3 Tipps, wie Sie selbst kleinste Lieferanten in die papierlose EDI-Kommunikation einbinden können

Der elektronische Datenaustausch (EDI) wird traditionell von Abnehmern und Lieferanten in Segmenten mit Schnelldrehern (FMCG) und im Bereich Automotive genutzt. In den letzten Jahren hält er aber auch Einzug im Onlinehandel, Elektrogroßhandel und neuerdings im Handel mit Baustoffen.

Die Pluspunkte der EDI-Kommunikation sind längst unstrittig und jeder Abnehmer, der EDI verwendet, profitiert täglich von den Vorteilen, die die automatisierte Übertragung und Bearbeitung von Dokumenten bietet. Hierzu gehören beispielsweise der zuverlässige Bestellprozess, der effektive Wareneingang, die unglaubliche Beschleunigung der Dokumentenarbeit oder auch die automatische Abwicklung eingehender Warenrechnungen.

Zur Vollkommenheit dieses Verfahrens fehlt jedoch oft, dass nicht alle Lieferanten EDI verwenden, sodass der Abnehmer die Bearbeitung seiner Dokumente nicht zu 100 % automatisieren kann. Warum ist das so? Die meisten Abnehmer konzentrieren sich bei der Einführung von EDI logischerweise und richtig auf ihre größten Lieferanten, die das größte Dokumentenvolumen bilden. Der Einsatz von EDI endet für sie häufig in dem Moment, in dem 55–75 % der Dokumente elektronisch bearbeitet werden. Sie spüren die Kostenersparnis, die größere Effektivität und und die rasche Amortisation der Investition und sehen das Projekt als Erfolg an. Nichtsdestotrotz bleiben in ihrem Portfolio zum Teil Hunderte kleiner Lieferanten, mit denen sie nach wie vor per E-Mail kommunizieren, Rechnungen in Papierform oder als PDF per E-Mail empfangen. Und im Ergebnis wird rund ein Fünftel der Belege nach wie vor manuell bearbeitet.

Wie könnte man hier Abhilfe schaffen? Lassen Sie sich von den erfolgreichsten Firmen inspirieren und probieren Sie drei bewährte Methoden aus, mit denen Sie 100 % Ihrer Lieferanten an EDI anbinden können.

1. Bereiten Sie den Lieferanten den Weg: Vereinfachen Sie die Prozesse

Je einfacher die Anbindung an den elektronischen Datenaustausch, umso weniger Gegenargumente. Dieser einfache Lehrsatz gilt für alle – selbst für die kleinsten Lieferanten.

Am effektivsten ist der elektronische Datenaustausch, wenn er ins betriebliche Informationssystem oder ins Buchhaltungssystem integriert wird. Dann kann der Lieferant darin einfach die Rechnung ausstellen und mit einem Klick an seinen Geschäftspartner senden.  „Probleme gibt es dann, wenn der Lieferant ein betriebliches Informationssystem nutzt, das nicht mit EDI kompatibel ist oder bei dem eine Implementierung kostenintensiv wäre. Das zweite Problem ist die Rentabilität von EDI. Wenn Sie mit Ihrem Lieferanten nur eine oder zwei Bestellungen im Monat austauschen, macht EDI für ihn keinen Sinn, da es sich für ihn nicht auszahlt. Manche Lieferanten wiederum haben gar kein betriebliches Informationssystem und arbeiten zum Beispiel nur mit Excel“, so David Reichel, Produktmanager von ORiON EDI bei GRiT.

Doch auch für diese Lieferanten gibt es eine Lösung: ORiON webEDI. Ein einfaches Webportal, über das der Lieferant auf elektronischem Weg Dokumente mit dem Abnehmer austauschen kann. Für die Integration sind keine langen Schulungen erforderlich und das System kann an nur einem Nachmittag in Betrieb genommen werden. Mit WebEDI wird die Arbeit zwar nicht komplett automatisiert, doch dafür werden alle Bestellungen zuverlässig und pünktlich zugestellt und Lieferscheine samt Transportetiketts und SSCC vorbereitet. Mit WebEDI erhält der Lieferant zudem ein zuverlässiges papierloses Archiv für seine Rechnungen und einen Überblick, welche Rechnungen von der Gegenseite empfangen wurden, welche abgelehnt wurden und warum.