Machen Sie Geschäfte mit FMCG? Dann kommen Sie heute ohne EDI nicht mehr aus

Der Handel im Segment mit Schnelldrehern (FMCG) stellt hohe Ansprüche an die Einkaufsprozesse, die Logistik und den Cashflow. Aus diesem Grund nutzt man hier schon seit Jahrzehnten EDI – ein standardisiertes System für den elektronischen (und zum Großteil automatisierten) Datenaustausch. Mit EDI sparen Firmen viel manuelle Arbeit, und weil es im Bereich FMCG von den meisten Abnehmern und Lieferanten eingesetzt wird, bringt die Einführung von EDI sofortige und sichtbare Ergebnisse.

FMCG und ihre Herausforderungen im Lieferkettenmanagement

Das Schnelldreher-Segment zeichnet sich besonders dadurch aus, das hier binnen kurzer Zeit Unmengen von Warenmengen fließen. Als Verkäufer:

• verkaufen Sie Tausende Produkte verschiedener Marken und Hersteller,
• nehmen Sie Waren von Lieferanten im zwei- bis dreistelligen Bereich ab,
• prüfen Sie ständig die Aktualität der Produktdaten Ihrer Lieferanten,
• senden Sie täglich Bestellungen im zwei- bis dreistelligen Bereich,
• geben Sie den Lieferanten unveräußerte Ware zurück,
• schreiben Sie einige Waren wegen ihrer begrenzen Haltbarkeit ab
• oder aber müssen flexibel auf Rabattaktionen reagieren.

Firmen, die zumindest einen Teil dieser Agenda automatisiert haben, sparen bis zu Hunderttausende Kronen Betriebskosten im Monat. Auch deshalb ist EDI im Bereich FMCG mittlerweile absoluter Standard, der die Kommunikation mit den Lieferanten vereinfacht und für Ordnung im Einkaufsprozess sorgt.

Welchen Nutzen bringt EDI in einem typischen FMCG Unternehmen?

Die meisten Unternehmen auf dem FMCG-Markt tauschen per EDI drei folgende Belege aus: Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen.  

In der Praxis läuft das so, dass der Abnehmer in seinem betrieblichen Informationssystem eine Bestellung vorbereitet und mittels EDI absendet. Der EDI-Provider konvertiert die Bestellung in eine ORDERS und sendet diese an den Lieferanten, bei dem die Bestellung in dessen betriebliches Informationssystem eingelesen wird. Außerdem erhält er eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail.

Somit muss der Abnehmer die Bestellung weder ausdrucken noch per E-Mail senden, spart pro Bestellung mehrere Minuten Zeit und weiß vor allem, dass die Bestellung zugestellt worden ist. Der Lieferant nimmt die Bestellung mit nur einem Klick entgegen, ohne dass er die Daten von Hand in sein betriebliches Informationssystem übertragen muss.

Sobald der Lieferant die Bestellung verschickt hat, kündigt er abermals per EDI die Lieferung der Ware an (in Form der EDI-Nachricht DESADV), damit sich der Abnehmer vorbereiten und die Warenannahme schneller abgewickelt werden kann. Anschließend sendet der Lieferant per EDI auch die Rechnung (INVOIC), die beim Abnehmer ohne manuelle Arbeit direkt in dessen betriebliches Informationssystem geladen wird. Falls Preis und Leistung dem Eingang entsprechen, wird sie automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet und verbucht. Dadurch spart man dank EDI weitere Minuten Zeit, schafft Routinearbeit ab und mindert das Fehlerrisiko.

Die Umstellung auf EDI in Geschäftsbeziehungen geht in der Regel von den Abnehmern aus, Elektronisierung und Automatisierung des Belegflusses sind auch für die Lieferanten von großem Vorteil. Der Bestellprozess läuft schneller und übersichtlicher ab und sie haben die Möglichkeit, Rechnungen mit einer langen Zahlungsfrist zu finanzieren. Größere Lieferanten wiederum freuen sich, weniger manuelle Arbeit und eine geringere Fehlerquote zu haben. Oft sind es sogar die Lieferanten, die ihre Abnehmer von EDI überzeugen.

Was hat EDI Unternehmen noch zu bieten?

Neben dem elektronischen Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen nutzen manche Abnehmer im Bereich FMCG zudem:

• Wareneingangsscheine (RECADV), mit welchen sie ihre Lieferanten über den tatsächlichen Wareneingang informieren. Der Lieferant stellt seine Rechnung anhand des Wareneingangsscheins aus, sodass kein Bedarf mehr an logistischen Gutschriften besteht. Wird z. B. von Ahold oder auch Makro genutzt.
• Lagerbestandsberichte (INVRPT), mit welchen sie ihre Lieferanten über den aktuellen Lagerbestand informieren. Mit dieser Nachricht lassen sich auf einfache Weise Lieferengpässe (Out-of-Stock) vor Rabattaktionen vermeiden. Wird in Tschechien zum Beispiel von Globus oder auch Tesco genutzt.
• Retouren (RETANN), mit welchen sie ihre Lieferanten über Rücksendungen von Waren informieren und auf deren Grundlage Gutschriften generiert werden. Diese Nachrichten sorgen für eine schnellere Kommunikation und eine automatische Zuordnung zu den Gutschriften. Wird von Ahold oder auch Tesco genutzt.
• Zahlungsavis (REMADV), mit welchen sie ihre Lieferanten über durchgeführte Zahlungen informieren, z. B. wenn mehrere Rechnungen auf einmal zu begleichen sind oder bei Dekadenrechnungen für ganze Verkaufsstellen. Wird in Tschechien von COOP Morava genutzt.

EDI kann auch in Kombination mit weiteren Systemen eingesetzt werden. Besonders stark ist zum Beispiel eine Kombination aus Lagerverwaltungssystem und SSCC-Codes, die die Einlagerung und den Wareneingang auf ganzen Paletten vereinfachen. „Seit der Einführung von Lieferavis (DESADV) und SSCC kann der Wareneingang um ein Vielfaches schneller abgewickelt werden. Für Lieferungen von Nestlé hat unsere Warenannahme früher 3–4 Stunden gebraucht. Heute schaffen wir das binnen wenigen Minuten“, bestätigt beispielsweise Le Hai Anh von der Firma Tamda Foods die Beschleunigung logistischer Prozesse.

In der Regel gilt: Je mehr ein Abnehmer über EDI abwickelt, umso mehr Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung hat er.

EDI hilft bei der Erfüllung von Rechtsvorschriften

Neben der Beschleunigung des Bestellprozesses und des Wareneingangs oder der Bearbeitung von Dokumenten leistet EDI auch einen Beitrag zur Erfüllung der Rechtsvorschriften. Zu ORiON EDI, dem hierzulande meistgenutzten EDI-System, gehört zum Beispiel der eKatalog, eine Alternative zu GDSN, der es dem Abnehmer ermöglicht, automatisch Produktinformationen von Lieferanten zu übernehmen. So kann er zum Beispiel die vorgeschriebene Allergenkennzeichnung rasch auf seinen E-Shop übertragen. Vor allem aber stehen ihm aktuelle Daten über alle Hersteller zur Verfügung und er weiß rechtzeitig Bescheid, wenn sich zum Beispiel die Packungsgröße ändert. Auf die Weise überträgt der Großmarkt Makro, der den eKatalog nutzt, die Verantwortung für die richtigen Produktinformationen auf den Lieferanten.

Ähnliche Hilfe leistet EDI bei der Erfüllung des Gesetzes Nr. 395/2009 Sb. über die Marktmacht beim Verkauf von landwirtschaftlichen Produkten und Lebensmitteln und deren Missbrauch, das u. a. besagt, dass jede Bestellung einer Handelskette eine schriftliche Bestätigung vom Lieferanten erfordert. Der Lieferant kann die Bestellung mit der EDI-Nachricht ORDRSP bestätigen. Dieses Tool kommt in Tschechien beispielsweise beim Lebensmittel-Discounter Penny zum Einsatz.

EDI nutzen Kaufland, Tesco, Billa, Nestlé und Mondelez

Davon dass sich EDI im Schnelldreher-Segment auszahlt, zeugt die hohe Anzahl an Unternehmen, die dieses Verfahren nutzt. Zu den größten Abnehmern, die auf EDI umgestellt haben, gehören zum Beispiel

• Kaufland,
• Tesco,
• Billa,
• Globus,
• Lidl,
• Makro,
• Penny,
• Albert
• und COOP.

Zu den EDI-Nutzern unter den Lieferanten von Schnelldrehern zählen u. a.

• Pilsner Urquell,
• Nestlé,
• Unilever (Dove, Rexona, Knorr, Rama, Magnum etc.)
• Agrofert (Kostelecké uzeniny, Olma, Penam etc.),
• Mars (Mars, Snickers, Bounty etc.),
• Coca-Cola,
• Kofola,
• Hamé (Znojmia, Májka etc.),
• oder auch Mondelez (Milka, Opavia, Oreo etc.).

In Zukunft wird EDI eine noch größere Rolle spielen

Das Schnelldreher-Segment ist auch immer häufiger im Internet vertreten und Unternehmen wie Rohlík, Košík oder auch iTesco setzen von Anfang an auf EDI. Die elektronische Kommunikation mit den Partnern ist nämlich für den Betrieb einer Online-Plattform unerlässlich.

„Dank EDI sparen wir viel Zeit bei der Bearbeitung von Rechnungen. Wenn uns der Lieferant die Dokumente über EDI schickt, werden diese automatisch in unser Buchhaltungssystem geladen. Wenn wir die Dokumente stattdessen per E-Mail oder per Post erhalten sollten, würden wir zwei weitere Mitarbeiter für die Bearbeitung einstellen müssen“, so Tereza Podhorská, EDI-Spezialistin bei Rohlík.cz .

Als ebenso wichtig erweist sich EDI in Zeiten der Coronapandemie, in der Angestellte oft im Homeoffice arbeiten. Wegen der Elektronisierung der Dokumenten müssen die Mitarbeiter nicht physisch in der Firma anwesend sein – die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen kann auch vom Heimbüro aus erfolgen, und wenn EDI noch mit weiteren smarten Systemen (wie etwa iNVOiCE FLOW) verbunden ist, kann auch die Genehmigung und Buchung von Gemeinkostenrechnungen automatisiert werden.

Wenn Sie über einen Umstieg auf EDI nachdenken, wenden Sie sich zum Beispiel an den größten GRiT-Dienstleister hierzulande, der ORiON EDI bietet. Hinter dieser flexiblen Lösung steht eine jahrzehntelange Entwicklung, die von einer Reihe führender FMCG-Player wie beispielsweise Rohlík.cz, COOP Morava oder auch Globus genutzt wird. Darüber hinaus kann sie ganz einfach an Ihr ERP-System und weitere Tools von GRiT angebunden werden – etwa mit iNVOiCE FLOW, einem System zur Automatisierung der Bearbeitung von Rechnungen, oder auch mit dem Lagerverwaltungssystem LOKiA WMS.