Wie man sich im Onlinehandel gegen die Konkurrenz durchsetzen kann? Mit der Automatisierung von Routinearbeiten

Der Onlinehandel im In- und Ausland wächst jedes Jahr im zweistelligen Tempo und ist heute etwa zu 15 % am Einzelhandelsumsatz beteiligt. Fachleute sind sich zudem einig, dass durch die Coronakrise die Beliebtheit von Onlinekäufe weiter zunehmen wird. Um einem Anstieg von Nachfrage und neuen Bestellungen standhalten zu können, muss Ihr E-Shop dafür gerüstet sein. Ein Umsatzzuwachs bringt auch einen Kostenanstieg mit sich, und manchmal müssen E-Shops feststellen, dass sich der Gewinn nur geringfügig gesteigert hat, obwohl doppelt so viele Waren verkauft wurden. Eine Lösung für kleine und große E-Shops ist zum Beispiel die Automatisierung von Routinearbeiten – in der Buchhaltung, der Verwaltung oder auch im Lager.

Machen Sie Ihrer Buchhalterin die Arbeit leichter

Eine langwierige und unvorstellbare öde Routinetätigkeit, mit der sich jeder E-Shop befassen muss: der Eingang und die Bearbeitung von Rechnungen.

Wenn Ihre Firma eine Rechnung erhält, muss diese von der Buchhalterin

⦁ empfangen,
⦁ erfasst,
⦁ mit einem Begleitschein versehen,
⦁ vom Vorgesetzen freigegeben,
⦁ ins betriebliche Informationssystem eingetragen,
⦁ beglichen
⦁ und archiviert werden.

Die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung belaufen sich auf 20 bis 40 CZK. Und da diese Arbeit extrem stereotyp ist, macht sie den Buchhaltern meist keinen Spaß und ist fehleranfällig. Bei Alza zum Beispiel unterliefen den Buchhaltern in 11 % der Fälle Fehler – diese Rechnungen mussten dann korrigiert werden, was Mehraufwand bedeutete.

Dabei gibt es heute bereits Tools, die den Prozess vereinfachen und automatisieren. Die Lösung iNVOiCE FLOW zum Beispiel vereinheitlicht den Eingang aller Rechnungen – ganz gleich, ob sie per Post oder E-Mail eingehen. iNVOiCE FLOW nimmt die Rechnungen in jedem beliebigen Format entgegen, erfasst sie im Rechnungseingangsbuch, liest daraus mithilfe künstlicher Intelligenz alle Daten aus und leitet den Beleg zur Freigabe weiter. Nach der Freigabe werden die Daten automatisch im betrieblichen Informationssystem erfasst und der Beleg wird im elektronischen Archiv abgelegt.

Der Buchhalter kontrolliert nur stichprobenartig, ob alle Daten passen und muss sich nur im Fälle kümmern, die vom Standard abweichen. Damit entfällt ein großer Teil an Routinearbeit und die Rechnungsfreigabe erfolgt zudem zügiger, da der zuständige Mitarbeiter über alle erforderlichen Daten zum Beleg verfügt und nichts nachfragen muss. Real kostet Sie die Bearbeitung eines Belegs ein paar Kronen. Und nun multiplieren Sie einmal die Ersparnis mit der Zahl an Rechnungen, die in Ihrer Firma monatlich bearbeitet werden müssen.

Automatisieren Sie Ihre Dokumentenarbeit

Gehören Sie auch zu jenen, die ihren Geschäftspartner Rechnungen und sontige Dokumente per E-Mail zusenden? Dann ist es an der Zeit, etwas daran zu ändern.

E-Mails sind nicht sicher und kosten jede Menge Zeit. Man hat keine Gewissheit, ob sie überhaupt zugestellt wurden, und nach Absenden der Nachrichten weiß man nicht, was gerade mit dem Dokument passiert. Man kann praktisch nur abwarten, bis sich der Empfänger bei einem zurückmeldet.

Auf einer ganz anderen technologischen Ebene spielt sich dieser Prozess mit dem elektronischen Datenaustausch (EDI) ab. Mit der Lösung ORiON EDI etwa, die mittlerweile von Tausenden Firmen in Tschechien genutzt wird, werden Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen in Form strukturierter EDI-Nachrichten ausgetauscht, wodurch manuelle Arbeiten zum Großteil automatisiert werden und somit viel Zeit gespart wird.

Diese Lösung ist noch fortgeschrittener als die oben genannte Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, da damit mehr Belege abgedeckt werden und mit strukturierten Daten gearbeitet wird, die einen deutlich höheren Automatisierungsgrad erlauben.

Dies lässt sich sehr schön am Beispiel Rechnungen veranschaulichen.

Ohne EDI muss jemand in der Firma jede einzelne Rechnung in die Hand nehmen, sie kontrollieren und erfassen. Dann muss er den zugehörigen Wareneingangsschein heraussuchen, überprüfen, ob Menge und Preis übereinstimmen, die Daten aus der Rechnung ins betriebliche Informationssystem übertragen und die Rechnung im Archiv ablegen.

Mit EDI hingegen wird der Rechnungseingang vollständig automatisiert. Die Rechnung trifft ein, wird bearbeitet und aus formeller Sicht kontrolliert. Wenn das System auf einen Fehler stößt, sendet es dem Lieferanten von selbst eine Nachricht, was korrigiert werden muss. Anschließend kann ORiON die Rechnung mit dem Wareneingangsschein, Lieferschein oder der Bestellung abgleichen. Und wenn alles passt, wird sie automatisch im System verbucht.

Der Rechnungssachbearbeiter kümmert sich nur um Sonderfälle, wenn zum Beispiel Preis oder Menge nicht passen, und wendet sich bei Unstimmigkeiten an den Lieferanten.

Die größten Vorteile bietet EDI im Onlinehandel bei

⦁ Bestellungen (ORDERS),
⦁ Lieferavis (DESADV)
⦁ und Rechnungen (INVOIC).

Alle diese Nachrichten werden per EDI in einem standardisierten Format gesendet, das eine schnelle Kommunikation mit den Geschäftspartnern ermöglich – nicht nur im Inland, sondern weltweit.

Schaffen Sie Ordnung im Lager

Lagerarbeiter, die durch das Lager irren und mit einem Zettel in der Hand nach Waren aus der Bestellung suchen, sind nicht gerade effektiv und kosten Sie Unmengen an Geld. Dabei kann auch deren Arbeit beschleunigt und automatisiert werden.

Mit einem Lagerverwaltungssystem (WMS) und Lesegeräten für Barcodes gehen Ihre Mitarbeiter im Lager auf Nummer sicher. Keine Chance, dass ein Produkt nicht zu finden ist oder nach der falschen Variante gegriffen wird, da der Mitarbeiter vom Lesegerät stets zum richtigen Lagerplatz geführt wird.

Gängige E-Shops profieren mit einem Lagerverwaltungssystem (wie etwa unser LOKiA WMS) vor allem bei

⦁ der Wareneinlagerung, wenn der Mitarbeiter im Lager die eingegangene Sendung mit dem Lesegerät einscannt und diese an jenem Lagerplatz unterbringt, der ihm vom System empfohlen wird,
⦁ der Warenauslagerung, wenn der Mitarbeiter vom System stets zum genauen Lagerplatz der Ware aus der Bestellung geleitet wird
⦁ der Abwicklung von Reklamationen und Retouren, wenn die ganze Sendung einfach nur mit dem Lesegerät gescannt werden muss und das System empfiehlt, wo diese gelagert werden soll.

Beim Betreiber der E-Shops Bonus Bona läuft die Kommissionierung von Bestellungen seit Einführung eines Lagerverwaltungssystems 6x schneller ab.

Ideal ist eine Kombination aus mehreren Systemen

Jedes einzelne System für sich läuft hervorragend – doch richtig beeindruckend wird es erst, wenn mehrere auf einmal zum Einsatz kommen.

Eine Kombination aus Lagerverwaltungssystem (WMS) und EDI-Kommunikation trägt im Onlinehandel zu einem erheblich schnelleren Wareneingang bei. Elektronische Lieferscheine von Lieferanten werden nämlich automatisch ins WMS eingespielt. Genutzt werden können auch SSCC-Codes, mit denen Waren palettenweise eingelagert werden können, ohne dass sie vorher ausgepackt werden müssen. Mit SSCC geht der Wareneingang um etwa ein Drittel schneller von der Hand.

Wir von GRiT haben mit dem Onlinehandel große Erfahrungen – mit uns arbeiten große Namen wie Alza, MALL, Rohlík, die Parfümerie Douglas, aber auch zahlreiche mittlere und kleinere E-Shops zusammen. Wir kennen die Bedarfe von Onlineshops, suchen für sie nach neuen Gelegenheiten in den Bereichen Automatisierung oder Digitalisierung und helfen ihnen mit unseren Tools, einem schnellen Wachstum und einer Expansion auf einen Markt im Ausland standzuhalten.

Wenn Sie eine Beratung zu den Möglichkeiten einer Automatisierung in Ihrem E-Shop wünschen, dann lassen Sie es uns wissen.