Automatisierung des Einkaufsprozesses in der Parfümerie Douglas

Seit Juni nutzt die Parfümerie Douglas als Pilotkunde der Firma GRiT Cloud-Dienste zur Automatisierung des Einkaufs, um überteuerte Einkäufe zu korrigieren und das Budget besser im Auge zu behalten.

Douglas hatte früher Probleme mit zu teuren Einkäufen. „Die Freigabeberechtigten von Rechnungen mussten manchmal feststellen, dass ihre Kollegen zu unnötig hohen Preisen eingekauft hatten. Doch da war es schon zu spät. Da wir die in Rechnung gestellte Dienstleistung in Anspruch genommen hatten, mussten wir dafür bezahlen. Um überteuerte Einkäufe zu vermeiden, wurde beschlossen, dass bereits die Bestellungen freigegeben werden müssen“, schildert Tereza Trunečková, Controlling & Reporting Manager bei Douglas, die Situation.

Ein weiteres Problem war die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Bestellungen wurden nämlich nicht nur an einem Ort abgelegt, sondern im E-Mail-Postfach oder in Tabellen der jeweiligen Mitarbeiter. Daher war es schwierig, den Überblick über das Budget zu bewahren. „Das Geld wird von Kollegen kontrolliert, die für die einzelnen Bereiche zuständig sind. Einmalige Investitionen wiederum werden auch von der Geschäftsleitung geplant. Die Informationen waren verstreut, daher kam es gelegentlich vor, dass das Budget überschritten wurde“, so Tereza Trunečková.

Um Abhilfe zu schaffen, wurde die Firma GRiT mit der Entwicklung einer Lösung zur Automatisierung des Einkaufs beauftragt. Douglas nutzt nämlich bereits iNVOiCE FLOW, eine Software von GRiT zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, mit dem die neue Lösung ohne Weiteres verbunden werden kann, um noch mehr von beiden Tools zu profitieren.

Wenn nun ein Mitarbeiter eine Bestellung vorbereitet, erstellt er sie gleich im neuen System. „Das System sendet sie automatisch an den Freigabeberechtigten und nach erfolgter Freigabe an den Lieferanten, der die Leistung erbringt und eine Rechnung schickt. iNVOiCE FLOW liest die Daten aus, damit diese von den Rechnungsbearbeitern nicht manuell übertragen werden müssen. Anschließend wird die Rechnung der Bestellung zugeordnet“, beschreibt Kateřina Líbalová, Produktmanagerin von iNVOiCE FLOW, den Prozess.

Wenn beide Dokumente auf die Krone genau sitzen oder im Rahmen einer festgelegten Toleranz bleiben, wird die Rechnung nicht mehr an den Freigabeberechtigten weitergeleitet. Wenn Unstimmigkeiten auftauchen sollten, weist das System gleich darauf hin. In beiden Fällen sorgt das Softwareduo für einen deutlich schnelleren Prozess. Die neue Dienstleistung kann auch separat ohne Anbindung an iNVOiCE FLOW genutzt werden.

Bei Douglas hat man nun auch die Budgets der einzelnen Abteilungen besser unter Kontrolle. „Wenn eine Bestellung erstellt wird, sieht der Mitarbeiter gleich, ob er nicht soeben das Budget überschreitet bzw. wie viel Geld übrig ist“, so Tereza Trunečková.

Die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung liegen im Bereich Einkauf immer mehr im Trend, wie Ergebnisse weltweiter Erhebungen bestätigen. Letztjährigen Daten der Universität Mannheim zufolge sind 84 % der Einkäufer davon überzeugt, dass die Digitalisierung erhebliche Auswirkungen auf bessere Ergebnisse ihrer Abteilung hat. Die meisten Unternehmen haben jedoch in dieser Hinsicht noch genügend Spielraum – nur 5 % der Befragten gaben an, dass sie über hoch automatisierte Prozesse verfügen.