Unregelmäßige Inventuren und gelegentliche Diebstähle: Warum Firmen Vermögensverluste erleiden und was man dagegen tun kann

Unter einen fehlenden Überblick über ihre Vermögenswerte leiden Firmen weltweit.  Einer Studie des Marktforschungsunternehmens Telsyte zufolge machen Firmen in Australien im Jahr Vermögensverluste im Wert von durchschnittlich 4,3 Milliarden Dollar, was 3 Millionen Computern entspricht. Die Firmen sollten sich die Ursachen für die Verluste bewusst machen und  versuchen, Abhilfe zu schaffen. Jeder Verlust kostet Geld und bereitet zusätzliche Arbeit. Im folgenden Artikel stellen wir die häufigsten Gründe vor, warum Firmen Vermögensverluste erleiden, und wie sich dies mithilfe moderner Technologien und Prozesse vermeiden lässt.

1. Unregelmäßige Inventuren und veraltete Abläufe

Viele Firmen führen Inventuren auf herkömmliche Weise durch. Man druckt eine Liste der Waren oder des Vermögens aus und dann geht man von Regal zu Regal oder von Büro zu Büro, kontrolliert die Dinge per Auge und hakt sie mit einem Stift ab. Das funktioniert vielleicht in einer kleiner Kanzlei. Wenn aber eine Firma Waren verkauft, Werkzeug lagert oder eine Produktion betreibt, zieht sich die Inventur in die Länge und das Risiko, dass die Mitarbeiter einen Fehler machen, steigt.

Da eine Inventur von Hand einen Teil des Betriebs für mehrere Tage bis Wochen lahm legen kann, neigen Firmen dazu, diese hinauszuschieben. Und mit jeder verzögerten Inventur steigt das Risiko, dass Vermögen verloren geht.

Heutzutage behelfen sich Firmen bei aufwendigen Inventuren mit moderner Technik.  Bei Bosonožka, einem Onlineshop für Barefoot Schuhe, nahmen manuelle Inventuren von 30 000 Paar Schuhen einen ganzen Monat in Anspruch. Nach der Einführung von Barcodelesern, die ans Lagerverwaltungssystem angebunden sind, ist die Inventur in nur zwei Tagen erledigt. Die Mitarbeiter lassen sich mit Barcodelesern durchs Lager navigieren und lesen alle Codes ein. Das System ordnet dann die Waren den Beständen in der Software zu.

Diese Technologien finden immer häufiger nicht nur bei Inventuren von Waren, sondern auch bei anderem Vermögen Anwendung. Die Firmen ordnen beispielsweise Werkzeug oder Büroausstattung Barcodes zu. Und bei der Inventur werden die Barcodes einfach nur mit dem Smartphone abgelesen.

2. Mangelhafte oder keinerlei Erfassung

Viele Firmen erfassen ihr Vermögen nur in einer Form, die im Rahmen der Steuererfassung oder der Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben ist. Doch diese dient lediglich zu Steuerzwecken und bietet kaum Überblick über das Vermögen.

Nicht darin enthalten sind beispielsweise:

• die aktuelle Position,
• der Nutzungsverlauf,
• der Serviceverlauf
• oder das Ablaufdatum.

Infolgedessen haben die Firmen zwar eine Vorstellung davon, welches Vermögen sie besitzen. Doch sie wissen nicht, wo es sich real befindet und was damit in den vergangenen Jahren passiert ist. Dass Vermögen verloren gegangen ist, stellt sich bestenfalls bei der Inventur heraus, schlimmstenfalls erst dann, wenn man es braucht.

Firmen, die einen Überblick über ihr Vermögen haben wollen, ordnen beispielsweise jedem Stück eine Erfassungsnummer zu. In einer Tabelle wird bei jeder Statusänderung eingetragen, wer den Gegenstand gerade nutzt und wo er sich befindet. In einigen Firmen wird die Erfassung automatisiert, indem Aktenordner, Werkzeug, Stühle und anderes Vermögen mit Barcodes gekennzeichnet werden, die mit dem Smartphone oder mit einem Barcodeleser, der mit dem Erfassungssystem verbunden ist, abgelesen werden können.

Der Vorteil ist, dass diese Lösungen in den meisten Branchen anwendbar sind. Zum Beispiel in einem Buchhaltungsbüro: „Manche Kunden schicken uns ihre Dokumente immer noch in Papierform. Nach der Digitalisierung der Dokumente und dem Rechnungsabschluss legen wir die Papierdokumente im Archiv ab.  Zur Verwaltung des Archivs verwenden wir eine einfache Software, bei der jede Archivbox ihren eigenen Barcode und ihre eigene Position hat. So wissen wir genau, wann die Archivbox angelegt wurde, wo sie sich befindet und was damit gemacht wurde“, so Milan Bančanský, IT Direktor des Buchhaltungs- und Steuerbüros ASB Czech Republic.

3. Häufige Nutzung ohne klare Regeln

Vermögen geht oft dort verloren, wo es häufig von Hand zu Hand wandert. Beispielsweise in einem Service, der Elektrogeräte an seine Kunden verleiht, oder in einer Baufirma, in der sich im Monat Dutzende von Bauarbeitern den Presslufthammer reichen. Wenn solche Firmen nicht klar festgelegte Prozesse zur Übergabe von Vermögen haben, verlieren sie irgendwann den Überblick.  Die Mitarbeiter legen die Dinge irgendwo ab, und das Chaos nimmt überhand.

Kleinere Firmen regeln die Weiterreichung von Vermögen in Form einer Exceltabelle, größere Firmen wiederum haben zu diesen Zwecken Extrafunktionen in ihren betrieblichen Informationssystemen.  Der neueste Trend sind Cloudtools mit mobilen Endgeräten.

In Baufirmen beispielsweise ist es heutzutage üblich, dass die Bauarbeiter mit einer App in ihrem Smartphone den Barcode auf dem Werkzeug im Lager einlesen. In der App wird erfasst, wer sich wann ein Werkzeug ausgeliehen hat, und alle haben einen Überblick darüber, wo das jeweilige Werkzeug gerade zu finden ist. Und wenn das Werkzeug verloren geht, kann der Vorarbeiter rasch nachsehen, wer das Werkzeug zuletzt bei sich hatte.

Dieselben Methoden lassen sich zum Beispiel auch bei Büroangestellten im Homeoffice anwenden, die sich eine Arbeitsausstattung für zu Hause ausleihen.

4. Diebstahl

Manches Vermögen geht aus Versehen verloren, anderes wiederum „verschwindet“, wenn es bei einer günstigen Gelegenheit von einem Mitarbeiter, Kunden oder einem zufälligen Passanten gestohlen wird. Ein heikles Thema, das leider häufig vorkommt – und vorkommen wird, selbst wenn man das fortgeschrittenste System zur Vermögenserfassung besitzt.

Der Unterschied liegt darin, dass Firmen mit Technologien zur Vermögenserfassung einfacher ermitteln können, wie der Diebstahl vonstatten ging, und sie höhere Chancen für eine Entschädigung haben oder besser noch potenzielle Diebe abschrecken.

Im Falle eines Diebstahls:

• schaut der Vorgesetzte in der Erfassung nach, wo das Werkzeug zuletzt gesehen wurde oder wer es zuletzt bei sich hatte,
• sieht er sich die Kameraaufzeichnungen an oder befragt denjenigen, der die Sache bei sich hatte,
• verfolgt bei teureren Vermögenswerten per Tracking, wo sich der Gegenstand gerade befindet.
• Und da alle in der Firma über die Erfassung Bescheid wissen, werden potenzielle Diebe abgeschreckt.

Mit Technologien zum Asset Tracking können Diebstähle natürlich nicht verhindert werden.  Daher sollten die Firmen auch in eine Absicherung der Betriebsstätte, Kamerasysteme und weitere Sicherheitsmaßnahmen investieren.

Lassen Sie sich beraten, wie man eine smarte Vermögenserfassung angehen kann

Im Ausland ist Asset Tracking gängig, in Tschechien ist es noch nicht allzu verbreitet. Dabei stehen die entsprechenden Tools auf dem tschechischen Markt zur Verfügung – einschließlich einfacher Cloudanwendungen, die günstiger sind als etwa Buchführungssysteme und die innerhalb von Stunden einsatzfähig sind.

Wenn auch Sie den Überblick über Ihr Vermögen behalten möchten, dann melden Sie sich bei uns. Die genannten Lösungen wurden von uns in Dutzenden kleinen und großen Firmen in Tschechien implementiert. Wir besprechen unverbindlich Ihre Anforderungen an das Asset Tracking und sind Ihnen dabei behilflich, die richtige Technologie für Sie zu finden.