Fehler in Firmenprozessen? Achten Sie auf Warnsignale

Prozessfehler kommen mehr oder weniger wohl bei jeder Firma vor und äußern sich vor allem durch Ineffektivität aller möglichen Betriebsbereiche. Fehler bereiten Mitarbeitern unnötige Arbeit, die doppelt erledigt werden muss und treiben die Fehlerquote in die Höhe. Oft ist man sich dieser Ineffektivität gar nicht bewusst oder ahnt vielleicht nur davon. Schlecht eingestellte Prozesse wirken sich auch auf den weiteren Betrieb eines Unternehmens aus und kosten den Firmenhaushalt Tausende bis Zehntausende Kronen. Dabei lassen sie sich durch die Umstellung auf EDI oder andere Onlinetools relativ leicht beheben. Achten auch Sie auf diese Warnsignale in Ihrer Firma?

Hohe Anzahl an Gutschriften

Der Abnehmer generiert eine Bestellung, der Lieferant stellt die Ware zusammen und sendet sie gemeinsam mit einem Lieferschein und einer Rechnung. Ein typischer Bestellprozess, der sich täglich in Tausenden Firmen wiederholt. Und täglich wiederholen sich auch Fehlbestellungen, Verluste oder Beschädigungen von Waren beim Transport und weitere objektive Umstände, die in der Folge oft zum Gutschreiben von Waren führen, die Buchhaltern nicht gerade Grund zur Freude bereiten.

Mit dem Umstieg auf den elektronischen Datenaustausch (EDI) wird der gesamte Prozess beschleunigt und übersichtlicher. Der Abnehmer generiert Bestellung, der Lieferant nimmt sie in Empfang und sendet umgehend ein Lieferavis. Nach Empfang der Ware sendet der Abnehmer einen Wareneingangsschein und der Lieferant stellt erst jetzt eine Rechnung aus, die er noch vor der Verbuchung freigeben lässt. Die gesamte Kommunikation erfolgt elektronisch mithilfe von strukturierten EDI-Nachrichten und kann zum Großteil automatisiert werden. Beide Seiten haben den gesamten Prozess unter Kontrolle und immer wenn eine Fehler droht, wird er rechtzeitig aufgedeckt und geklärt.

Stillstandzeiten bei der Wareneinlagerung

Beim Abnehmer kommen Lieferwagen mit Waren an, aber da niemand mit dem Eintreffen der Ware gerechnet hat, dauert die Warenannahme viel zu lang. Die Lieferwagen stehen herum, die Fahrer warten, die Mitarbeiter im Lager kommen nicht hinterher. Wenn Sie mit ihrem Lieferanten per EDI kommunizieren, schickt er Ihnen noch vor der physischen Anlieferung der Ware ein Lieferavis. So wissen Sie vorher Bescheid, wann was geliefert wird und können sich auf die Warenannahme vorbereiten. Wenn Sie im Lager Lesegeräte für Strichcodes benutzen, müssen Sie die Ware nach der Anlieferung nur noch einlesen und schon wird sie in Ihrem System erfasst. Noch schneller geht die Warenannahme, wenn Sie SSCC einsetzen. Mit diesen Codes werden nicht nur einzelne Kisten eingelesen, sondern gleich die ganze Palette auf einmal.

Hohe Druckkosten

Firmen, die jeden Rechnungsbeleg einzeln ausdrucken und anschließend in Aktenordnern archivieren, zahlen Geld für das Papier, den Druck und Miete für Lagerräume zur Archivierung. Jedes Mal wenn die Rechnungsbearbeiterin oder Buchhalterin ein Beleg nachträglich heraussuchen müssen, nimmt dies viel Zeit in Anspruch. Belege können heutzutage rein elektronisch ausgetauscht werden, beispielsweise per E-Mail oder noch besser per EDI. Und zur Archivierung genügt ein vertrauenswürdiges elektronisches Archiv.

Unberechtigten oder betrügerischen Rechnungen vorbeugen

Auf dem Postweg oder per E-Mail versendete Rechnungen können gefälscht werden, sodass Ihnen praktisch jeder eine unberechtigte oder erfundene Rechnungen zuschicken kann. Und Sie brauchen zig Minuten, um herauszufinden, woher die Rechnung stammt und wofür sie sein könnte. Warenrechnungen, die per EDI versendet werden, sind dank Audit Trail und sicheren Übertragungskanälen praktisch dagegen gefeit. Im Allgemeinen gibt eher Probleme mit Gemeinkostenrechnungen für diverse Dienstleistungen, die in der Regel nicht über EDI laufen. Fehler bei der Begleichung von Rechnungen lassen sich jedoch durch die richtige Einstellung des Prozesses zur Bearbeitung von Rechnungen oder durch Verwendung neuer Tools (sog. Accounts Payable) wie etwa iNVOiCE FLOW vermeiden.

Zu lange Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Wenn Sie eine Rechnung auf dem Postweg oder per E-Mail erhalten, muss diese von der Rechnungsbearbeiterin empfangen und kontrolliert werden. Die Mitarbeiterin muss überprüfen, ob die Rechnung mit dem Wareneingangsschein/der Bestellung übereinstimmt, muss sie in einigen Fällen vom Vorgesetzten genehmigen lassen, ins betriebliche Informationssystem eingetragen und verbuchen. Das Ganze nimmt mehrere Minuten in Anspruch, und Umfragen (Billentis) zufolge ist der Prozess mit einer ca. 10 % Fehlerhäufigkeit belastet. Und in Spitzenzeiten, wenn die Rechnungsbearbeiterinnen überlastet sind, ist die Situation noch schlimmer. Nach der Umstellung auf EDI gleicht das System automatisch die Belege ab (die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsschein) und weist den Sachbearbeiter nur auf etwaige Abweichungen hin (zum Beispiel im Rahmen der vereinbarten Varianz). Der gesamte Prozess kann damit deutlich beschleunigt werden, und das Risiko menschlicher Fehler wird zudem eliminiert. Wenn Sie unsicher sind, was die Qualität ihrer Prozesse betrifft, nutzen Sie die Dienstleistungen von GRiT. Hier wird man Ihnen bei einer Analyse Ihres Iststands behilflich sein und Ihnen Wege vorschlagen, wie eine höhere Effektivität und somit höhere Gewinne erzielt werden können.