der EDI-Kommunikation, die branchenübergreifend von Firmen für Warenbelege genutzt wird und an der Spitze der Datenübertragung zwischen ERP-Systemen steht. Um diese auch einsetzen zu können, muss der Geschäftspartner jedoch bestimmte technische Voraussetzungen mitbringen.

Auf dem Markt gibt es Programme, mit denen Daten wie der Name des Abnehmers (Lieferanten), das Datum der steuerpflichtigen Leistung oder Warenpositionen aus den Rechnungen ausgelesen und ins betriebliche Informationssystem geladen werden können. All dies ungeachtet dessen, ob der Lieferant seine Rechnung auf dem Postweg, per E-Mail im PDF-Format oder als eingescanntes Bild einschickt.

Die Sachbearbeiterin muss anschließend nicht jede einzelne Rechnung peinlich genau übertragen, sondern höchstens überprüfen, ob das Programm alle Daten richtig ausgelesen und erfasst hat. Statt für jede Rechnung eine individuelle Vorlage festzulegen (was bei veralteten OCR-Systemen gängig ist), nutzt man Künstliche Intelligenz, die in der Lage ist, die einzelnen Felder selbst herauszusuchen.

Eine neue Erfahrung mit einem ähnlichen System (iNVOiCE FLOW) hat man beispielsweise im 3E PROJEKT, einem Unternehmen, das im Bereich Renovierung und Vermietung von Immobilien tätig ist. „Je mehr unser Geschäft wächst, umso mehr steigt auch die Menge an Eingangsrechnungen. Dank Automatisierung mussten wir nicht zwei neue Arbeitsstellen für Personen besetzen, die nur damit beschäftigt wären, Dokumente zu übertragen. Auch menschliche Fehler gehören nun der Vergangenheit an. Rechnungen müssen von uns nicht mehr physisch gelagert werden, sondern sind jetzt im iNVOiCE FLOW in einem elektronischen Archiv“, so Renáta Pavičová, Direktorin des Bereichs Finanzen und Vermögen (und Accountant des Jahres 2019).

Wenn eine Firma jeden Monat Hunderte oder Tausende Rechnungen empfängt (und die manuelle Erfassung pro Rechnung beispielsweise drei Minuten in Anspruch nimmt), erspart das System der Rechnungssachbearbeiterin Dutzende bis Hunderte Stunden Arbeit. Monat für Monat. Hinzu kommt die Zeitersparnis bei der Kommunikation in Bezug auf die Rechnungsfreigabe, wenn im herkömmlichen Prozess Lieferanten nachfragen, wann ihre Rechnung beglichen wird, der Freigabeberechtigte aufgetrieben werden muss usw.

Buchhalter schlagen unnötigen Alarm

Erfahrungen mit der Umstellung auf ähnliche Systeme sind dennoch rozpačité. Firmeninhaber sind zwar von der möglichen Zeitersparnis begeistert, die Buchhalter und Rechnungssachbearbeiter hingegen sind meist weniger begeistert. Sie haben schlicht und einfach Angst, dass sie ihre Stelle verlieren, weil sie in ihrer Firma nicht mehr gebraucht werden.

In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Künstliche Intelligenz den Buchhaltern nicht die Arbeit wegnimmt, sondern sie vielmehr transformiert. Die Roboter sind nicht dazu da, um jemanden zu ersetzen, sondern um die Arbeit zu erleichtern. Dank ähnlichen Systemen müssen Buchhalter und Rechnungssachbearbeiter keinen langweiligen Routinearbeiten mehr nachgehen, die sie in ihrer Entwicklung nicht weiterbringen, sondern können die gesparte Zeit edleren Aufgaben wie etwa der Optimierung der Steuerlast, dem Controlling des Cashflows, Analysen oder im Falle von Geschäftsreferenten Geschäftstätigkeiten widmen. Die Roboter bereiten lediglich die Daten und Zahlen vor. Doch erst die Menschen können daraus Ideen und Gedanken entwickeln, die von wahrem Wert für ein Unternehmen sind.

Die Automatisierung der Buchhaltung bringt in diesem Bereich vielmehr Vorteile. Mit dem automatischen Auslesen von Rechnungen oder dem sich rasch ausbreitenden elektronischen Datenaustausch (EDI) können Aufgaben von Buchhaltern und Rechnungssachbearbeitern wie etwa die unnötige Arbeit mit Papierbelegen, das sklavische Eintragen von Daten in die Systeme oder die langatmige Kommunikation mit Lieferanten und Abnehmern gestrichen werden. Der Beruf gewinnt mehr Ansehen, wird also auch besser entlohnt.

Doch das Personal in der Buchhaltung muss sich auch daran anpassen. An sich selbst höhere Ansprüche stellen, sich verbessern, sich weiterbilden. Die Welt ist im raschen Wandel und die Menschen müssen mit dem Wandel mitgehen – auch Buchhalter und Rechnungssachbearbeiter.

Zur teilweisen Automatisierung der Buchhaltung geeignete Systeme:

• ORiON EDI - Lösung für elektronischen Austausch strukturierter Daten zwischen Geschäftspartnern

• iNVOiCE FLOW - Automatisierungstool für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen