Warum manche Buchhalter eine Automatisierung ablehnen

Ein Großteil der Arbeit von Junior Accountants oder Rechnungsbearbeitern setzt sich immer noch aus Routineaufgaben mit geringem Mehrwert zusammen wie etwa der manuellen Erfassung von Dokumenten ins Buchhaltungssystem, der Abwicklung von Routinebestellungen oder dem Einholen der Unterschrift des Vorgesetzten zur Freigabe von Rechnungen. Die meisten dieser Tätigkeiten könnten dabei einfach, sicher und kostengünstig automatisiert werden. Warum stehen Mitarbeiter oder gar ganze Firmen einer Automatisierung dennoch ablehnend gegenüber?

„Das machen wir doch schon seit Jahren so. Wozu sollte man das auf einmal ändern?“

Ganz einfach: Wenn Sie jetzt nichts daran ändern, geben Sie der Konkurrenz einen Vorsprung. Die Digitalisierung dringt in alle Industriebereiche, und je eher Sie Ihre Buchhaltung daran anbinden, umso früher sehen Sie Ergebnisse.

Viele Unternehmen stecken in eingefahrenen Prozessen, die sie über Jahre mit ihren Mitarbeitern abgestimmt haben und auf lange Sicht funktioniert haben. Unsere Umfragen haben jedoch ergeben, dass zum Beispiel bei der manuellen Übertragung von Daten aus Dokumenten Fehler unterlaufen: Bei frisch ausgebildeten Rechnungsbearbeitern liegt die Fehlerquote bei 10 %, bei erfahrenen Buchhaltern bei 2 %. Mit der Umstellung auf eine Digitalisierung geht die Fehlerquote praktisch auf Null zurück.

Darüber hinaus können Sie die Automatisierung auch ganz locker angehen, etwa durch die Einführung eines Systems zur Automatisierung des Dokumenteneingangs und der Dokumentenfreigabe. Eine OCR-Software nimmt per E-Mail gesendete Rechnungen in Empfang und liest wichtige Daten aus. Danach leitet sie die Rechnungen an die Freigabeberechtigten weiter und lädt sie ins Informationssystem. Der Buchhalter oder Rechnungsbearbeiter muss nur noch alles zur Kontrolle überfliegen.

Die nächste Stufe ist der elektronische Datenaustausch (EDI), mit dem die Kommunikation mit den Lieferanten erheblich leichter wird. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen können in strukturierter Form übergeben werden, zum Großteil komplett automatisiert, ohne dass Daten in die Informationssysteme eingetragen werden müssen.

„Wir wollen bei der Papierform bleiben“

Umfragen ergeben, dass Buchhalter gerne Rechnungen zum "Anfassen" haben. Manche haben früher dasselbe über den Kontakt mit Geld gesagt. Unsere Gesellschaft hat sich sehr schnell an das Bezahlen mit Karte oder Smartphone gewöhnt, ebenso schnell und schmerzlos ist in der Regel die Umstellung auf die elektronische Rechnung.

Die Abschaffung von Papier tut nicht nur unserem Planeten gut, sondern beschleunigt vor allem die Firmenprozesse. Unendliches Blättern in Aktenordern voller Dokumente kann durch ein paar Klicks in der Computersoftware ersetzt werden.

Die Buchhalterin Iva Šmerdová vom Unternehmen Morosystems denkt an die Zeit vor der Einführung der OCR-Software iNVOiCE FLOW zurück: „Viele Rechnungen mussten von uns nachträglich korrigiert werden, alles hat viel zu lang gedauert. Ich schätze, dass wir für die komplette Bearbeitung einer Eingangsrechnung im Durchschnitt 15 Minuten gebraucht haben, in komplizierten Fällen manchmal bis zu 20 Minuten.“ Jetzt sind es 5 Minuten pro Rechnung.

„Wir wollen uns an die Gesetze halten“

Ein großes Thema in den Unternehmen ist die Archivierung der Dokumente. In manchen Unternehmen geht man zur elektronischen Archivierung über, indem man die Dokumente in Papierform fotografiert und einscannt, was nicht tragbar ist. Der schnellere Weg ist, gleich mit elektronischen Rechnungen zu arbeiten.

In einem Cloud-Speicher sind Ihre Dokumente darüber hinaus sicherer als in einem Karton im Archiv. Wir von GRiT nutzen die Server von Amazon Web Services, dem Marktführer im Bereich Cloud-Dienste.

Ein Schreckgespenst für manche Unternehmen ist eine unzureichende Verankerung des elektronischen Archivs in den Rechtsvorschriften. Laut Umsatzsteuergesetz müssen die Authentizität, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Steuerbelege gewährleistet werden. Das haben wir bei der Entwicklung unserer Systeme bedacht. Rechnungen und Dokumente sind mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und können nur von autorisierten Personen mit der entsprechenden Berechtigung eingesehen werden.

Der Weg zur Digitalisierung steht Ihnen offen

Wir waren mehr als 2 500 Kunden bei der Einführung der Digitalisierung behilflich und konnten etliche Bedenken zerstreuen. Unsere Umfrage hat gezeigt, dass die Kunden vor allem zu schätzen wissen, dass die Arbeit nun schneller und einfacher erledigt wird. Mit der Einführung von Programmen zur Automatisierung der Buchführung werden oft Firmenprozesse in der ganzen Lieferkette vereinheitlicht. Kein Ausdrucken von Rechnungen, manuelles Erfassen von Daten und andere öde Tätigkeiten mehr. In kleinen Schritten können Sie zu einer modernen, schnellen und sicheren Buchführung gelangen.