Kein Aufwand mit dem Rechnungseingang mehr? Invoice Flow automatisiert Bearbeitung von Rechnungen

Eine Dienstleistung zur Automatisierung des Rechnungseingangs und Vereinfachung der Bearbeitung von Dokumenten, aber auch deren vertrauenswürdige Archivierung bis hin zum Import in ein beliebiges betriebliches Informationssystem – all dies ist ORION Invoice Flow. Das Besondere daran ist, dass damit die Rechnungsbearbeitung in verschiedenen Formaten automatisiert wird, ohne besondere Anforderungen an die Bedienung zu stellen. Die Automatisierung des Prozesses Accounts Payable nutzt Texterkennung und den elektronischen Datenaustausch.

Nur eine Lösung für den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung

Immer häufiger erhalten Unternehmen die Belegoriginale in elektronischer Form. Umso problematischer wird es, wenn man zweigleisig mit Papierformaten fährt. Mit der neuen technologischen Dienstleistung ORION Invoice Flow werden alle erforderlichen Tools zur Automatisierung des Eingangs und der Bearbeitung von Rechnungen vereinheitlicht, ungeachtet dessen ob die Rechnung in einem Briefumschlag, per Fax, als PDF in der Anlage einer E-Mail, in einem strukturierten Format (EDI, XML, IDOC, ISDOC etc.) oder gar als Bild in JPG eintrifft. Die Verwendung bei Kunden bestätigt, dass sich damit bei der Bearbeitung von Rechnungen rund 80 % Zeit sparen lässt.

„Die Zeit, die wir für die Bearbeitung von Rechnungen gebraucht haben, hat sich stark verkürzt. Der Rechnungseingang läuft jetzt über ORION Invoice Flow bis ins Helios System. Seiher hat sich auch die Zusammenarbeit mit der externen Agentur verbessert, die für uns die Buchhaltung macht“, wertet Jiří Šilhánek, Finanzmanager des Fri-Service Czech (vormals Fri-Jado) die Einführung der Dienstleistung.

Die Dienstleistung umfasst nicht nur eine automatisierte Rechnungsabwicklung, Erfassung und Kontrolle, sondern verkürzt die Freigabe der Rechnungen dank elektronischem Workflow von Tagen auf Minuten. Sie nutzt eine maschinelle Übertragung der Daten aus den Eingangsrechnungen in beliebige Formate. Ohne manuelle Erfassung und Fehler werden diese anschließend automatisch ins betriebliche Informationssystem geladen und zugleich über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert.

Leichtere Arbeit ohne Papiere bis hin zur Bezahlung

„Mit ORION Invoice Flow können unsere Kunden 100 % aller Rechnungen im System in einem elektronischen Format automatisch bearbeiten. Bei Warenrechnungen wiederum erfolgt bei bis zu 90 % aller Rechnungen die Buchung und Zuordnung zur Bestellung voll automatisch ohne menschliches Zutun. Der Mitarbeiter muss nur noch bei 10 % der Rechnungen Unstimmigkeiten klären“, erklärt David Reichel, Direktor des Bereichs eBusiness bei CCV .

ORION Invoice Flow ist an vier smarte Dienstleistungen des Zentrums ORION angebunden. Eine davon ist die mögliche Finanzierung von Rechnungen zur Aufwertung des Arbeitskapitals, das an Eingangsrechnungen gebunden ist, mithilfe von Invoice Financing by Roger.