Bei PRO-DOMA wurde bereits zur Jahrtausendwende die Digitalisierung eingeläutet –⁠ etliche Prozesse wurden automatisiert, weitere sind in Planung

PRO-DOMA, der erste tschechische Baustoffvertrieb mit mehr als 60 Filialen, hat mit einer Digitalisierungslinie zum Scannen von Rechnungen angefangen und verarbeitet heute auch Bestellungen, Angebote, Verträge oder Reklamationen digital.

PRO-DOMA ist seit 30 Jahren auf dem tschechischen Markt tätig und hat sich bereits zum Jahrtausendwechsel auf die Digitalisierung eingelassen. Man wusste, dass die administrativen Prozesse beschleunigt werden müssten, wenn man kontinuierlich wachsen wolle.

„Der erste große Schritt war bei uns die Digitalisierung der Eingangsrechnungen. Wir haben eine Digitalisierungslinie gekauft, mit der wir Rechnungen gescannt haben. Das System hat aus diesen Daten Kopfzeilen angelegt, aus denen beispielsweise Lieferantenangaben oder sonstige Daten ausgelesen wurden. Mit diesen Angaben wurde die Eingangspost erfasst, und die eingescannten Dokumente ins ERP-System angehängt. Für uns war das eine große Revolution, mit der wir unsere Effektivität steigern und die kaufmännische Abteilung geographisch auf mehrere Orte verteilen konnten“, so Pavel Kostrhoun, CFO der Firma PRO-DOMA.

Dank der Digitalisierung müssen die kaufmännischen Teams von PRO-DOMA nicht an einem Ort gebündelt werden, sondern können auf mehrere Orte in Tschechien verteilt sein. Die Buchhaltung sitzt in Březnice, die Rechnungsabteilung in Český Brod und das Controlling in Prag, sodass alle firmeneigenen Immobilien sinnvoll genutzt werden können.

Die Eingangsrechnungen bilden auch weiterhin den Großteil der digitalisierten Dokumente. Seit der Einführung der Digitalisierungslinie werden hier jedoch auch weitere Dokumente elektronisch erfasst und verarbeitet, zum Beispiel:

• Bestellungen,
• Angebote,
• Unterlagen zu Geschäftsfällen
• oder Verträge, die im firmeneigenen Intranet gespeichert werden.

Bei PRO-DOMA begreift man die Digitalisierung als einen kontinuierlichen Prozess. Daher ist man stets auf der Suche nach weiteren neuen Tätigkeiten, die effektiver gestaltet werden könnten. Zum Beispiel hat man 2021 angefangen, Reklamationen digital zu verarbeiten, und man hat einen elektronischen Datenaustausch (EDI) eingeführt, sodass Dokumente mit den Geschäftspartnern in einem strukturierten Format ausgetauscht werden können. Wenn PRO-DOMA zum Beispiel eine Rechnung von einem Lieferanten erhält, wird diese von EDI mit dem Lieferschein verglichen und bei Überstimmung verbucht.

Selbst nach 20 Jahren Digitalisierung musste man bei PRO-DOMA feststellen, dass in einigen Mitarbeitern noch tief die Sehnsucht verwurzelt ist, Prozesse in Papierform abzuwickeln. Ein Teil der Mitarbeiter hatte nach wie vor das Bedürfnis, Dokumente auszudrucken, auch wenn es einen einfacheren Weg gegeben hätte. Die Situation musste mit der Zuordnung von Zugangsrechten zum Drucker geregelt werden. 

PRO-DOMA ist ein tolles Beispiel, dass die Digitalisierung eine kontinuierliche Suche nach ineffektiven Prozessen und deren Verbesserung ist. Man ist sich bewusst, welche Prozesse besser laufen könnten, und je nach Priorität werden diese nach und nach optimiert. Jeder digitalisierte Prozess ermöglicht es der Firma, wieder ein Stück zu wachsen.