EDI wird im Baustoffhandel zum Standard: Welche Gründe sprechen für die Einführung von EDI?

Während der elektronische Datenaustausch (EDI) letztes Jahr allmählich Einzug in den Baustoffhandel hielt, gilt er dieses Jahr immer mehr als Standard. Nach großen Firmen wie Stavebniny DEK oder PRO-DOMA Stavebniny stellen nun auch kleine und mittlere Unternehmen auf EDI um. Die Systeme für den elektronischen Datenaustausch meistern auch die Besonderheiten des Baustoffhandels und erleichtern den Firmen die Arbeit mit Dokumenten.

Transitbestellungen oder Einbehalt sind kein Hindernis für EDI

Die Baustoffbranche ist in vielerlei Hinsicht spezifisch. Wenn Sie im Bauwesen tätig sind, werden Ihnen die folgenden Situationen sicherlich bekannt vorkommen:

• Tausende Produkte verschiedener Marken und Hersteller von Hunderten Lieferanten,
• Hunderte Lieferscheine und Rechnungen täglich,
• ständige Aktualisierungen der Produktdatenblättern von den Lieferanten,
• Lieferungen direkt auf die Baustelle anstatt ins Lager,
• Berechnung von Verpackungsmaterialien und Einbehalt (Verlängerung des Zahlungsziels eines Teils der Rechnung).

Dies sind alles Herausforderungen, welche die manuelle Vorbereitung von Dokumenten verkomplizieren und verzögern. Aber Firmen, die EDI nutzen, automatisieren einen Großteil dieser Arbeit.

Welche konkrete Hilfe bringt EDI den Abnehmern der Baustoffhändler?

In der Regel sind es gerade die Abnehmer, die die Einführung von EDI in Gang bringen. Doch auch den Lieferanten bietet EDI Vorteile. Im Bauwesen tätige Firmen tauschen am häufigsten Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen aus.

Der Abnehmer bereitet die Bestellung in seinem Informationssystem vor und versendet sie mit Hilfe von EDI. Die Bestellung wird ins Informationssystem des Lieferanten geladen, der mit nur einem Mausklick den Empfang bestätigt, was der Abnehmer sofort sieht. Weder der Lieferant noch der Abnehmer müssen Dokumente ausdrucken oder manuell senden.

Nach Abwicklung der Bestellung sendet der Lieferant per EDI die Rechnung. Wenn alle Angaben übereinstimmen, wird die Rechnung beim Abnehmer automatisch mit den entsprechenden Belegen gepaart und gebucht.

EDI kümmert sich auch um kontinuierlich versandte Avis, die sog. „Service-Nachrichten“ (zum Beispiel Bestätigungen über die Verifizierung der elektronischen Signatur oder Hinweise auf eine falsche Rechnung). So ist die Gegenseite stets auf dem Laufenden, was mit dem jeweiligen Dokument gerade geschieht.

Die Marktführer in der Branche loben EDI für die Reduzierung der Fehlerquote und des finanziellen Aufwands

Während sich einige Firmen ihr Tagesgeschäft ohne EDI-Kommunikation nicht mehr vorstellen können, zögern andere vielleicht noch. Laut Petra Kutnatová, Miteigentümerin von Stavebniny DEK, gibt es dazu aber keinen Grund. „Der ausschlaggebende Punkt für Stavebniny DEK war, uns und unseren Lieferanten die mühsame Routinearbeit bei der Dokumentenarbeit zu ersparen. Unsere Buchhalter haben jetzt viel mehr Spaß an der Arbeit und darüber hinaus sparen wir jährlich mehrere Millionen Kronen bei der Bearbeitung von Dokumenten. Die EDI-Kommunikation erfordert auch eine sehr genaue Einstellung der Lieferantencodes und der Maßeinheiten bei allen Positionen, was uns die Automatisierung der nachgelagerten Prozesse in unseren Zweigstellen und Lagern erleichtert“, sagt Kutnatová.

Firmen wie Stavebniny DEK, in denen sich die Veränderungen im Rechnungswesen bereits etabliert haben, setzen mit der Digitalisierung fort, was ihren Vorsprung weiter vergrößert. Typischerweise beschleunigen sie den Wareneingang mit Hilfe von SSCC, die mit EDI verknüpft sind.

Warum Sie mit der Digitalisierung nicht zögern sollten

Die Big Player haben die Automatisierung bereits hinter sich. Jetzt sind die kleinen und mittleren Unternehmen an der Reihe. Die Automatisierung der Lieferkette senkt erheblich die Fehlerquote. Und eine effektive Firma ist gleichzeitig stabiler.

Auf dem Arbeitsmarkt herrscht Personalmangel. Bereiten Sie sich keine unnötige Arbeit in Bereichen, in denen die Arbeit von Software übernommen werden kann.

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