Früher ging immer wieder mal Bargeld verloren, also begann man zu digitalisieren: Heute hat DoDo seine eigene Logistikplattform

Wir haben DoDo, ein Logistikunternehmen mit mehr als 1900 Kurieren, das Sendungen in 7 europäischen Ländern zustellt, gefragt, wie man dort mit der Digitalisierung angefangen hat. Das Ziel dieses Schritts sei es gewesen, dass bei den Kurieren kein Bargeld mehr verloren geht. Bis man schließlich eine eigene Logistikplattform geschaffen habe: GAIA.

Je größer die Flotte von DoDo wurde, umso dringender wurde die Notwendigkeit zu digitalisieren. Das auslösende Moment war, als wir feststellen mussten, dass bei den Kurieren Bargeld verloren ging. „Zuerst haben wir den Prozess der Bargeldzahlungen bei den Auslieferungen digitalisiert. Der Grund hierfür war ganz einfach. Die Kuriere haben sich mit dem Bargeld aus dem Staub gemacht, sodass wir Verluste im sechsstelligen Bereich machten. Aber die Sache hat auch etwas Gutes – der Prozess der Bargeldzahlungen bei den Auslieferungen wurde nämlich zum ersten Modul unserer neuen digitalen Logistitkplattform“, so Martin Marek, CEO für die Tschechische und Slowakische Republik des Unternehmens DoDo.

Heute werden sämtliche Bargeldzahlungen elektronisch erfasst, sodass ein perfekter Überblick über den Finanzfluss gewährleistet ist. Und weil sich die Digitalisierung des Cash-Managements eindeutig bewährt hat, ist DoDo die Digitalisierung im großen Stil angegangen. Schritt für Schritt wurden eingeführt:

• elektronische Signierung von Verträgen,
• Kosten-Workflow, über das sämtliche durch das Unternehmen fließende Ausgaben freigegeben werden,
• oder auch die Digitalisierung der Prozesse im Fuhrpark.

Im Zuge der Digitalisierung hat man bei DoDo eine eigene Logistikplattform geschaffen: GAIA. Über diese laufen nun die Organisation und Planung von Bestellungen durch Kunden sowie die Kommunikation des Dispatchings mit den Kurieren. 

Die Logistikplattform vereinfacht auch weitere Prozesse wie etwa die Zeiterfassung. Früher wurden die Stundenzettel von den Kurieren eingereicht, wie es ihnen beliebte. Der eine schickte seinen Kundenzettel als PDF, der andere als Excel-Tabelle und ein dritter wiederum gab seinen Stundenzettel von Hand unterschrieben in Papierform ab. Mittlerweile wird alles direkt in der Logistikplattform erfasst, sodass alles geordnet abläuft.

Über GAIA werden auch Anforderungen der Kuriere wie etwa Unfallmeldungen geregelt. Der Kurier gibt seine Anforderung per Smartphone auf das Helpdesk ein und lädt ein Foto vom Unfall hoch. Das wird automatisch in die GAIA-Plattform übertragen, sodass sich die Mitarbeiter in der Verwaltung gleich mit der Situation befassen können.

DoDo ist der Beweis dafür, dass nur ein Impuls genügt, um den Schritt zu einer umfangreichen Digitalisierung zu wagen. Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass es ausreicht, einen einzigen nicht funktionierenden Prozess zu beheben, damit sich ein Unternehmen die Vorzüge der Digitalisierung bewusst macht. Wenn die Geschäftsleitung dann sieht, wie viel Zeit und Geld eingespart werden konnte, fällt ihr die Entscheidung zu einer Digitalisierung im großen Stil leicht.