Die Zukunft der Geschäftskommunikation liegt in der Automatisierung von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen

Die Zukunft der Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Partnern liegt in der Automatisierung. Schon heute nutzen Unternehmen Tools, die den Prozess Purchase-to-Pay, also den Prozess vom Einkauf bis hin zur Bezahlung, automatisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie es in solchen Unternehmen aussieht.

Der Begriff Purchase-to-Pay umfasst den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen von der Bestellung über den Austausch aller Dokumente bis hin zur Bezahlung. Ohne Digitalisierung und Automatisierung erfordert dieser Prozess die Zusammenarbeit der Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen, Hunderte von Stunden am Telefon im Gespräch mit Lieferanten, Tonnen an Papier, Liter von Tinte und Stunden manueller Eingabe ins System. Und leider auch Chaos und Fehler.

Heutzutage gibt es bereits Systeme, mit denen der gesamte Prozess digitalisiert und größtenteils automatisiert werden kann. Dies sorgt für mehr Effizienz, einen besseren Überblick, eine geringere Fehlerquote und Einsparungen bei der Arbeit oder den Druckkosten.

Schritt 1: Bestellung

Die Automatisierung der Bestellungen erfolgt über das E-Procurement, mehreren Prozessen, die (oft mit Nutzung digitaler Tools) Effektivität, Genauigkeit und Geschwindigkeit der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen steigern.

Den Abnehmer unterstützen diese Prozesse bereits bei der Lieferantenauswahl – sie überprüfen, ob Partner nicht insolvent sind, bündeln Informationen über Geschäftsbedingungen oder mögliche Preisnachlässen u. ä.

Abnehmer können sich mittels Integration direkt an die Systeme ihrer Lieferanten anbinden, verfügbare Waren oder Lagerbestände verfolgen und gleich bestellen. Dank der Offenheit der Systeme müssen Bestellungen nicht zwingend durch einen Einkäufer erfolgen, sondern auch durch andere Mitarbeiter.

Nach Erstellen einer Bestellung wird diese automatisch dem Freigabeberechtigten zugeordnet. Sobald die Bestellung freigegeben wurde, wird sie vom System an den Lieferanten weitergeleitet. Die Abnehmer haben den Prozess stets unter Kontrolle, die Einkäufer zum Beispiel überwachen beim Erstellen jeder einzelnen Bestellung das Budget und sehen, inwieweit dieses durch die Bestellung erschöpft wurde.

In der Tschechischen Republik gibt es eine leichtere Version dieses Systems, das Modul Bestellungen des Tools iNVOiCE FLOW. Darin können Bestellungen erstellt werden, die ans Budget geknüpft sind. Das System sendet die Bestellungen automatisch zunächst an den Freigabeberechtigten und erst dann an den Lieferanten.

Schritt 2: Bearbeitung von Rechnungen

Die Bestellung in elektronischer Form geht an den Lieferanten, womit automatisch die entsprechende Ware im Lager blockiert wird. Der Beleg ist transparent und kann von beiden Seiten direkt in der Webanwendung kommentiert werden. Anschließend bereitet der Lieferant die Sendung vor und stellt eine digitale Rechnung aus. Auch dieser Teil des Prozesses kann automatisiert werden, beispielsweise durch EDI.

Sobald der Abnehmer die Rechnung erhalten hat, kommt das System zur automatischen Bearbeitung von Rechnungen zum Zug. Dieses System nimmt die Rechnung entgegen, liest bei Bedarf die Daten aus (über EDI gesendete Rechnungen müssen nicht mehr ausgelesen werden) und kontrolliert, ob sie mit der Bestellung übereinstimmt. Danach sendet es die Rechnung an den Freigabeberechtigten, oder, wenn Bestellung und Rechnung übereinstimmen, gibt sie automatisch frei. Im Anschluss wird die Rechnung im betrieblichen Informationssystem erfasst und im elektronischen Archiv archiviert.

Tools zur Automatisierung der Bearbeitung von Rechnungen sind heute gang und gäbe und kommen nicht nur bei großen Konzernen, sondern auch in kleinen und mittleren Unternehmen zum Einsatz. Auf dem tschechischen Markt gibt es zum Beispiel das Tool iNVOiCE FLOW der Firma GRiT, das auf dem Prinzip künstlicher Intelligenz arbeitet, dazulernt und mit der Zeit in der Lage ist, automatisch jede Eingangsrechnung auszulesen und zu bearbeiten.

Schritt 3: Elektronische Bezahlung

Nach Freigabe der Rechnung ist die Bezahlung an der Reihe. Purchase-to-Pay-Tools bieten integrierte Finanzdienste wie etwa zur Kürzung der Zahlungstermine von Rechnungen. Unter den tschechischen Systemen ist dies mit Invoice Financing der Firma Roger möglich. Gegen eine kleine Provision bezahlt Roger den Lieferanten automatisch bereits wenige Tage nach Ausstellung der Rechnung. Dies sorgt für kürzere Zahlungstermine und ein besseres Cashflow auf beiden Seiten.

Einige Systeme im Ausland ermöglichen auch eine Anbindung an eine Bank, mit der die Zahlungen automatisch erfolgen bzw. ermöglichen Zahlungen direkt von einer Schnittstelle des Systems aus oder bieten fortgeschrittene analytische Möglichkeiten über dem Rechnungsprozess. Ähnliche Dienstleistungen wird es bald auch in Tschechien geben.

Zukunft der Automatisierung steht vor der Tür

Der Weg von der Bestellung über die Rechnung bis hin zur Bezahlung ist dank den beschriebenen Tools komplett digital und größtenteils automatisiert – dies spart enorm viel Zeit, wird vollständig an nur einem Ort aufgezeichnet, nötigt Firmen nicht dazu, in Spitzenzeiten weiteres Personal zu beschäftigen und macht Bestandsmitarbeitern die Hände frei für interessantere Aufgaben.

Die Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses gehört im Ausland mittlerweile zum Standard, Vorreiter in Tschechien ist die Firma GRiT.