Douglas setzt auf automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Die Einzelhandelskette Parfümerie Douglas automatisiert den Rechnungseingang von Lieferanten durch die Lösung Orion Invoice Flow, mit der 99 % der Rechnungen maschinell bearbeitet werden. Das Rechnungsformat spielt dabei keine Rolle. Der Beleg kann mit der Post, per E-Mail als PDF-Datei oder auch in Form strukturierter elektronischer Daten versendet werden. Dadurch müssen Eingangsrechnungen nicht mehr aufwendig erfasst werden und die Belege können schneller und übersichtlicher freigegeben, gebucht und zugeordnet sowie ins Buchungssystem übertragen und papierlos archiviert werden.
Die Parfümerie Douglas ist in ihrem Bereich die Nummer Eins in Europa. Sie verfügt über mehr als 2500 Parfümerien im In- und Ausland. Umfragen zufolge gilt die Einzelhandelskette mit ihrem hochwertigen Angebot unter Verbrauchern als beste Parfümerie auf dem tschechischen Markt. Auf Qualität setzt die Parfümerie Douglas auch bei internen Betriebsprozessen, daher hat sie sich für die Lösung Orion Invoice Flow für den gesamten Eingang und die Bearbeitung von Rechnungen entschieden.
80% weniger Verwaltungsaufwand beim Rechnungseingang
Den Anstoß zur Umstellung auf einen automatisieren Rechnungseingang war eine interne Analyse, bei der sich eherausgestellt hat, dass die Bearbeitung von Eingangsbelegen zu den aufwendigsten Prozessen zählt. Seit der Umstellung auf das neue System spart man 80 % der Arbeit mit dem Dokumenteneingang, indem Dokumente aus dem Postfach automatisch bearbeitet, Daten aus den Rechnungen extrahiert und 99 % der Eingangsrechnungen automatisch direkt ins Buchungssystem eingelesen werden.
„Wir selbst haben vorher gute Erfahrungen mit der Nutzung von Orion EDI für den elektronischen Datenaustausch in strukturierten Daten bei Ausgangsrechnungen gesammelt. Ausschlaggebend für die Auswahl der Lösung Orion Invoice Flow war, dass sie zuverlässig den gesamten Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen abdeckt. Am Anfang gab es Befürchtungen, ob wir die Änderung meistern werden, aber nach den ersten 14 Tagen waren die Key-User vom ersparten Arbeitsaufwand begeistert“, so Milan Švihla, IT-Manger bei Parfümerie Douglas.
Ein weiterer Pluspunkt ist der um Tage schnellere Freigabeprozess, bei dem die Freigabe zuverlässig adressiert erfolgen kann und ein genauerer Dokumentenfluss je nach Rolle des freigabeberechtigten Mitarbeiters möglich ist. Vorher gab es bei der Übergabe von Rechnungen und daran anknüpfenden Dokumenten Verzögerungen, da ein vergleichbares Tool im Unternehmen fehlte.
Zentral arbeitet die Parfümerie Douglas mit SAP aus der deutschen Zentrale, während in Tschechien und der Slowakei externe Buchführungsfirmen mit deren betriebswirtschaftlichen Systemen genutzt werden. Die durch die Lösung Orion Invoice Flow automatisch extrahierten Daten werden nach der Freigabe direkt ins Buchführungsprogramm übertragen. Die Integration sorgt auch für eine Übergabe der internen Nummer, der Buchungsnummer der Rechnung. Die Nutzer können den Beleg mit nur einem Klick vom Buchungssystem aus abbilden oder diesen anhand der internen Nummer und verschiedener Parameter heraussuchen.
Nachfragen zu Belegen sind erheblich zurückgegangen
Die Finanzabteilung verfügte zuvor über keine Informationen, wie groß die Summe der Verbindlichkeiten im Freigabeprozesse war. Der Freigabeprozess von Papierdokumenten machte es praktisch unmöglich, den Überblick darüber zu behalten, wo eine Rechnung gerade ist, was unnötige Probleme mit der Fälligkeit von Verbindlichkeiten verursachte und zu Spannungen in der Beziehung zu den Lieferanten führte. Bisher bedeutete dies häufige Nachfragen von Seiten der Lieferanten oder innerhalb der Firma. Doch seit der Umstellung auf Orion Invoice Flow sind die Nachfragen zu Belegen auf ein Zehntel zurückgegangen und Eingangsrechnungen werden um etwa 75% schneller beglichen.
„In den Prozess der Rechnungsbearbeitung sind hierzulande rund vierzig Mitarbeiter eingebunden – von Filialleitern, Managern bis hin zu Mitarbeitern aus der Verwaltung und Buchhaltung. Eine Besonderheit sind internationale Rechnungen. Wenn sich früher bei jemandem die Papiere auf dem Tisch stapelten, war es schwierig, Ordnung zu bewahren und Zahlungstermine einzuhalten. Nach der Umstellung auf Orion Invoice Flow ist die Kommunikation zum Thema Rechnungen mit den Lieferanten und auch firmenintern um ein Vielfaches zurückgegangen, sodass wir im Gegensatz zu früher eine Menge Energie sparen“, fügt Švihla hinzu.
Ein weiterer Vorteil der Umstellung auf Orion Invoice Flow ist das einfache Wiederauffinden von Rechnungen und die Stärkung des Audit Trails von Steuerbelegen durch Verknüpfung mit ihren Anlagen. Meistens werden Lieferscheine oder rozpisy služeb an Rechnungen gehängt. „Wir sind auch dabei, elektronische Bestellungen. Unser Ziel ist es, dass Belege für eine maschinelle Buchung der Belege voll automatisch zugeordnet werden können“, verrät Milan Švihla das nächste Vorhaben.
Die technologische Dienstleistung Orion Invoice Flow hebt sich dadurch ab, dass die Bearbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten automatisiert wird, ohne Ansprüche an den zuständigen Mitarbeiter zu stellen. „Mit dieser Dienstleistung werden alle erforderlichen Tools vereint, so dass die Nutzer alle Vorteile der Digitalisierung der Buchhaltung voll nutzen können – stets rechtskonform und unabhängig von den Formaten der Dokumente“, so David Reichel, Direktor des Bereichs CCV eBusiness.
