Unnötige Prozessfehler, die Firmen Monat für Monat Zehntausende Kronen kosten. Ist Ihre Firma eine von ihnen?

Langwierige Bearbeitung von Belegen, Trödel mit Rechnungen, die längst fällig gewesen wären, oder Stillstandzeiten bei der Einlagerung von Ware. Etliche Firmen werden durch kleine Prozessfehler und -mängel ausgebremst, die auf den ersten Blick unwichtig scheinen, aber in der Summe Tausende, Zehntausende und in den größeren Firmen auch Hunderttausende Kronen im Monat kosten. Die meisten davon könnten dabei durch eine einfache Elektronisierung der Prozesse mittels EDI gelöst werden.

Hohe Anzahl an Rechnungskorrekturen

Der Abnehmer erstellt eine Bestellung, der Lieferant stellt die Ware zusammen und verschickt sie gemeinsam mit einem Lieferschein und einer Rechnung. Ein typischer Bestellprozess, der sich tagtäglich in Tausenden von Firmen wiederholt.

Wenn aber aus Versehen falsche Waren bestellt werden, Fehler bei der Kommissionierung der Bestellung unterlaufen oder die Ware auf dem Weg verloren geht oder beschädigt wird, erhält der Abnehmer eine Sendung, die nicht der Rechnung oder seinen Vorstellungen entspricht. Und schon ist eine Rechnungskorrektur erforderlich, die zusätzliche Arbeit macht.

Wenn beide Geschäftspartner den elektronischen Datenaustausch (EDI) einführen, wird der Prozess schneller und transparenter.

Langwierige Kommunikation vor jeder Bestellung

Eine weitere typische Situation. Dem Abnehmer stehen keine aktuellen Informationen zu neuen Produkten oder beispielsweise zu Änderungen von Packungsgrößen zur Verfügung. Gegebenenfalls schreibt er dem Lieferanten oder ruft ihn an, um die Verfügbarkeit von Waren oder Lagerbestände zu erfragen. Eine Bestellung nimmt somit an die zehn Minuten in Anspruch.

Nach der Einführung von EDI bestellt der Abnehmer die Ware elektronisch, in der Regel mithilfe von EAN-Codes, und läuft weniger Gefahr, falsch zu liegen (indem er zum Beispiel die falsche Farbe bestellt). Der Lieferant reagiert auf die Bestellung in Form einer EDI-Nachricht, in der er bestätigt, welche Ware er liefern kann, und welche nicht – und schickt eventuell gleich mögliche Termine für die Nachlieferung fehlender Waren.

Darüber hinaus können beide Partner Informationen miteinander teilen. Mithilfe von GDSN (Globales Daten-Synchronisations-Netzwerk) oder Tools für elektronische Kataloge tauschen sie Stammdaten zu Produkten wie Maße oder Zusammensetzung aus. Eine fortgeschrittene Möglichkeit sind Einkaufsportale, die direkt ans Lagerverwaltungssystem angebunden werden, sodass der Abnehmer direkten Einblick in die Lagerbestände seine Lieferanten hat.

Stillstände bei der Einlagerung von Waren

Beim Abnehmer treffen Lkws mit Ware ein. Da aber niemand mit dem Wareneingang gerechnet hat, dauert die Einlagerung der Ware unverhältnismäßig lang. Die Fahrzeuge stehen herum, die Fahrer warten, die Mitarbeiter im Lager wissen nicht, wo ihnen der Kopf steht.

Wenn Sie mit dem Lieferanten über EDI kommunizieren, sendet er Ihnen noch vor der eigentlichen Anlieferung der Ware ein Lieferavis. So wissen Sie vorab, wann was geliefert wird und können sich auf die Warenannahme vorbereiten. Wenn Sie im Lager Lesegeräte für Strichcodes verwenden, müssen Sie die Ware am Wareneingang nur noch einlesen und sie wird sofort in Ihr System übertragen. Noch zügiger geht die Einlagerung, wenn Sie SSCC-Codes verwenden, mit denen nicht nur einzelne Kisten, sondern gleich ganze Paletten eingelesen werden. Eine zügige Einlagerung war ein wesentlicher Faktor beim Projekt im Unternehmen Tamda foods, über das wir in folgendem Artikel berichten: “EDI im Unternehmen Tamda Foods spart Stunden bei der Warenannahme einer Lieferung”.  

Kein Ausdrucken von Belegen mehr

Firmen, die jeden einzelnen Rechnungsbeleg ausdrucken und anschließend in Aktenordnern archivieren, zahlen Geld für das Papier, den Druck und die Miete eines Lagers zur Archivierung. Jedes Mal, wenn ein Rechnungssachbearbeiter oder ein Buchhalter einen Beleg heraussuchen muss, kostet das Zeit.

Belege können heutzutage rein elektronisch ausgetauscht werden, etwa per E-Mail oder noch besser per EDI. Und zur Archivierung genügt ein vertrauenswürdiges elektronisches Archiv.

Umgang mit unberechtigten oder betrügerischen Rechnungen

Auf dem Postweg oder per E-Mail verschickte Rechnungen können gefälscht werden. Im Prinzip kann Ihnen jeder eine unberechtigte oder fiktive Rechnung schicken. Und Sie sind wieder einmal zig Minuten damit beschäftigt herauszufinden, wo die Rechnung herkommt und wofür sie sein könnte.

Warenrechnungen, die über EDI gesendet werden, sind dank Audit Trail und sicheren Übertragungskanälen praktisch nicht davon betroffen. In der Regel handelt es sich eher um ein Problem bei Gemeinkostenrechnungen für diverse Dienstleistungen, die für gewöhnlich nicht über EDI abgewickelt werden.

Fehler bei der Begleichung von Rechnungen lassen sich jedoch durch eine richtige Prozesseinstellung bei der Bearbeitung von Rechnungen oder durch Nutzung neuer Tools (Accounts Payable) wie etwa iNVOiCE FLOW vermeiden.

Unternehmen können hier Abhilfe schaffen, indem sie:

• den Prozess "Lieferantenmanagement" richtig einstellen,
• Rechnungen im Idealfall mit einer elektronischen Signatur empfangen,
• alle Rechnungen, die beglichen werden müssen, zuerst vom Freigabeberechtigten freigegeben lassen,
• im Idealfall werden bereits die Bestellungen freigegeben (im Rahmen der zugeteilten Budgets) und diese anschließend den Eingangsrechnungen zugeordnet.

Wichtig sind klare Regeln, die überwacht werden können und deren Einhaltung gefordert werden kann.

Langwierige Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Wenn Sie auf dem Postweg oder per E-Mail eine Rechnung erhalten, muss diese von der zuständigen Sachbearbeiterin in Empfang genommen und kontrolliert werden. Sie muss überprüfen, ob die Rechnung dem Wareneingangsschein/der Bestellung entspricht, sie in manchen Fällen vom Vorgesetzten freigeben lassen, ins betriebliche Informationssystem eingeben und verbuchen. Dieses Prozedere nimmt mehrere Minuten in Anspruch und ist Umfragen zufolge mit einer rund 10 % hohen Fehlerquote belastet. Und in Spitzenzeiten, wenn die Rechnungssachbearbeiterinnen überlastet sind, ist die Situation noch schlimmer.

Nach der Einführung von EDI werden die Belege automatisch vom System abgeglichen (die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsschein). Der zuständige Mitarbeiter wird lediglich auf etwaige Abweichungen hingewiesen (zum Beispiel im Rahmen der vereinbarten Varianz). Damit wird der gesamte Prozess erheblich beschleunigt und zudem das Risiko menschlicher Fehler eliminiert.

Häufige Zahlungen nach Fälligkeit und Probleme mit dem Cashflow

Erst nach Fälligkeit beglichene Rechnungen gefährden das Cashflow des Lieferanten, schädigen den Ruf des Abnehmers und beeinträchtigen die Beziehung zwischen Lieferant und Abnehmer.

Die Ursachen für eine späte Begleichung der Rechnung sind dabei häufig

• unberechtigte Rechnungen,
• nicht zugestellte Rechnungen,
• fehlende oder falsche Ware in einer Lieferung
• oder auch formelle oder inhaltliche Fehler in einer Rechnung.

Nach der Umstellung auf EDI bereitet der Lieferant die Ware und die Belege erst nach der Freigabe der Bestellung vor, schickt rechtzeitig ein Lieferavis, stellt die Rechnung erst anhand des Wareneingangsscheins des Abnehmers aus und holt darüber hinaus zuerst eine Freigabe für die Rechnung ein. EDI garantiert eine 100%ige Zustellbarkeit aller Belege über sichere Kanäle. Somit wird das Risiko unbezahlter Rechnungen gesenkt.

Etwaige lange Zahlungstermine von Rechnungen können Sie als Lieferant mithilfe von Tools wie Roger kürzen, wovon Sie vor allem während der Saison profitieren, in der Sie diese Finanzierungsform deutlich günstiger kommt als ein Verbraucherkredit.

Wenn Sie von den Vorteilen von EDI noch nicht ganz überzeugt sind, versuchen Sie doch einmal mithilfe von Leistungskennzahlen die Amortisation zu berechnen. Oder aber Sie wenden sich gleich an uns. Dann sehen wir uns Ihre Prozesse an, und helfen Ihnen dabei zu beurteilen, ob sich die Einführung von EDI für Sie auszahlt.