Großhandel für Elektromaterial verarbeitet im Monat 7000 Rechnungen ohne menschliches Zutun

Im Großhandel für Elektromaterial und Leuchten ELKOV Elektro erfolgt der Austausch von Rechnungen mit den Lieferanten automatisch mithilfe von EDI. Obwohl diese Technologie in seiner Branche nicht sehr verbreitet ist, tauscht er mittlerweile mit den Lieferanten 7000 Dokumente pro Monat per EDI aus. Dem Technischen Direktor zufolge spare man somit mehrere Arbeitsstellen in der Buchhaltung.

Die Technologie EDI war ursprünglich besonders im E-Commerce oder FMCG verbreitet, dringt aber nach und nach auch in den Elektrogroßhandel vor. Genutzt wird er von Big Playern wie Sonepar oder Elfetex, und auch ELKOV Elektro hat voll auf EDI umgestellt. Obwohl sich bisher nur ein Bruchteil seiner Lieferanten angeschlossen hat, tauscht er mit ihnen 7000 Rechnungen pro Monat aus.

„Bisher haben sich nur 80 von 2000 Lieferanten angeschlossen. Doch darunter sind diejenigen, die bei uns für den größten Umsatz sorgen. Mittlerweile senden wir uns ein Dritter aller Rechnungen per EDI zu, wodurch wir im Monat Hunderte von Arbeitsstunden sparen“ , erklärt Petr Vlašánek, Technischer Direktor von ELKOV elektro. Mit den Lieferanten werden in einem strukturierten Format Rechnungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen und Versandavis ausgetauscht.

„Die Geschäftspartner bei EDI mit ins Boot zu nehmen, ist ein wichtiger Prozess. Es muss gut erklärt werden, welche Vorteile dafür sprechen, und daher zahlt es sich aus, bei den Großlieferanten anzufangen, die bereits mit EDI arbeiten oder die dank EDI so viele Kosten sparen, dass sie es gerne in ihrem Unternehmen einführen“, so Marek Stanovský, Head of Sales GRiTu.

Als größten Vorteil für eine Umstellung auf EDI sieht Petr Vlašánek die Zeitersparnis. „Mit EDI sparen wir vor allem in der Buchhaltung viel Zeit. Die Großlieferanten senden uns teilweise Rechnungen in einem Umfang von 30 Seiten. All dies zu einzupflegen wäre für unsere Mitarbeiter unzumutbar und beim Übertragen besteht das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern“, so Petr Vlašánek. 

EDI breitet sich dank der Anbindung von Lieferanten auf den einzelnen Märkten immer weiter aus, da die Technologie erst dann richtig funktioniert, wenn sie von beiden Seiten eingeführt wird. Diese genießen dann dieselben Vorteile beim Datenaustausch in einem strukturierten Format wie etwa der automatischen Dokumentenverarbeitung.

Die ganze Geschichte von ELKOV und seinem Weg zu EDI können Sie in der Fallstudie nachlesen.