Automatisierung von Rechnungen befreit Firmen von Routinearbeit und spart Kosten. Mall.cz sparte Millionen

Mit der automatischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird Routinearbeit nicht nur effektiver, sondern kann Unternehmen auch zu Einsparungen im Millionenbereich verhelfen. Als Beispiel sei Mall.cz genannt, einer der größten E-Shops hierzulande, der dank der Automatisierung des Dokumentenflusses im letzten Jahr mehr als 4 Millionen Kronen gespart hat.

Mall.cz als einer der Big Player im Onlinehandel auf dem tschechischen Markt arbeitet mit Tausenden Lieferanten zusammen, mit denen er Hunderttausende Dokumente austauscht. Als einer der ersten E-Shops hat den elektronischen Datenaustausch (EDI) eingeführt. Mall.cz nutzt die EDI Lösung ORiON, mit der der Eingang, die Kontrolle und die Verbuchung von Rechnungen automatisch erfolgen. In Kombination mit iNVOiCE FLOW, einem Tool zur automatischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen, geht der Dokumentenaustausch im Allgemeinen nun erheblich schneller vonstatten und den Buchhaltern bleibt Routinearbeit erspart.  

„Anfang März haben wir noch einmal eine Auswertung des Projekts vorgenommen. Diese hat ergeben, dass wir an der Bearbeitung von Eingangsrechnungen insgesamt 13 Millionen Kronen gespart haben, allein im letzten Jahr waren es über 4 Millionen. Es handelt sich um Nettoeinsparungen an Buchhaltungsarbeit, nach Abzug aller Kosten für die Einführung und den Betrieb von EDI. Die Buchhalter müssen sich nicht mehr mit Routineaufgaben herumschlagen und arbeiten an strategischeren Aufgaben“, so Jakub Chalupecký, Finanzdirektor von Mall.cz.

Mall.cz hat einen Weg für Lieferanten gefunden, die kein EDI verwenden

Bei Rechnungen von Lieferanten, die kein EDI verwenden, behilft sich Mall.cz mit der Funktion iNVOiCE FLOW zum automatischen Auslesen von Daten aus Dokumenten.

„iNVOiCE FLOW liest aus den Eingangsrechnungen automatisch die Basisdaten aus, damit unsere Buchhalter diese nicht von Hand übertragen müssen. Dank dessen konnten wir unseren internen Freigabeprozess bei Bestellungen und Rechnungen digitalisieren, wodurch der Verwaltungsaufwand quer durch das ganze Unternehmen reduziert werden konnte. Darüber hinaus hat uns der neue digitalisierte Prozess geholfen, den Betrieb in der Coronazeit aufrechtzuerhalten, in der die meisten Mitarbeiter im Homeoffice sind“, setzt Chalupecký fort.

Mit Elektronisierung zu einem effektiven Cashflow

Dank Rechnungen in einer standardisierten elektronischen Form steht Lieferanten von Mall.cz auch die Dienstleistung Mall Invoice Financing zur Verfügung, mit der Rechnungen noch vor Fälligkeitstermin beglichen werden. Die Dienstleistung läuft auf der Plattform des Zahlungsinstituts Roger und nützt beiden Seiten.

Lieferanten können mittels Invoice Financing flexibel mit ihrem Cashflow arbeiten. Bei Bedarf können sie sich einen Teil der Rechnung schon drei Tage nach der Ausstellung auszahlen lassen, und dies zu besseren Bedingungen als in einer Bank.

Mall.cz spart dank Mall Invoice Financing die Zeit eines Finanzmanagers und von Buchhaltern bei der Verwaltung früherer Begleichungen von Rechnungen und verbessert seine Beziehungen zu seinen Lieferanten. Die gemeinsame Zusammenarbeit minimiert nämlich auf beiden Seiten die Verwaltungskosten.