Elektronischer Datenaustausch (EDI) dringt in Baustoffbranche vor. Firmen sparen enorm viel Zeit und Geld

Die größten Spieler auf dem Baustoffmarkt arbeiten mit Tausenden Lieferanten zusammen und wickeln im Jahr bis zu einer Million Bestellungen und Rechnungen ab. Wenn sie alle Arbeiten manuell erledigen würden, würde sie das eine Menge Zeit und Geld kosten. Daher steigen Baustoffgrößen wie Stavebniny DEK, PRO-DOMA Stavebniny und weitere allmählich auf den elektronischen Datenaustausch (EDI) um und schließen sich damit anderen Branchen an, in denen EDI gang und gäbe ist.

Der Baustoffmarkt und seine Herausforderungen im Lieferkettenmanagement

Durch den Baustoffmarkt fließen ähnlich wie bei FMCG (Schnelldrehern) in nur kurzer Zeit große Mengen an Waren. Neben klassischem Baumaterial wie Ziegeln, Dämmstoffen, Fenstern usw. sind es kleinere Positionen wie Bauchemie, Werkzeug oder Verbindungsmaterial. Für den Händler bedeutet das, dass er

• Tausende Produkte verschiedener Marken und Hersteller verkauft,
• Waren von Hunderten Lieferanten bezieht,
• Tag für Tag Hunderte Bestellungen und Rechnungen abwickelt
• oder auf die Aktualität von Produktdaten seiner Lieferanten achten muss.

Im Unterschied zum klassischen Einzelhandel wird das Material häufig nicht ins Lager geliefert, sondern direkt auf die Baustelle (Transitbestellungen). Aus den Papieren muss daher klar ersichtlich sein, wann und wohin die Ware geliefert werden soll. Jeder Fehler verursacht unnötige Wartezeiten.

Eine weitere Besonderheit ist der Einbehalt von Geld, wenn die Frist von Rechnungen (oder Teilrechnungen) verlängert wird. Der Einbehalt schützt den Abnehmer in Fällen, in denen das gelieferte Baumaterial Mängel aufweist und reklamiert werden muss. Wird der einbehaltene Geldbetrag auf der Rechnung übersehen, kann dies den Cashflow gefährden.

Häufig werden auch Dienstleistungen, vor allem Montagearbeiten oder Handling auf den Rechnungen angegeben. Auch die Berechnung von Verpackungen (Kisten, Paletten, Drahtkörbe usw.), die in der Regel wie gängige Waren in Rechnung gestellt werden, steht oft zur Debatte.

Durch all diese Besonderheiten wird die Erstellung von Dokumenten erschwert, wenn alles manuell gemacht werden muss.

Wie kann EDI einem typischen Abnehmer im Baustoffhandel helfen?

Firmen, die in der Baustoffbranche tätig sind, tauschen meist folgende drei Basisdokumente über EDI aus: Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen.  

Das läuft so, dass der Abnehmer in seinem betrieblichen Informationssystem eine Bestellung erstellt und per EDI absendet. Der EDI-Provider wandelt die Bestellung in eine ORDERS-Nachricht um und leitet sie an den Lieferanten weiter, bei dem die Bestellung gleich ins betriebliche Informationssystem geladen wird und mit einem Klick empfangen werden kann.

Der Besteller muss nichts ausdrucken oder manuell senden. Darüber hinaus weiß er, dass der Lieferant die Bestellung bestätigt und angenommen hat.

Sobald der Lieferant die Bestellung versendet hat, kündigt er über EDI die Warenlieferung an (in Form der EDI-Nachricht DESADV), damit der Abnehmer sich auf den Empfang vorbereiten kann.

Wenn die Bestellung abgewickelt worden ist, sendet der Lieferant über EDI die Rechnung (INVOIC), die beim Abnehmer ins betriebliche Informationssystem geladen wird. Falls Preise und Leistung mit dem Wareneingang übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet und verbucht. Dadurch werden mit EDI weitere Minuten gespart, Routinearbeiten abgebaut und die Fehleranfällig gesenkt.

Weitere nützliche EDI-Nachrichten sind Avis wie zum Beispiel AUTACK (Bestätigung der Dechiffrierung und Überprüfung der elektronischen Signatur), APERAK (Quittierung) oder COMDIS (Rechnungsdifferenz) im Fall einer fehlerhaften Rechnung. Dank diesen "Servicemeldungen“ weiß die Gegenseite stets, was gerade mit dem jeweiligen Dokumente passiert und kann im Bedarfsfall gleich reagieren.

Die Initiative zum Umstieg auf EDI in einer Geschäftsbeziehung geht meist von den Abnehmern aus, die Digitalisierung und Automatisierung des Dokumentenflusses kommt aber auch den Lieferanten zugute. Sie können Bestellungen schneller empfangen oder Rechnungen schneller ausstellen. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, Rechnungen mit einer langen Fälligkeit zu finanzieren. Größeren Lieferanten wiederum werden manuelle Arbeiten abgenommen und profitieren von einer geringeren Fehlerquote. Nicht selten sind es sogar sie, die EDI von ihren Abnehmern verlangen.

EDI ist bereits bei Big Playern im Einsatz

Davon, dass sich EDI im Baustoffbereich auszahlt, zeugt auch die Anbindung der Big Player auf dem Markt wie etwa

• Stavebniny DEK,
• PRO-DOMA Stavebniny
• oder GARBIAR Stavebniny (Slowakei).

Ein besonderes Segment bilden die Baumärkte (Bauhaus, Hornbach, OBI oder UNI Hobby), die schon seit einigen Jahren EDI nutzen und einen Teil ihrer Lieferanten von dessen Vorteilen überzeugen konnten. Kommenden Akteuren im Baustoffhandel fällt der Einstieg in die Welt strukturierter Dokumente umso leichter.

„Für unsere Lieferanten ist nun die Bestätigung einer Bestellung eine Frage von wenigen Minuten. Den Großteil der Eingangsrechnungen bearbeiten wir ohne menschliches Zutun. Die manuelle Bearbeitung war zeit- und kostenintensiv, von der höheren Fehleranfälligkeit ganz zu schweigen“, begeistert sich Petra Kutnarová, Mitinhaberin des Baustoffhandels Stavebniny DEK, im Interview für EDIZone (ganzes Interview hier) für Dokumente in strukturierten Formaten.

Ganz ähnlich denkt auch Petr Heidrich, Betriebsmanager des Baustoffhandels PRO-DOMA Stavebniny. „Seit dem Umstieg auf den elektronischen Datenaustausch kann ein Teil möglicher menschlicher Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung entstehen, vermieden werden.“

Baustoffsparte steht vor einer Krise

Die Baustoffsparte ist im Jahr 2020 trotz Coronapandemie rasch gewachsen. Im Lockdown haben die Menschen genutzt, um ihre Wohnungen und Häuser wieder auf Vordermann zu bringen, darüber hinaus war das Bauwesen (zumindest bisher) nicht von der Krise betroffen.

Doch in Zukunft rechnen viele Fachleute mit einer Krise und vor allem mit einem Rückgang von Investitionsbauvorhaben. Daher ist es wichtig, dass die Firmen unnötige Verwaltungskosten und gegen eine eventuelle gewappnet sind. Das geeignet Tool dazu ist EDI.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, auf EDI umzusteigen, versuchen Sie es zum Beispiel mit der flexiblen Lösung ORiON EDI von GRiT. Hinter dieser Lösung, die in Unternehmen wie OBI, Diton, Juta etc. zum Einsatz kommt, steht eine jahrzehntelange Entwicklung. Darüber hinaus kann ORiON EDI ganz einfach an Ihr ERP-System und an ein weiteres nützliches Tool angebunden werden: iNVOiCE FLOW. Dieses Tool digitalisiert Eingangsrechnungen von Lieferanten – auch von jenen, die entweder kein EDI nutzen oder dafür nicht geeignet sind (z. B. Dienstleister). Mit iNVOiCE FLOW werden alle Steuerbelege automatisiert.