Papierrechnungen gefährden das Business: Warum man in unsicheren Zeiten auf E-Invoicing umsteigen sollte

Das Versenden von Papierrechnungen ist heute längst ein Relikt, das unnötiges Geld verschlingt und die Mitarbeiter Zeit kostet. In der heutigen Zeit, in der Firmen mit den Folgen des Coronavirus kämpfen, treten die Schmerzen papiergebundener Prozesse noch mehr zutage. Sie gefährden den Cashflow, die Gesundheit der Mitarbeiter und überhaupt den ganzen Firmenbetrieb. Wir fassen für Sie die größten Probleme von Papierrechnungen zusammen und zeigen Ihnen, wie diese digital rasch behoben werden können.

Kosten und Gesundheit

Die meisten Firmen und Unternehmer in Tschechien sind bereits an den elektronischen Austausch von Rechnungen gewohnt und versenden diese zum Beispiel per E-Mail im PDF-Format. Es gibt aber immer noch jene, die Papier und den Postweg bevorzugen. Wir von GRiT zum Beispiel verschicken Rechnungen per Post an knapp ein Fünftel der Kunden.

Die manuelle Abwicklung von Rechnungen und das Senden per Post sind dabei eine unnötige Belastung für Absender und Empfänger. Daher können Firmen es sich durch Papierrechnungen mit ihren Geschäftspartnern verscherzen.

Das Versenden von Papierrechnungen ist zudem kostenaufwendig. Papier und Druck kosten Geld und eine Rechnung kommt auf 26 CZK Porto. Je nach Firmengröße belaufen sich die Kosten für den papierbasierten Rechnungsprozess an die Hunderttausende im Jahr, die Kosten für die elektronische Rechnung hingegen sind um ein Vielfaches geringer.

Das Versenden von Rechnungen in Papierform wurde zudem von der Coronakrise erschwert. Verwaltungsangestellte, die für das Versenden von Papierrechnungen zuständig sind, arbeiten derzeit oft im Homeoffice und ihre Vorgesetzen brauchen nun einen Plan B. Wenn die Arbeitgeber ihre Mitarbeiter wegen Papierrechnungen nicht ins Homeoffice gelassen haben und Assistenten immer noch mit Papierrechnungen auf die Post laufen müssen, setzen sie unnötig ihre Gesundheit aufs Spiel.

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Dem Gesetz nach erfüllen elektronische Rechnungen alle Anforderungen und sind der Papierrechnung gleichgestellt.

Chaos im Cashflow

Doch nicht nur in Zeiten eines Notstands wird die Lieferkette durch papierbasierte Rechnungsprozesse erheblich ausgebremst. Wenn beim Lieferanten die Nachfrage und die Zahl an Bestellungen steigen (wie aktuell bei den Lieferanten von Lebensmitteln oder Toilettenpapier), bedeutet dies für ihn mehr Rechnungen und Forderungen. Den Überblick über den Rechnungsprozess, also über den Geldfluss zu bewahren, spielt dabei für die Aufrechterhaltung eines Business eine wichtige Rolle.

Eine höhere Nachfrage ist im Business zwar ein Grund zur Freude. Doch wegen einer zu langsamen Rechnungsstellung hat eine Firma vielleicht viel Geld auf dem Weg, aber auf dem Konto real nichts. Dies kann die Firma bis zum Kredit treiben, was sie unnötig in ihrem Gewinn beschneidet. Daher ist es für alle Lieferanten entscheidend, den Rechnungsprozess im Blick zu haben und Rechnungen möglichst früh an die Abnehmer zu senden.

Mit einer Kürzung der Zahlungstermine von Rechnungen helfen zwar Dienstleistungen wie Roger, doch in Kombination mit einem Umstieg auf E-Invoicing sind sie noch effektiver.

Im Februar 2020 wurde die Situation mit den Papierrechnungen durch die zweistufige Zustellung, die von der Tschechischen Post eingeführt wurde, zusätzlich erschwert. Expresssendungen kosten 26 CZK und werden am nächsten Tag zugestellt. Die günstigere Variante kostet nur 19 CZK, die Zustellung erfolgt jedoch teilweise erst 3 Tage später.

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Manche Unternehmer tendieren beim Versenden von Rechnungen aus Kostengründen zur günstigeren Variante, wodurch der Zustelltermin noch weiter in die Ferne rückt und der Geldfluss auf beiden Seiten noch intransparenter wird. Dieses Novum wirkt sich möglicherweise auf die Wahrnehmung der Zustellung von Rechnungen im Hinblick auf die laufende Fälligkeit ab Ausstellung der Rechnung aus.

Mit ORiON E-Invoicing sind Sie den Papierkram los

Alle oben genannten Probleme können Sie in nur einem Tag beseitigen, wenn sie auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Hierzu ist nichts weiter erforderlich, als dass Sie die Rechnungen beispielsweise im PDF-Format exportieren und per E-Mail an Ihren Geschäftspartner senden. Unser Tool ORiON E-Invoicing macht für Sie die Sache noch leichter.

Die Rechnungen werden wie gewohnt in Ihrem betrieblichen Informationssystem erstellt. Anschließend generiert ORiON Steuerbelege, versieht sie mit einer elektronischen Signatur und sendet sie automatisch an die E-Mail der Rechnungsempfänger. All dies in nur einer Minute ohne auch nur einen Milliliter Tinte zu verbrauchen und ohne dass eine Postfiliale aufgesucht werden muss.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen ORiON und dem klassischen Versenden von PDF-Rechnungen per E-Mail ist die Funktion Vertrauenswürdiges elektronisches Archiv, in dem die Rechnungen sicher archiviert werden und Authentizität und Integrität der Originale der elektronischen Dokumente nachgewiesen werden können. Es wird alles Erforderliche dafür getan, damit die elektronische Rechnungsstellung die gesetzlichen Auflagen über einen Zeitraum von 11 Jahren erfüllt, in der Rechnungen von den Firmen aufbewahrt werden müssen.

Die Anschaffung von ORiON E-Invoicing wird sich rasch auf Ihrem Konto bemerkbar machen. Bei Schneider Electric hat sich die Investition in ORiON nach 3 Monaten amortisiert. Und ein Jahr später hat man dank dessen 1 Million CZK gespart.

Helfen Sie sich und uns

Wenn Sie bereits Kunde bei uns sind und immer noch zu jenen gehören, an die wir Rechnungen in Papierform versenden, bitten wir Sie um Ihre Zustimmung zum Versenden elektronischer Rechnungen. Sie sparen Zeit und Geld und schonen nicht nur Ihre, sondern auch unsere Gesundheit und die unserer Assistentin Veronika, die für uns Rechnungen auf die Post bringt. Die Einverständniserklärung haben wir Ihnen im April per E-Mail zugeschickt. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Wir sind davon überzeugt, dass Ihr Business mit E-Invoicing die schwere Zeit erfolgreich überstehen wird.