Zuerst hat Pilulka.cz die Lagerdokumente digitalisiert – heute gilt die Online-Apotheke als Vorreiter in Sachen Digitalisierung

Das Apothekennetz und der E-Shop Pilulka.cz, der sich von der manuellen Eingabe von Lieferscheinen in Druckform zum Vorreiter in Sachen Digitalisierung in der Pharmazie entwickelt hat, teilt mit uns seine Anfänge im Bereich Digitalisierung.

Es gab Zeiten, als bei Pilulka elektronische Lieferscheine ausgedruckt und anschließend auf demselben Rechner Warenposition für Warenposition und Charge für Charge in eine andere Software übertragen wurden. Man wusste, dass diese Prozesse nicht haltbar waren und für das Unternehmen wachstumshemmend sind. Wenn man zum Beispiel ein neues Sortiment einführen und die Lieferantenzahl verdoppeln wollte, müsste man zugleich die Mitarbeiterzahl verdoppeln, die sich nur um die Verwaltung kümmern würden.

Den Einstieg in die Welt der Digitalisierung begann bei Pilulka in der Logistik und der Automatisierung des Dokumentenflusses in Verbindung mit der Belieferung. Man führte das System ORiON EDI (EDI = elektronischer Datenaustausch) ein und begann folgende Dokumenten mit den Geschäftspartnern elektronisch und in einem einheitlichen strukturierten Format auszutauschen:

• Bestellungen,
• Bestellbestätigungen,
• Lieferscheine
• und Rechnungen.

Dank EDI wurde die Geschäftskommunikation zum Großteil automatisiert, sodass der Wareneingang und die Abwicklung von Bestellungen beschleunigt wurden, die Buchhaltung keine Rechnungen mehr übertragen muss und im Jahr Millionen von Kronen gespart werden. Eine Rechnung etwa, die per EDI zugestellt wird, wird automatisch ins betriebliche Informationssystem übernommen und vom Buchhalter mit einem Klick freigegeben, ohne dass auch nur ein einzige Rechnungsangabe von Hand eingepflegt werden muss. 

Obwohl es immer noch Partner-Apotheken gibt, die Pilulka Papierrechnungen schicken, kommunizieren mittlerweile mehr als 90 % der Geschäftspartner per EDI. Das ist für eine konservative Branche wie die Pharmazie eine Überraschung –⁠ und einer der Gründe, warum Pilulka in den Medien auf seinem Gebiet als Vorreiter in Sachen Digitalisierung bezeichnet wurde.

Den Ansatz von Pilulka bei der Digitalisierung beschreibt COO Michal Hanáček folgendermaßen: „An das Thema Digitalisierung gehen wir agil heran, sodass wir immer wieder zu bereits digitalisierten Prozesse zurückkehren und versuchen, mithilfe der Digitalisierung und Automatisierung noch weiter voranzukommen.“

Pilulka.cz ist ein Beispiel dafür, dass der Einstieg in die Digitalisierung nicht bedeutet, dass alle Prozesse in einem Unternehmen auf einmal umgestellt werden müssen. Beginnen Sie bei einem oder wenigen Prozessen, und wenn es sich bewährt, können nach und nach weitere hinzukommen.