Mit ORDRSP können Bestellungen umgehend bestätigt bzw. ergänzt werden

Eine ORDRSP-Nachricht ist die Antwort auf eine Bestellung. Mit ihr weiß der Abnehmer gleich, wann genau die Ware bei ihm eintrifft und ob alles geliefert wird, was er bestellt hat. Denn die Lieferanten sind in der Lage, gemäß den aktuellen Lagerbeständen prompt reagieren. Ohne zum Telefon zu greifen oder eine Mail schreiben zu müssen, alles in EDI.

Kunden, die auf eine EDI-Lösung umsteigen, nutzen in der Regel folgende drei Basis-Nachrichten:

• Bestellungen (ORDERS),
• Lieferavis (DESADV)
• und Rechnungen (INVOIC).

Je nach Situation werden nach und nach weitere Nachrichten hinzugefügt, die zu effektiveren Firmenprozessen führen. Eine der Nachrichten, die die Kommunikation in der Lieferkette erheblich erleichtert, ist ORDRSP (Bestellbestätigung).

Nach Erhalt der Bestellung sendet der Lieferant als Antwort auf die ORDERS-Nachricht eine ORDRSP-Nachricht an den Abnehmer. Diese kann voll- oder teilautomatisiert sein. Gleich nach Erhalt der Bestellung kontrolliert das System den Warenbestand. Wenn alles in Ordnung ist, sendet es umgehend eine Bestätigung mit Liefertermin. Über etwaige Änderungen, mit denen der Abnehmer rechnen sollte, wird er somit innerhalb von wenigen Stunden informiert. Die Nachricht kann eine Position in der Bestellung oder alle betreffen.

Mit einer ORDRSP-Nachricht kann der Abnehmer mitteilen:

• welche Waren in der Bestellung aktuell zur Verfügung stehen,
• in welcher Menge,
• wann die Waren nachgeliefert werden, die aktuell nicht auf Lager sind,
• die Transportart,
• den Zustelltermin der einzelnen Positionen,
• den Preis, zu dem die Ware geliefert wird.

Mehr Zeit, um auf Änderungen zu reagieren

So weiß der Abnehmer kurz nach der Bestellung Bescheid, welche Ware er wann genau geliefert bekommt. Er kann sein Lager für den Wareneingang vorbereiten und Personal abstellen. Wenn er in der Nachricht erfährt, dass einige Waren momentan nicht auf Lager sind oder eine lange Lieferzeit haben, kann er sich umgehend an andere Lieferanten wenden.

Diesen Pluspunkt schätzt man beispielsweise in der Versandapotheke Pilulka, da man auf aktuelle Informationen der Lieferanten prompt reagieren kann. Wenn die jeweilige Ware nicht auf Lager ist, kann man sie rechtzeitig anderswo bestellen. Wenn Fragen zu Bestellungen auftauchen, muss nicht telefoniert oder eine E-Mail geschrieben werden, was früher viel Zeit gekostet hat.

Auch das Unternehmen HP Tronic hat große Erwartungen an ORDRSP : „Wir stellen gerade auf ORDRSP-Nachrichten um. Bisher lief es bei uns so, dass uns die Lieferanten nur formal den Erhalt der Bestellung (sprich nur den Erhalt der ORDERS-Nachricht) bestätigt haben. Alle Abweichungen müssen telefonisch oder per E-Mail abgeklärt werden, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch zu Unregelmäßigkeiten im Bestellprozess führen kann. Dank ORDRSP werden wir per EDI sogleich auf den neuesten Stand gebracht“, so Ondřej Chwaszcz, Finanzdirektor bei HP Tronic.

Die automatisierte Bestellbestätigung trägt zu Kostensenkungen bei den Mitarbeitern bei. Wenn nämlich das System für sie Routineaufgaben erledigt, haben diese mehr Zeit für andere Aufgaben. Die Arbeit wird effektiver und einfacher. Und es muss kein neues Personal angestellt werden.

Für wen sind ORDRSP-Nachrichten am besten geeignet?

Die größte Anwendung finden ORDRSP-Nachrichten in Geschäftsbereichen, in denen das Bestellvolumen nicht zu 100 % abgedeckt sein muss.

Von Bedeutung ist das für all jene Firmen, die:

• keine allzu hohen Lagerbestände halten wollen oder können (z. B. wegen zu kleinen Lagerräumen),
• Waren mit kurzem Verfallsdatum verkaufen (auf ORDRSP haben z. B. bereits Lebensmittelhändler wie Rohlík, Lidl, Globus und Penny oder auch die bereits erwähnte Versandapotheke Pilulka mit Drogerieartikeln umgestellt).
• JIT (just-in-time) oder JIS (just-in-sequence) arbeiten
• oder allgemein auf das Prinzip einer schlanken Produktion setzen.

Da Abnehmer und Lieferant den Inhalt der Nachricht nach eigener Absprache abändern können, findet diese einen breiten Anwendungsbereich in unterschiedlichen Branchen – von kleineren Betrieben bis hin zu großen Konzernen. Aktuell begegnen wir ihr meist im Großhandel mit Baustoffen oder Elektronik (Elfetex, Elkov und neuerdings HP Tronic).

Bei der Umstellung auf ORDRSP bei den Lieferanten und Abnehmern sind wir von GRiT Ihnen behilflich. Wollen Sie ORDRSP in Ihr EDI implementieren? Melden Sie sich bei uns.

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