Hubert J. E. strebt 100%ige automatische Bearbeitung von Warenbelegen an

Hubert J. E., slowakischer Marktführer im Verkauf von Sekt und Schaumweinen, weitet die Möglichkeiten der automatischen Bearbeitung von Warenbelegen mit seinen Abnehmern aus. Die Lösung ORION von CCV Informační systémy, einem führenden tschechischen Dienstleister im Bereich Elektronischer Datenaustausch (EDI), verwendet er nun auch für eine automatische Bearbeitung von PDF-Bestellungen wichtiger Abnehmer sowie für eine voll elektronische Bearbeitung von erstellten Steuerbelegen. Zugleich richtet er seinen Fokus auf eine Automatisierung des Datenaustauschs mit seinen Lieferanten, um sich dem Ideal eines digitalen Unternehmens anzunähern.

Hubert J. E. hat auf dem slowakischen Markt eine breites Kundenportfolio. Neben nahezu allen bedeutenden Handelsketten sind unter seinen Abnehmern auch Einzelhändler auf dem traditionellen Markt, Getränkegroßhändler oder Gastrobetriebe. Insgesamt mehr als 200 Geschäftspartner, mit denen er Geschäfts- und Logistikdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen austauscht. Reine Steuerbelege bearbeitet er rund Tausend pro Monat.  

Ausschlaggebend waren die Kosten für die Bearbeitung erstellter Rechnungen

„Die Kosten in Verbindung mit der Bearbeitung, dem Druck und dem Versenden einer solchen Menge an Dokumenten war ein guter Grund, den Rechnungsausgang zu digitalisieren“, so Rastislav Levčík, Manager in den Bereichen IT und Einkauf bei Hubert J. E. und fügt hinzu: „Und die Möglichkeit, das Lager an Aktenordnern loszuwerden, in denen die Kollegen früher lange blättern mussten, um den gewünschten Steuerbeleg herauszusuchen, ist das Sahnehäubchen.“

Das Ziel war es, maximale Effektivität im gesamten Prozess Dokumentenfluss sicherzustellen. Den elektronischen Datenaustausch (EDI) nutzt Hubert J. E. schon seit 2005. Mithilfe von EDI erfolgt aktuell die Bearbeitung der Hälfte aller Warenbelege automatisch. EDI hat dank den fortgeschrittenen Automatisierungsmöglichkeiten für das Unternehmen Priorität. Doch nicht alle Kunden nutzen für den Datenaustausch strukturierte EDI-Daten.

Besonders kleineren Abnehmern aus dem regionalen Großhandel oder der Gastronomie musste Hubert J. E. bisher Rechnungen per E-Mail, Fax oder in Druckform auf dem Postweg zuschicken. Eine interne Untersuchung, die von der Abteilung Controlling ausgearbeitet wurde, hatte einen bedeutenden Raum für Einsparungen enthüllt, wenn es gelänge, den veralteten Papierprozess in die Anwendung elektronischer Formate umzuwandeln.

Eine weiterer Engpass mit einem hohen Arbeitsaufwand für den jeweiligen Mitarbeiter war der Empfang von Bestellungen dieser Kunden. Diese trafen von den Abnehmern, die kein EDI nutzen, meist als PDF im Anhang einer E-Mail ein und mussten manuell ins betriebliche Informationssystem eingetragen werden, damit die Expedition mit ihnen arbeiten konnte.  

Von nun an nur noch elektronisch

Am Beispiel eines Kunden wie Kaufland Slowakei handelt es sich um Dutzende umfangreicher Bestellungen im Monat. Mit seinem großen Dokumentenvolumen hat sich Kaufland förmlich als Pilotkunde für die automatische Bearbeitung von PDF-Bestellungen angeboten. Mit der Dienstleistung ORION PDF2EDI werden die Dokumente maschinell in eine EDI-Nachricht (ORDERS) umgewandelt, die anschließend wie jede andere Bestellung von Abnehmern, die die den elektronischen Datenaustausch nutzen, ins betriebliche Informationssystem von Hubert J. E. geladen wird.

Sie ist sogar in der Lage, sog. Änderungsbestellungen, die Kaufland verwendet, zu erkennen und den Bearbeiter darauf hinzuweisen. Die Bearbeitung dieser Bestellungen konnte somit deutlich verkürzt werden und die Fehlerquote der Null angenähert werden. Dadurch ist es möglich, PDF-Bestellungen von jedem beliebigen Kunden zu bearbeiten. Daran wie die Dokumente versendet werden, ändert sich für den Kunden absolut nichts.

Bei der Bearbeitung von erstellten Rechnungen ist Hubert J. E. noch einen Schritt weitergegangen. „Wir sind nun in der Lage, alle Formen erstellter Steuerbelege wie Rechnungskorrekturen, Preisgutschriften, Retouren und natürlich Rechnungen direkt von unserem System aus elektronisch abzuwickeln“, freut sich Levčík.

Sämtliche Steuerbelege werden vom betrieblichen Informationssystem SAP ans Konsolidierungszentrum ORION übertragen, wo sie mit einer überprüften elektronischen Signatur versehen, an den Abnehmer versendet und zugleich unter Nutzung eines Zeitstempels elektronisch archiviert werden, um den aktuellen Rechtsvorschriften gerecht zu werden. „Mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sind wir den Papierkram los. Und es kann nicht mehr passieren, dass eine Rechnung wie vom Erdboden verschwunden ist“, ergänzt Levčík.