Auslesen von Warenrechnungen, einfache Verwaltung von Bestellungen. iNVOiCE FLOW wird Ihnen im Jahr 2020 Freude bereiten

Auf das System zum automatischen Auslesen von Rechnungen – iNVOiCE FLOW – warten im Jahr 2020 einige Verbesserungen. Schon bald können aus jeder Rechnung auch Warenpositionen ausgelesen werden, sodass nicht nur Gemeinkosten-, sondern auch Warenrechnungen bearbeitet werden können. Außerdem dürfen Sie sich auf ein neues Modul für die Verwaltung von Bestellungen freuen oder auch auf die automatische Zuordnung von Belegen zur jeweiligen Rechnung.

Auslesen von Warenrechnungen

Eine Neuheit, die Sie vermutlich am meisten begrüßen werden – im Laufe des Jahres werden wir iNVOiCE FLOW beibringen, automatisch Rechnungspositionen auszulesen. Damit wird das System in der Lage sein, auch Warenrechnungen zu bearbeiten und beim Import eines Belegs alle Daten zu den Positionen oder Waren automatisch ins betriebliche Informationssystem zu übertragen.

Mit dieser Funktion sparen Sie enorm viel Aufwand bei der Übertragung von Rechnungspositionen ins betriebliche Informationssystem. Noch mehr Vorteile bringt sie für all jene, deren betriebliches Informationssystem an das Lager angebunden ist (zum Beispiel in Form von LOKiA).

Modul zur einfachen Verwaltung von Bestellungen

Im Laufe von 2020 wollen wir das neue Bestellmodul in Betrieb nehmen. Darin können auf einfache Weise

• Bestellungen in PDF erstellt,
• die Bestellungen in den elektronischen Freigabeprozess weitergeleitet,
• freigegebene Bestellungen an den Lieferanten gesendet werden
• und Bestellungen im elektronischen Archiv abgelegt werden.

So haben Sie die komplette Bestellagenda übersichtlich an nur einem Ort.

Sobald Sie die Rechnung zu einer Bestellung erhalten, werden beide Belege vom System automatisch einander zugeordnet. Wenn alle Daten passen, ist keine weitere Freigabe der Rechnung erforderlich – nach einer Überprüfung der Richtigkeit der ausgelesenen Daten wandert der Beleg direkt ins betriebliche Informationssystem.

Im Bestellmodul können auch die Budgets für Bestellungen nach eigenen Kategorien oder Abteilungen festgelegt werden, damit Sie fortlaufend die Leistung kontrollieren und ein Überschreiten der Budgets verhindern können.

Zuordnung der Rechnungen zu den Dokumenten aus dem betrieblichen Informationssystem

Wenn Ihnen die Zuordnung von Rechnungen zu den Bestellungen nicht genügen sollte, haben wir für Sie in Kürze eine noch fortgeschrittenere Funktion parat, die eine Zuordnung der Rechnung zu jedem beliebigen Dokument aus Ihrem betrieblichen Informationssystem ermöglicht. Sprich zu der Bestellung, dem Wareneingangsschein oder etwa auch zum Lieferschein.

Nach einem Abgleich mit der Dokumentennummer und dem Betrag muss die Rechnung nicht mehr freigegeben werden, sondern kann gleich im betrieblichen Informationssystem abgelegt werden. Somit ersparen Sie sich eine doppelte Freigabe und sorgen für eine zügige Rechnungsbearbeitung.

Visualisierung von Daten und Delegation von Zuständigkeiten

Doch auch die Überprüfung von Rechnungsangaben wird vereinfacht. Es genügt, wenn Sie mit der Maus auf die ausgelesene Angabe im Begleitschein fahren und schon wird Ihnen in der Rechnungsansicht die entsprechende Angabe angezeigt. Dieses Novum beschleunigt den Validierungsprozess und erleichtert Ihnen die Suche nach Rechnungsangaben.

Schon bald wollen wir Ihnen zudem die Festlegung vorübergehender Nutzerrollen präsentieren. Wenn etwa der Freigabeberechtigte in Urlaub fährt, übergeben Sie dessen Berechtigung an einen Kollegen, damit die Freigabe von Rechnungen weiterlaufen kann.

Integration in Roger Invoice Financing

Im Laufe des Jahres planen wir darüber hinaus die vollständige Integration von iNVOiCE FLOW in die Dienstleistung Roger Invoice Financing. Sobald eine Rechnung vom Abnehmer freigegeben wird, die noch vor dem Zahlungstermin beglichen werden soll, wandert der Beleg automatisch ins Roger System und der Lieferant erhält binnen 3 Tagen ab dem Zeitpunkt der Rechnungsausstellung 75 % des Rechnungsbetrags ausbezahlt.