Früher wurde bei Travel FREE noch gedruckt und gestempelt, heute arbeitet man in einem digitalen Büro

In unserer Aufklärungskampagne zum Thema Digitalisierung befragen wir interessante Unternehmen, wie bei ihnen alles angefangen hat. Eines der befragten Unternehmen ist Travel FREE, der europäische Marktführer im Grenzverkauf. Das Unternehmen betreibt 70 Filialen und hat sein Geschäft mit einem digitalen Büro bzw. der Digitalisierung von Dokumenten modernisiert. Bei der Umstellung ist man sukzessive vorgegangen, der erste Schritt war das Versenden von elektronischen Bestellungen.

Als Travel FREE im Jahr 2004 mit der Digitalisierung angefangen hat, wurde viel Zeit für Tätigkeiten aufgewendet, die aus heutiger Sicht komisch wirken. „Da uns die meisten Rechnungen per Post zugestellt wurden, mussten wir auch die wenigen, die wir elektronisch bekommen haben, ausdrucken und zur Freigabe mit einem Stempel versehen“, erinnert sich Lenka Novotná, CMO in Travel FREE.

In Travel FREE habe man aber von Anfang an gewusst, dass die Digitalisierung der richtige Weg sei. Man habe recht schnell das elektronische Versenden von Bestellungen und danach auch das digitale Büro eingeführt. Das digitale Büro ist eine elektronische Plattform (vergleichbar mit Google Disk oder OneDrive) auf der online Meetings eingeplant oder Richtlinien und Verträge abgelegt und geteilt werden können.

Dank des digitalen Büros muss bei Travel FREE ein Teil der Dokumente nicht mehr in Papierform erfasst werden. Der nächste logische Schritt war daher die Digitalisierung des Dokumentenflusses. Da ein Großteil der Lieferanten von Travel FREE in Deutschland sitzt, wo der Austausch von Dokumenten in einem strukturierten Format Standard ist, hat Travel Free das System ORiON EDI eingeführt (EDI = elektronischer Datenaustausch).

Seither erfolgt der Austausch von Rechnungen und Bestellungen mit den Lieferanten elektronisch und mit maximalem Automatisierungsgrad. Wenn zum Beispiel eine Rechnung eintrifft, die der Bestellung und dem Lieferschein entspricht, wird sie vom System automatisch freigegeben und gebucht. Und der zuständige Mitarbeiter erhält eine entsprechende Benachrichtigung.

Eine große Erleichterung war für Travel FREE auch die Einführung der Online-Registrierung für die Clubkarte. Früher erfolgte die Registrierung der Kunden mithilfe von Papierformularen, aus denen die Mitarbeiter die Angaben manuell ins System übernehmen mussten, was bisweilen zu Fehlern führte.

Travel FREE gehört ins Segment mit der höchsten Warenrotation (FMCG), wo die Digitalisierung aufgrund der großen Anforderungen an Einkaufsprozesse, Logistik und Cashflow entsprechend hoch ist. In diesem Segment werden in kurzer Zeit große Warenmengen umgeschlagen, und die Waren in der Regel von Hunderten Lieferanten bezogen. Nichtsdestotrotz beweist Travel FREE, dass auch hier die Digitalisierung ein allmählicher Prozess ist, der Schritt für Schritt erfolgt und mit der Optimierung von Teilprozessen beginnt.