Wie Sie mit EDI auf einfache Weise die Firmenkosten senken können

Die Inflation wächst, die Energiekrise hält an, die Firmenkosten steigen. Die Firmen sind daher stets auf der Suche nach neuen Wegen, um zu sparen. Einer davon ist die Digitalisierung. Wenn Sie bereits mit der Digitalisierung angefangen haben, halten Sie inne und denken Sie darüber nach, ob man nicht noch mehr herausholen könnte – in dem Sie zum Beispiel mehr Geschäftspartner ins Boot holen, die beim elektronischen Datenaustausch mitmachen.

In der bevorstehenden Krise werden besonders jene Firmen einen Vorteil haben, die ihre Prozesse optimiert haben. Firmen, die noch nicht damit angefangen haben, sollten möglichst bald die bestehenden Prozesse analysieren und nach Möglichkeiten suchen, wie diese vereinfacht werden können.

Einer der wirksamsten Wege ist der Abbau von Papierdokumenten und -formularen. Viele Dinge lassen sich online regeln, sei es die Kommunikation mit Kunden oder mit Geschäftspartnern. 

Elektronischer Datenaustausch als Grundlage der Digitalisierung

Lieferanten und Abnehmer tauschen über den elektronischen Datenaustausch (EDI) Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen aus und können somit die mit der Verteilung von Papierdokumenten verbundene Kosten senken. Dies spart den Mitarbeitern im Einkauf und im Rechnungswesen Zeit und reduziert die Fehlerquote bei der manuellen Datenverarbeitung. EDI funktioniert jedoch nur, wenn beide Seiten mitmachen – die Abnehmer, aber auch alle Lieferanten.

Wann sollte man seine Lieferanten an EDI anbinden?

In der Regel beginnen Abnehmer mit der Einbindung der wichtigsten Lieferanten, die den größten Anteil am Umsatz ausmachen. Hier kann man nämlich binnen kurzer Zeit die finanzielle Einsparung sehen. Doch 80 % des Umsatzes bedeutet nicht zwingend 80 % an Verwaltungsaufwand. Auch nur ein BruchteiI kleiner Lieferanten kann Hunderte Dokumente produzieren, die von den Firmen weiterhin in Papierform oder per E-Mail verarbeitet werden.

Die Einbindung der großen Partner ist eine gute Strategie bei Einstieg in den elektronischen Datenaustausch – sagen wir etwa in den ersten sechs Monaten. Ihr langfristiges Ziel sollte aber die Einbindung aller Lieferanten sein, auch der kleinsten.

„Wichtig für uns sind Einsparungen bei der manuellen Arbeit, eine Beschleunigung der Logistik- und Buchführungsprozesse sowie ein besserer Überblick über die bestellte und gelieferte Ware. Die Lieferanten wiederum begrüßen die schnellere Verarbeitung von Rechnungen und die Behebung des Problems mit ‚abhanden gekommenen‘ Rechnungen. Zudem erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung über den Rechnungseingang oder über Probleme bei der Verarbeitung von Rechnungen. So könne Probleme in Rechnungen sofort geklärt werden, und nicht erst bei der Kontrolle des Saldos” , so die Senior Accountant und EDI Beraterin Alzy Monika Ježková.

Wie motiviert man Lieferanten dazu, sich an EDI anzubinden?

Wenn Ihre Geschäftspartner bereits über eine EDI-Software verfügen, können diese einfach angebunden werden. Wenn ein Unternehmer noch nicht den elektronischen Datenaustausch nutzt, sollte man ihm die Vorteile von EDI erklären bzw. ihm Hilfe bei der Einführung anbieten.

Einfach geht das mit Lieferanten, die Informations- und Buchführungssysteme nutzen, die EDI unterstützen. Denn diese werden sich der Vorteile in der Regel schnell bewusst und haben kaum Gegenargumente.

Es gibt aber auch Lieferanten:

• die ein System nutzen, von dem EDI nicht unterstützt wird,
• für die eine Implementierung zu kostenaufwendig wäre
• oder auch solche, die so wenige Dokumente austauschen, dass sich eine finanzielle Einsparung für sie gar nicht auszahlen würde.

Diesen Lieferanten können Sie eine vereinfachte Weblösung wie etwa ORiON webEDI anbieten. Das Webportal kann ohne eine komplizierte Implementierung und ohne Schulungen an nur einem Nachmittag in Betrieb genommen werden. Es bietet zwar keine komplette Automatisierung, aber stellt alle Bestellungen rechtzeitig zu und bereitet die Lieferscheine vor.

Wie läuft die Lieferantenanbindung an die EDI-Kommunikation ab?

Die Anbindung kann auf zweierlei Weise erfolgen:

• man richtet sie selbst ein (,indem man seine Mitarbeiter damit betraut)
• oder man holt sich Hilfe bei einem EDI-Anbieter, sofern dieser diese Dienstleistung anbietet.

Anbindung mit Hilfe interner Mitarbeiter

Man muss einen Mitarbeiter bestimmen, der die Verantwortung für das ganze Projekt übernimmt und die Termine und den Ablauf überwacht. Der Vorteil einer internen Person auf dieser Position ist, dass sie einen besseren Einblick in die Firma hat, dass sie bei den anzubindenden Lieferanten Prioritäten setzen und das Voranschreiten des Projekts praktisch sofort auswerten kann.

Die Sache hat aber auch einen Nachteil – interne Projekt werden oft verschoben, sobald andere Prioritäten auftauchen. Der Mitarbeiter kann sich dem Thema EDI nur zum Teil widmen, und die Anbindung verzögert sich.

Anbindung über EDI-Dienstleister

Sie als Abnehmer kennen Ihre Partner zwar besser, doch Ihr EDI-Dienstleister kennt alle Möglichkeiten der Software und deren direkte Vorteile für das Segment des jeweiligen Lieferanten.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass die Anbindung Ihrer Geschäftspartner nach Plan verläuft, vertrauen Sie diese Ihrem EDI-Dienstleister an. Dieser kümmert sich um die gesamte Kommunikation mit den Lieferanten und garantiert Ihnen für das Ergebnis. Sie bestätigen uns lediglich das Volumen der anzuschließenden Seiten und die Termine.

Wir von GRiT bieten unseren Kunden projektgesteuerte Anbindungen, bei denen Sie sich um nichts kümmern müssen. Im Jahr binden wir Hunderte von Lieferanten an. Die Baumarktkette IZOMAT stavebniny zum Beispiel kommunizierte zu Beginn des Jahres mit nur drei Lieferanten über EDI und kam nicht weiter voran. „Im Laufe eines halben Jahres hat GRiT Dutzende weitere Lieferanten von uns kontaktiert und angebunden. Wir haben ihnen lediglich eine Liste mit unseren Lieferanten zur Verfügung gestellt, und die restliche Administrative hat GRiT übernommen. Mit der Anbindung von Lieferanten setzen wir fort, um EDI voll nutzen zu können“,  so der Finanzdirektor von Izomat Stanislav Božek. 

Beim Thema Anbindung konnten wir auch der tschechischen und slowakischen Apothekenkette Pilulka weiterhelfen, die sogar in Erwägung gezogen hat, EDI als eine Bedingung für die Zusammenarbeit einzuführen. „Eine große Hilfe für uns war die Firma GRiT, die unseren Lieferanten bei der Anbindung an EDI behilflich ist. Einige Lieferanten sind zwar anfangs nicht gerade erfreut, dass wir etwas von ihnen wollen, aber sobald EDI bei ihnen eingeführt worden ist, sind sie froh. EDI erleichtert nämlich auch ihnen die Arbeit mit der Abwicklung von Bestellungen“, so Michal Hanáček, COO von Pilulka.