EDI als sichere Umgebung für die Übertragung großer Dokumentenmengen

Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Gerade diese Dokumente in einer strukturierten elektronischen Form werden am häufigsten zwischen Abnehmern wie etwa E-Shops oder Einzelhandelsketten und Lieferanten mittels EDI-Kommunikation ausgetauscht. Den größten Nutzen hat die Verwendung von EDI für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten, doch auch Firmen mit einem kleineren Datenvolumen können damit Kosten sparen. Und zugleich gilt: Je mehr Unternehmen am standardisierten elektronischen Datenaustausch beteiligt sind, umso größer sind die Vorteile der EDI-Kommunikation.

Einen Einsatz der EDI-Kommunikation können im Prinzip alle Firmen in Betracht ziehen, die merken, dass der Prozess der Dokumentenverarbeitung bei ihnen Reserven hat, beispielsweise in Sachen Fehlerquote, Langsamkeit und Mangel an Flexibilität oder bei einem Übermaß an „manueller“ Dokumentenarbeit. Der gesamte Prozess lässt sich mithilfe des EDI präzisieren, beschleunigen und übersichtlicher gestalten. Ein weiteres Argument für die Umstellung auf EDI ist in der heutigen Zeit von Cyberbedrohungen die sichere Umgebung, die EDI für die Übertragung sensibler Geschäftsdaten bietet.

Verknüpfte Geschäfts- und Logistikprozesse

„Die EDI-Kommunikation ist überall dort von Vorteil, wo es regelmäßige Geschäftsbeziehungen und einen damit verbundenen Dokumentenaustausch zwischen Abnehmern und Lieferanten gibt. Ich spreche mit Absicht im Plural, denn je mehr Abnehmer es in der jeweiligen Umgebung gibt und je mehr Lieferanten diese haben, umso sinnvoller ist die EDI-Kommunikation“, erläutert David Reichel, Solution Architect bei GRiT. Im Hinblick auf die Prozesse geht das Geschäft (Einkauf, Verkauf, Rechnungsstellung) Hand in Hand mit der Logistik (Ankündigung von Warenlieferungen, ein schnellerer und genauerer Wareneingang).

Von EDI profitieren in erster Linie Unternehmen, die Hunderte und mehr Dokumente im Monat verarbeiten und standardisierte Ware verkaufen. Hier bietet sich EDI als eigenständiges Tool wie etwa in einer Cloud an, in der Dokumente übersichtlich verwaltet werden können.

Unternehmen, die im Monat Dokumente im ein- oder zweistelligen Bereich verarbeiten, können die günstigere Variante webEDI nutzen. Die Anmeldung erfolgt über den Webbrowser, ohne dass eine umständliche Implementierung erforderlich ist. Eine sinnvolle Lösung für kleinere Lieferanten zum Beispiel, deren Abnehmer eine Geschäftskommunikation per EDI verlangt. Oder auch für Unternehmen, die das Senden von Rechnungen vereinfachen wollen, aber für die eine cloudbasierte EDI zu kostenaufwendig und robust ist.

Formatierung, Übertragung und Verwaltung + Archivierung

Jede EDI-Lösung sollte drei Hauptbereiche abdecken. Der erste davon ist die Konvertierung der gesendeten Nachrichten in ein Format, das vom Unternehmenssystem verarbeitet werden kann. Der zweite die Übertragung der EDI-Nachrichten selbst und der dritte die damit verbundene Verwaltung und Archivierung der Transaktionen, Dokumente und Ereignisse.

Was ist bei einer Implementierung von EDI notwendig? Hier kommt es auf die Ebeneder genutzten Dienstleistungen an. Die Dienstleister im Bereich elektronischer Datenaustausch (EDI-Provider) bieten aber meist Clouddienste an, die praktisch keinerlei Ansprüche an Hardware oder Software stellen. Das Einzige, was man benötigt, ist ein Webbrowser. „Prozessänderungen spiegeln sich aber häufig im ERP wider, das entsprechend angepasst werden muss. Die Lösung ORiON EDI für den elektronischen Datenaustausch wird dann mithilfe einer einfachen Anwendung an das angepasste ERP angebunden“, so David Reichel

Neben einer direkten Anbindung ans ERP kann auch eine Webanwendung für die Dokumentenarbeit genutzt werden, sodass auch all jene EDI betreiben können, denen eine Implementierung in ihr betriebliches Informationssystem nicht zusagt oder die gar keines besitzen. Für diese einfachste Form einer EDI-Lösung genügen eine in Büros gängige PC-Ausstattung, Zugang zum Internet und ein Webbrowser.