Acoustique Quality spart dank Digitalisierung monatlich Hunderte Stunden an Verwaltungsaufwand

Die Firma Acoustique Quality (im Folgenden nur AQ), die Audiotechnik vertreibt, verarbeitet dank der Digitalisierung am Tag Bestellungen im dreistelligen Bereich und es kostet sie keine Minute Zeit. Das Thema Digitalisierung ist sie jedoch nach und nach angegangen. Zunächst wurden gängige Verwaltungsarbeiten digitalisiert, dann ging es mit dem Bereich Logistik weiter und in jüngster Zeit durchlaufen auch die Fertigungsprozesse eine Automatisierung.

Gerade im Verwaltungsbereich hat AQ zu Beginn des gesamten Digitalisierungsprozesses das größte Potenzial gesehen. Bei AQ gehen nämlich täglich Hunderte von Bestellungen von Händlern ein, die dann die Lautsprecher, Verstärker oder Plattenspieler an die Endkunden weiterverkaufen.

Unter normalen Umständen müsste ein Mitarbeiter jede Bestellung aus dem E-Mail-Eingang abholen und ins betriebliche Informationssystem einpflegen. Dank dem elektronischen Datenaustausch (EDI) erfolgt dies mittlerweile ganz automatisch.

In der Praxis bedeutet dies: Sobald eine Bestellung eintrifft, sendet das System umgehend eine Bestellbestätigung an den Kunden. Zugleich werden damit die Daten aus der Bestellung ins Informationssystem übertragen, sodass nichts mehr manuell erfasst werden muss.

„Wenn jemand wie wir am Tag Bestellungen im dreistelligen Bereich bekommt, bedeutet dies eine riesige Zeitersparnis. Monatlich sparen wir dank dessen Hunderte Stunden Routinearbeit“, so Karel Svoboda.

Der einzige objektive Nachteil von EDI ist, dass es von beiden Seiten genutzt werden muss, also vom Abnehmer und vom Lieferanten, damit es auch funktioniert. AQ motiviert seine Kunden daher stets, ebenfalls auf den elektronischen Datenaustausch umzusteigen.

AQ ist ein Beispiel dafür, dass man nicht gleich alle Prozesse in der Firma umstellen muss, wenn man sich für die Digitalisierung entscheidet. Im Falle von AQ war die Einführung von nur einer Softwarelösung, ausreichend, um gleich nach deren Inbetriebnahme riesige Mengen an Routinearbeit zu sparen.