Onlinehandel setzt immer mehr auf EDI: für manche E-Shops ist es ein Wettbewerbsvorteil, für andere ein Muss

Unternehmer im Onlinegeschäft stehen oftmals vor Herausforderungen wie etwa einem plötzlichen Anstieg der Bestellungen in der Weihnachtszeit oder am Black Friday, häufigen Retouren oder auch der Kommunikation mit Dutzenden bis Hunderten Lieferanten. Daher haben sich die großen Onlineshops in Tschechien vom Schnelldreher-Segment inspirieren lassen und setzen auf EDI – ein standardisiertes System für den elektronischen (und größtenteils automatisierten) Austausch von Bestellungen oder Rechnungen. Dieses bewährte System sorgt im Onlinehandel u. a. für einen schnellen Wareneingang, einen einfacheren Austausch von Geschäftsdokumenten und weniger Personalkosten.

Onlineshops und deren Herausforderungen im Lieferkettenmanagement

Der Umsatz des tschechischen Onlinehandels verzeichnet schon seit einigen Jahren einen jährlichen Zuwachs von ca. 15 %. Die Coronapandemie hat diesen Trend noch beschleunigt. Onlineshops stehen daher derzeit vor vielen Herausforderungen. Hierzu gehören u. a.:

• massiver Anstieg der Nachfrage an Weihnachten, am Black Friday oder auch zu Ostern und infolgedessen überlastete Lager,
• große Menge an Retouren (bei Modeartikeln z. B. betragen die Retouren bis zu 22 %),
• umständliche Kommunikation mit Dutzenden oder Hunderten Lieferanten (oft aus dem Ausland),
• Druck auf schnelle Auslieferung der Ware an den Endkunden,
• besondere Anforderungen an die Dokumentenform (z. B. Seriennummer bei Elektroartikeln),
• starker Konkurrenzkampf, der z. B. durch Preisvergleichsportale hervorgerufen wird.

Wenn Onlineshops ihre Prozesse automatisieren, bekommen sie die Situation besser in den Griff – Auftragsspitzen werden bewältigt, Waren schneller ausgeliefert und Betriebskosten gespart (große Onlineshops bis zu Hunderttausende Kronen im Monat). Die Automatisierung ist eine Voraussetzung für eine Skalierung, besonders wenn ein Onlineshop mit einer Expansion ins Ausland liebäugelt.

Höhere Umsätze bedeuten für Onlineshops nämlich auch höhere Kosten, die in der Regel durch einen größeren Verwaltungsaufwand verursacht werden. Hier ist EDI ein wertvoller Verbündeter, da mit ihm ein Großteil der Arbeit in Verbindung mit dem Wachstum automatisiert wird. Auch deshalb setzen heute alle Big Player im Onlinehandel wie Alza, MALL, Rohlík oder Pilulka auf EDI.

Welche Vorteile bietet EDI im Onlinehandel?

EDI sorgt in erster Linie für eine reibungslose Kommunikation zwischen dem Abnehmer (Onlineshop) und seinem Lieferanten. Die häufigsten Dokumente, die Onlinehändler mit dem Lieferanten austauschen, sind:

• Bestellungen,
• Lieferscheine
• und Rechnungen.

Dank EDI können diese Dokumente in einer strukturierten elektronischen Form ausgetauscht werden, ohne dass sie von Hand ins jeweilige betriebliche Informationssystem eingetragen werden müssen. In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:

1. Der Abnehmer erstellt in seinem betrieblichen Informationssystem die Bestellung und sendet sie über EDI. Der EDI-Provider wandelt das Dokument sofort in eine ORDERS-Benachrichtigung um und leitet sie an den Lieferanten weiter, bei dem die Bestellung automatisch in sein betriebliches Informationssystem geladen wird. Darüber hinaus kann er Benachrichtigungen per E-Mail oder auf sein Smartphone erhalten.

Dank EDI weiß der Abnehmer sicher, dass der Lieferant die Bestellung erhalten hat. Auch der Lieferant hat weniger Aufwand, da er die Bestellung mit nur einem Klick in sein betriebliches Informationssystem lädt und keine manuelle Erfassung erforderlich ist.

2. Sobald der Lieferant die Bestellung abgewickelt und die Ware auf den Weg gebracht hat, sendet über EDI eine Lieferbenachrichtigung (DESADV = elektronischer Lieferschein). Der Abnehmer hat somit einige Stunden Zeit, um sich auf den physischen Wareneingang vorzubereiten. Die Daten aus dem Lieferavis werden darüber hinaus ans Lagersystem übertragen, sodass der Lagermitarbeiter bei der Warenannahme lediglich die einzelnen Kartons mit einem Lesegerät scannen muss, um sie einzulagern und etwaige Abweichungen feststellen können zu können. Ist die Transporteinheit zudem mit einem SSCC versehen, scannt der Mitarbeiter einfach nur den Code auf der Palette, ohne jeden einzelnen Karton auspacken und kontrollieren zu müssen. So kann der Wareneingang erheblich schneller abgewickelt werden.

3. Abschließend stellt der Lieferant im betrieblichen Informationssystem eine Rechnung aus und sendet sie über einen sicheren EDI Kommunikationskanal (INVOIC). Die Rechnung kann nicht abgeändert oder als Fälschung, zum Beispiel von einer ähnlich aufgebauten E-Mail-Adresse aus, gesendet werden. Elektronische Rechnungen werden automatisch vom betrieblichen Informationssystem des Abnehmers erfasst, mit der jeweiligen Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen und müssen nur noch vom Buchhalter verbucht werden. Durch die automatische Kontrolle spart der Onlineshop deutlich Zeit und Verwaltungsarbeit. Und Fehler, die sonst bei der manuellen Verarbeitung von Dokumenten auftreten, können vermieden werden.

Welche Rolle spielt EDI auf im heutigen Onlinehandel?

In Tschechien begannen die Big Player im Onlinehandel in den Jahren 2014 und 2015 mit dem Umstieg auf EDI. An der Wiege von EDI im tschechischen Onlinehandel stand unser Tool ORiON EDI. Nach und nach wurde es von MALL, Alza, DATART, Rohlík, Košík, Pilulka u. v. m. implementiert.

Für diese Onlinehändler ist EDI mittlerweile ein Muss. In der Regel kommunizieren sie mit Hunderten Lieferanten, und dank EDI verläuft die Kommunikation zwischen ihnen um ein Vielfaches schneller und fehlerfrei. Ein entscheidender Faktor etwa für die Vorweihnachtszeit, in der Onlineshops rund ein Drittel ihres Umsatzes machen.

>> Lesen Sie nach, wie die Implementierung von EDI bei Alza abgelaufen ist. <<

Für kleinere Onlineshops ist EDI nicht zwingend eine Notwendigkeit, bringt ihnen jedoch eine Arbeitserleichterung, einen größeren Überblick üben den Bestellprozess und eine Kosteneinsparung. Für diese Zwecke wird ORiON EDI z. B. vom E-Shop Spokojenypes.cz verwendet.

Auch Lieferanten stellen auf EDI um

Damit EDI seine Zwecke erfüllen kann, muss er von den Abnehmern, aber auch von den Lieferanten eingeführt werden. Je mehr Lieferanten auf EDI umstellen, umso effektiver ist EDI für die Abnehmer. Daher bieten wir den Abnehmern bei ORiON EDI die Dienstleistung ROLL-OUT. Die Dienstleistung besteht darin, dass wir den Kunden gezielt ansprechen und ihm den Umstieg auf EDI leichter machen. Sie hat klar festgelegte KPI und einen fixen Zeitplan. Der Abnehmer schont die eigenen Kapazitäten und die Anbindung von Lieferanten wird professionell abgewickelt. Dadurch geht die Anbindung der Lieferanten schneller über die Bühne und erhöht den ROI des gesamten EDI-Projekts.

Die Lieferanten steigen jedoch nicht nur auf EDI um, um die guten Beziehungen zu den Geschäftspartner nicht zu gefährden – auch sie profitieren von EDI. Es vereinfacht den Bestell- und Rechnungseingang, und sie können auch noch weitere Dienstleistungen wie etwa die Roger Zahlung nutzen, mit der Rechnungen noch vor Fälligkeit finanziert werden können. Manchmal kommt es daher auch vor, dass es die Lieferanten sind, die ihre Geschäftspartner von der Einführung von EDI überzeugen. Kleine Lieferanten, die ihre Abnehmer zur Umstellung auf EDI bewogen haben, können zudem die günstige und einfache Weblösung webEDI nutzen. Diese funktioniert wie eine Webanwendung ohne größere Einstiegskosten.

Aus all diesen Gründen hat sich EDI im tschechischen Onlinehandel lawinenartig ausgebreitet. Erst sind die großen Onlineshops auf EDI umgestiegen, dann ihre Lieferanten und diese wiederum konnten weitere Geschäftspartner von den Vorteilen von EDI überzeugen. Viele mittelgroße Onlineshops sind dem Beispiel der erfolgreichsten Onlinehändler gefolgt und haben ebenfalls EDI eingeführt.

Mit welchen Trends ist in den kommenden Jahren im Onlinehandel zu rechnen?

Die Covid-19-Pandemie hat den Trend zu Dropshipping und Marketplaces auf dem tschechischem Markt verstärkt. Diese Dienstleistungen ermöglichen es auch kleineren Händlern, Waren in den großen E-Shops zu einer vereinbarten Provision anzubieten und zu verkaufen. Auf diesem Prinzip ist z. B. Amazon aufgebaut. Die Händler profitieren von den riesigen Besucherzahlen, den technischen Lösungen des Onlineshops sowie von dessen Marketingmacht.

Allgemein gilt:

• Beim Dropshipping wird die Ware vom Lieferanten lediglich gelagert und an den Kunden gesendet. Die gesamte Kommunikation rund um die Bestellung übernimmt der Onlineshop, sodass der Kunde oft gar nicht weiß, dass er bei jemandem anderen eingekauft hat.
• Ein Marketplace überträgt viel mehr Verantwortung auf den Lieferanten, der selbst eine Produktseite erstellt und die Preise für die Waren festlegt. Der Kunde erkennt gleich, dass die Ware von jemandem anderen als dem Betreiber des E-Shops geliefert wird. Auch die Kommunikation mit dem Kunden läuft über den Lieferanten.

Dropshipping in Tschechien bietet z. B. Alza. „Gegenüber dem Endkunden treten wir als Verkäufer auf, sprich in unserem Onlineshop werden die Waren des Lieferanten angeboten und dessen Lagerbestand abgebildet. Der Lieferant stellt die Bestellung zusammen und verschickt sie aus seinem Lager direkt an den Kunden oder unsere Annahmestellen“, so Jan Pípal, Business Development Manager Dropshipment bei Alza.

„Dieses Jahr konnten wir den Prozess der Partneranbindung spürbar beschleunigen und vereinfachen. Nicht zuletzt dadurch hat sich unser Umsatz aus dieser Verkaufsform seit Jahresanfang verdreifacht und wir haben Zehntausende von Aufträge abgewickelt. Wir erweitern damit das Sortiment für unsere Kunden und sehen darin eine riesige geschäftliche Chance für unsere Geschäftspartner, einschließlich kleinerer Händler“, fährt Pípal fort.

„Um jedoch den Umfang der neuen Arbeit problemlos bewältigen zu können, ist es unerlässlich, die Prozesse für die Bearbeitung der damit zusammenhängenden Dokumente in Form eines elektronischen Datenaustausches (EDI) zu automatisieren. Die Anbindung an EDI ist einfach und potenziellen Geschäftspartnern sind wir dabei gerne behilflich“, sagt Pípal abschließend.

Marketplace wiederum ist auf dem tschechischen Markt u. a. von MALL mit dem Programm MALL Partner vertreten. Es handelt sich nicht im eigentlichen Sinne um einen Marketplace, aber kommt diesem sehr nahe.

„Wir haben 1 300 Verkäufer, die bei uns eine große Freiheit genießen. Jedem Partner steht eine eigenes administratives Interface zur Verfügung, in dem er seine Produkte selbst verwalten oder ins Angebot laden kann. Wenn sich ein Besucher von außen das Produkt ansieht, weiß er gleich, dass die Ware nicht von MALL, sondern vom jeweiligen Partner verkauft wird. Unser Partner baut sich somit eine eigene Marke auf, verkauft aber über einen Onlineshop mit einem riesigen Namen, Traffic und Background. Zugleich hat er z. B. die Sicherheit, dass wir uns um das Thema Reklamationen kümmern“, so Jakub Kováč, Head of Sales and Marketplace in der MALL Group.

In Zukunft wird auch im Hinblick auf die Liefergeschwindigkeit der Druck auf Onlineshops steigen. Die Big Player punkten bei ihren Kunden damit, dass sie die Ware noch am Tag der Bestellung oder spätestens am folgenden Tag ausliefern. Der Geschäftserfolg von Rohlik.cz etwa beruht auf diesem Vorteil. Der Hauptgrund für ihren Umstieg auf EDI war, den Wareneingang und den Warenversand an den Kunden zu beschleunigen. Und dies wäre ohne eine Automatisierung kaum möglich.

Steigen auch Sie auf EDI um

Wir von GRiT haben eine EDI-Lawine im tschechischen Onlinehandel losgelöst. ORiON EDI haben wir bei Alza, MALL, Rohlík implementiert und machen das gerne auch bei Ihnen. Kontaktieren Sie uns, damit wir mit Ihnen unverbindlich die Möglichkeiten einer Automatisierung der Lieferkette besprechen können. Folgen Sie dem Beispiel all jener, die heute den tschechischen Onlinehandel beherrschen.