Deutschland erlebt einen Boom im Bereich Digitalisierung: Im Einzelhandel schlägt man sich aber immer noch mit Papierdokumenten herum

Im Jahr 2020 nutzten 77 % der Unternehmen in Deutschland ein betriebliches Informationssystem – heute sind es 95 %. Doch oft kommen die Informationssysteme nicht voll zum Einsatz. Ähnlich sieht es bei der Digitalisierung von Dokumenten aus. Ein Drittel des Einzelhandels in Deutschland verarbeitet mehr als die Hälfte seiner Dokumente in Papierform. Die Unternehmen merken jedoch durchaus, dass der Bedarf für eine Digitalisierung da ist, und suchen nach Lösungen, wie unsere Meinungsumfrage zeigt.

Hierzu wurden etliche kleinere Lieferanten des Online-Supermarkts Rohlík in Deutschland und Österreich von uns befragt. Als Ergänzung zu den Ergebnissen dient die Studie Digital Office Index 2022 der Bitkom, mit der der Digitalisierungsstand der Unternehmen in Deutschland ermittelt wurde.

Die meisten Unternehmen digitalisieren, befürchten aber immer noch einen zu hohen Investitionsbedarf.

Für 89 % der Unternehmen in Deutschland steht die Digitalisierung auf deren Prioritätenliste. Die Studie der Bitkom zeigt, dass beispielsweise ERP-Lösungen heute für die Unternehmen zum Standard gehören –⁠  95 %der Unternehmen (im Jahr 2020 waren es 77 %) nutzen ein betriebliches Informationssystem. Ebenso ist im Laufe von zwei Jahren die Anzahl an Unternehmen gestiegen – von 60 % auf 77 % –, die eine Anwendung von CRM (Customer-Relationship-Management) im Einsatz haben.

Die Digitalisierung hat in Deutschland rasant an Fahrt aufgenommen. Doch obwohl die Unternehmen die Notwendigkeit einer Digitalisierung erkennen, gibt es in der Hinsicht immer noch Bedenken. Die größten Hürden bei der Digitalisierung sind:

• Mangel an qualifiziertem Personal für das Management der Digitalisierung (besonders große Unternehmen haben langfristig Schwierigkeiten, die Position von Fachkoordinatoren zu besetzen),
• zu hoher Investitionsbedarf,
• sowie Angst vor unberechtigtem Zugriff auf Daten.

Die meisten Ängste beruhen auf Unwissen. Daher ist es Aufgabe der Lieferanten digitaler Technologien, ihre Kunden aufzuklären. Immer häufiger tauchen nämlich preisgünstige Lösungen auf, die selbst kleineren Unternehmen die Digitalisierung von Bereichen wie Lagermanagement, Bestellvorbereitung oder Dokumentenverarbeitung möglich machen.

Die Anzahl an Unternehmen im Einzelhandel mit EDI nimmt zu, doch mehr als die Hälfte verwendet nach wie vor PDF und Papier.

Trotz des massiven Wachstums bei der Digitalisierung hinken einige Sektoren in Deutschland hinterher. Überraschenderweise zählen hierzu auch die Lebensmittelbranche und der Einzelhandel. Hier besteht nämlich wegen des großen Warenvolumens der größte Bedarf einer Digitalisierung des Dokumentenflusses. Nur etwa 70 % der Unternehmen in diesen Sektorengeben an, dass bei ihnen zumindest die Hälfte der Dokumente elektronisch gesendet wird (Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine). 

Rund ein Drittel der Unternehmen verlässt sich somit größtenteils auf Dokumente in Papierform. Nur jedes siebte Unternehmen in diesen Sektoren verzichtet vollkommen auf Papierdokumente.

Ein verbreitetes und verfügbares Tool zur Digitalisierung von Dokumenten ist EDI (elektronischer Datenaustausch in strukturiertem Format), das sich quer durch alle Sektoren in den letzten Jahren immer größerer Beliebtheit erfreut. EDI kommt in Deutschland bereits in 44 % der Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern und bei 56 % der größeren Unternehmen zum Einsatz. Und obwohl EDI auch in den Einzelhandel und die Lebensmittelbranche vordringt, geht diese Entwicklung langsamer vonstatten als in anderen Sektoren.

Die Lieferanten beklagensich, dass die Bestellungen auf unterschiedliche Weise bei ihnen eintreffen.

Selbst wenn es Unternehmen gelingt, die Dokumente zu digitalisieren, hat man immer noch nicht gewonnen. Die Teilnehmer an unserer Meinungsumfrage aus deutschen und österreichischen Unternehmen geben zu, dass selbst digitale Dokumente auf verschiedenen Wegen bei ihnen ankommen – über EDI, per E-Mail bis hin zu WhatsApp, was ihnen die Arbeit nicht gerade leichter macht. In denDokumenten würden häufig Angaben wie Kontaktdaten oder die GTIN fehlen und sich Fehler einschleichen. 

Dieser inkonsistente Prozess bringt unnötigen Verwaltungsaufwand und steigende Kosten mit sich und kann teilweise zum Verlust eines Teils des Rechnungsbetrags führen. Eine Lösung ist die Einführung eines einheitlichen Dokumentenaustausches und einer Automatisierung des gesamten Prozesses, z. B. mithilfe von EDI.

Der treibende Motor für eine Vereinheitlichung des Dokumentenaustausches sind in der Regel branchenübergreifend die Großabnehmer. Diese setzen bei der Auswahl neuer Lieferanten häufig eine Kommunikation per EDI voraus. Die manuelle Verarbeitung von Bestellungen und Rechnungen rentiertsich für sie nicht. Großunternehmen, die Handel mit Schnellumdrehern betreiben, sparen nämlich nach der Einführung von EDI monatlich Zehntausende von EUR. Aus der Studie der Bitkom geht jedoch hervor, dass in Deutschland EDI auch bei Großunternehmen nur langsam Einzug hält.

Zwei Drittel der Befragtenaus den Reihen der kleineren Unternehmen möchten die Big Player auf dem Markt beliefern und betrachten EDI für diese Zwecke als unerlässlich. 

41 % der Unternehmen meinten, die größte Hürde bei der EDI-Kommunikation sei ihrer Meinung nach ein fehlendes ERP-System. Kleinere Unternehmen würden im Monat nur wenige Dokumente per EDI verarbeiten, und die Anschaffung eines betrieblichen Informationssystems zahle sich für sie nicht aus. Für diese Fälle gibt es auf dem Markt die Lösung WebEDI (WWW-Schnittstelleim elektronischen Datenaustausch), die kostengünstig ist, an nur einem Tag in Betrieb genommen werden kann und kein ERP erfordert.

Wenn auch Sie Ihre Dokumente digitalisieren und den Datenaustausch automatisieren möchten, aber nicht wissen, wie Sie an die Sache herangehen sollen, dann melden Sie sich bei uns. Wir besprechen mit Ihnen unverbindlich, was Ihr Unternehmen benötigt, und finden die passende Lösung für Sie.